Det finns många tillfällen där du kanske vill markera dubbletter i ett kalkylblad, och du kanske redan vet hur du gör det. Men ibland kan du också behöva markera distinkta värden i Google Sheets (unika värden). Den här guiden visar två sätt att identifiera distinkta värden i Google Kalkylark. Läs vidare för att lära dig mer.

Vad är distinkta värden?

Distinkta värden är data som sticker ut i en datamängd i ett kalkylblad som den enda instansen som innehåller det värdet. Om du till exempel mätte höjden på fem personer, två av dem var 180 cm, två var 165 cm och den sista personen var 155 cm, skulle det distinkta värdet vara 155 cm.

Hur man lyfter fram distinkta värden i Google Sheets

Det finns två sätt att markera distinkta värden i ditt kalkylark. Den första är enkel att göra och identifierar snabbt unika värden i ett nytt cellområde. Den andra metoden kräver mer arbete, men är perfekt för att markera distinkta värden över hela kalkylblad.

1. Den UNIKA funktionen

Ett sätt att extrahera de distinkta värdena i en datauppsättning är att använda UNIQUE-funktionen. Innan vi tittar på hur man använder formeln i ditt kalkylblad, låt oss ta en titt på formeln. Här är syntaxen för den UNIKA formeln i Google Kalkylark:

instagram viewer 

=UNIQUE(cellområde)

Formeln kräver bara en parameter. Den definierar värdena eller adresserna för cellerna som innehåller värdena. När den körs returnerar formeln alla distinkta värden från datasetet och visar dem i ett annat cellområde.

Nu när vi vet hur den UNIKA formeln fungerar i Google Sheets, låt oss titta på hur du kan använda det i ditt kalkylark. För det här exemplet har vi en kolumn som innehåller 13 värden. Vi kommer att tillämpa formeln för att extrahera de distinkta värdena. Här är stegen du måste följa för att göra det:

  1. Klicka på cellen och skriv startdelen av formeln, dvs =UNIK(.
  2. Nu måste vi skriva parametern som definierar cellområdet. För det här exemplet är det intervallet A2:A14.
  3. Lägg till en parentes.
  4. Tryck Stiga på eller Lämna tillbaka.

Denna formel kan vara ett bra alternativ, särskilt om du har en lång lista med liknande data, som namn, ID-nummer eller adresser. Du kan också kapsla in andra funktioner i UNIQUE för att få ytterligare funktionalitet, såsom sortering eller numrering av extraherade data.

2. Villkorlig formatering

Villkorlig formatering i Google Kalkylark är ett utmärkt sätt att markera celler som uppfyller ett specificerat villkor. Dessa villkor är regler baserade på matchande text eller numeriska värden. Detta kan vara bättre för användare som bara vill markera den distinkta texten och inte skapa nya celler. Detta kan ta lite mer ansträngning att göra i ditt kalkylark, men resultaten kommer mer än att kompensera för den ansträngning du kommer att lägga ner.

För den här demonstrationen kommer vi att använda samma datauppsättning som vi använde för föregående exempel. Här är stegen du behöver göra för att använda villkorlig formatering för att markera distinkta värden i ditt kalkylark:

  1. Klicka och dra för att markera de celler där du vill utföra villkorlig formatering. Höjdpunkten kan ses av den tjocka blå kanten runt cellerna.
  2. Klicka på Formatera knappen i den övre raden och klicka på Villkorlig formatering.
  3. Ett sidofält öppnas på höger sida av skärmen. Det valda cellområdet bör redan läggas till i Applicera på intervall textruta. Om inte, ange celladressen där.
  4. Vi kommer att använda en formel som en formateringsregel, så klicka på Formatera celler om alternativet och välj Anpassad formel alternativ.
  5. Om du väljer alternativet visas en ny textruta. Vi kommer att lägga till COUNTIF-formeln där. För att göra detta, skriv in den första delen av formeln, dvs =ANTALOM(.
  6. För den första parametern kommer vi att skriva intervallet med absoluta värden, vilket är $A$2:$A$14.
  7. Sätt ett kommatecken för att separera parametrarna och skriv den andra parametern, A2, I detta fall. (Använd startcellen i kolumnen, raden eller tabellen om du gör det i ditt eget kalkylblad.)
  8. Sätt en parentes för att avsluta COUNTIF-formeln.
  9. Vi vill markera de värden som förekommer mindre än två gånger, så i det här fallet lägger vi till en <2 efter formeln COUNTIF.
  10. Alternativt kan du ändra de visuella elementen i villkorligt formaterade data i Formateringsstil sektion.
  11. Klicka på den gröna Gjort knappen för att slutföra regeln.

Hela formeln vi skrev in i den anpassade formelrutan för exemplet ovan är:

=ANTALOM($A$2:$A$14,A2)<2

Du kan helt enkelt kopiera och klistra in det i ditt kalkylblad och ändra värdena inom parenteserna så att de matchar intervallet du vill markera.

Saker att veta när man lyfter fram distinkta värden

Här är några saker att tänka på när du lyfter fram distinkta värden i ditt kalkylark:

  1. Se till att det inte saknas mellanslag i dina sökningar. Markera varje cell du vill täcka och försök undvika celler med tomma data där det är möjligt.
  2. Se till att andra regler för villkorlig formatering inte stör den nya. Om de är det, gör ändringar eller ta bort den gamla regeln; Annars kan Sheets ge dig falska resultat.

Potentiella problem när man lyfter fram distinkta värden i Google Sheets

Även om du utför stegen på rätt sätt kan Google Sheets ofta misslyckas med att markera data ordentligt. Här är några anledningar till att Google Kalkylark inte framhäver de distinkta värdena korrekt.

Extra utrymme i celler

När du använder metoderna som nämns ovan kommer Google Sheets att leta efter en exakt matchning av värdena. En partiell matchning kommer fortfarande att innebära att värdena betraktas som två separata enheter. Eftersom Google Sheets kommer att leta efter en exakt matchning, om det finns extra utrymme (eller stavfel) i cellerna, det kan leda till ett olämpligt värde vilket innebär att värdet kommer att markeras när det inte borde vara det.

Du kan använda formlerna TRIM och CLEAN för att eliminera detta problem. Dessa hjälper dig att bli av med extra onödiga mellanslag och karaktärer. Formeln för TRIM-funktion i Google Sheets är:

=TRIM(text)

Textparametern definierar strängen eller referensen till strängen du vill rengöra.

Felaktiga referenser

När en formel eller funktion inte fungerar korrekt kan den skyldige vara en felaktig referens. Innan vi tittar på problemet, låt oss diskutera typerna av cellreferenser i Google Sheets. Dessa är:

  1. Relativ referens: Denna referens kommer att ändra placeringen av cellen i förhållande till formeln. Till exempel, A2.
  2. Absolut referens: I denna referens hålls celladresserna desamma oavsett var det tidigare värdets placering är. Till exempel, $A$2.
  3. Blandad referens: Detta är en kombination av båda ovanstående referenser. Till exempel, $A2 eller A$2.

Att använda COUNTIF-funktionen för att markera distinkta värden i Google Kalkylark, du måste använd en absolut referens för det första argumentet och en relativ referens för det andra.

Lär dig mer om att markera data

Förhoppningsvis lärde den här guiden dig allt du behöver veta om att identifiera distinkta värden i Google Sheets. Men det finns så mycket mer att lära sig om att hitta rätt data i Google Sheets, dra dig inte för att lära dig allt du kan.