Dataanalys kan hjälpa dig att förbättra dina processer med effektiva rapporteringsmetoder. Men ibland behöver du mer än bara siffror i ett kalkylblad för att göra din poäng. Så varför inte använda verktyg för datavisualisering som interaktiva instrumentpaneler?

De kan hjälpa till att rapportera kampanjer, öka antalet konverteringar, analysera och mer. I den här artikeln går vi igenom hur du skapar en interaktiv instrumentpanel med ett exempel och ger även tips för att designa vackra instrumentpaneler i Excel.

1. Organisera dina källdata och skapa en layout

En väldesignad instrumentpanel är ett kraftfullt rapporteringsverktyg som kan hjälpa dig att visualisera och kommunicera din data. Det första steget är att se till att din data är fri från fel och korrekt organiserad i rader och kolumner med lämpliga rubriker.

Du kan använda instrumentpaneler i alla branscher, men de är särskilt användbara inom ekonomi, försäljning och marknadsföring.

När du designar en instrumentpanel bör du komma ihåg att det ska vara lätt för slutanvändare att navigera. Nästa steg är att bestämma vilken typ av layout baserat på informationen som behöver visas.

instagram viewer

För vårt exempel, låt oss skapa en instrumentpanel som visar följande information på ett ark:

  • Celler A3 - T5: Projektstatus
  • Celler A7-T16: Översikt och projektekonomi.
  • Celler A15-U25: Projektets framsteg och värmekarta.

Skapa ett nytt Excel-kalkylblad märkt "Dashboard". Det är här du bygger upp din instrumentpanel genom att lägga till element. Att använda textstilar och typsnitt som passar din eller ditt varumärkes röst, ton och personlighet är också en bra idé.

2. Bygg pivottabeller för att organisera dina data

A pivottabell gör det enkelt att organisera dina data i Excel i grupper. Du kan använda verktyget för att räkna, summera, multiplicera värden och utföra flera åtgärder i dessa grupper.

För att visa hur dessa interaktiva instrumentpaneler faktiskt fungerar skapar vi en interaktiv "Freelansprojekt"-instrumentpanel som ett exempel.

Du måste ordna dina data i ett tabellformat. För att göra detta, använd kortkommandot CTRL + T och välj data. För detta ändamål kommer vår källdata att se ut ungefär så här:

  1. När du är klar öppnar du ett nytt kalkylblad och märker det som Pivottabell.
  2. I kalkylbladet skapar vi en pivottabell genom att gå till Föra in alternativ på bandet. Välj dataintervall för din tabell.
  3. Nu är det dags att välja fält för din pivottabell.
  4. Följ vårt exempel ovan, välj fälten—Uppgift, chefsnamn, projektstart- och slutdatum, varaktighet, dagar till slutförande, Framsteg, etc. för dina radetiketter.
  5. Tilldela budgeterade och faktiska värden för kolumnetiketterna
  6. När uppgifterna dyker upp i ditt kalkylblad, ordna detsamma i ett tabellformat. För att göra detta, gå till layoutsektionen i Design > Rapportlayout, och välj Visa i tabellform från rullgardinsmenyn.
  7. Dela upp data genom att högerklicka på datafälten. Du måste också stänga av delsummorna. För att göra det, gå över till Fliken Design > Delsummor > Visa inte delsummor. Nu skulle din pivottabell se ut så här:
  8. För att välja en pivottabellsfärg, gå till Fliken Design > Pivottabellstilar.
  9. Stäng av hopfällbara rubriker genom att gå till Pivottabell Analysera > Visa (extrema högra hörnet). Stäng av +/- Knappar.
  10. För att organisera din data ytterligare, gå till Design > Rapportlayout > Upprepa alla objektetiketter.

3. Använd lämpliga formler

Det är viktigt att se till att du använder rätt formler, annars blir dina uppgifter felaktiga och missvisande.

För vårt exempel, låt oss börja med att räkna antalet projekt i olika kategorier – påbörjade, pågående arbete eller slutförda. För att göra detta måste vi använda COUNTIF och COUNTIFS funktioner.

  1. Skapa en ny "Beräkningar" kalkylblad för att arbeta med formler och diagram medan du bygger din instrumentpanel.
  2. Ange status för projekt ("Pågående arbete", "Återstående aktiva projekt", "Slutförda före förfallodatum" och "Slutförda") i på varandra följande rader, som visas nedan.
  3. Välj sedan Framsteg (%) kolumnen i din pivottabell. Det totala antalet uppgifter blir 32.
  4. Med hjälp av COUNTIF(S)-funktionen(s) kan du beräkna antalet projekt som kategoriseras under underrubrikerna enligt följande.
  5. Beroende på vilken typ av projekt du använder filter för, se till att inkludera lämpliga datakolumner i ditt pivottabell-kalkylblad – för aktiva projekt är det vettigt att använda Framsteg kolumnen, medan för avbrutna projekt, använd kolumnen Avbruten.

4. Använd visuella element, diagram och grafer

Med hjälp av lämpliga formler och visuell formatering kan du skapa meningsfulla diagram eller grafer som hjälper dig att bättre förstå dina data. I det här exemplet ska vi försöka lägga till ett diagram för avslutade projekt; följ stegen nedan:

  1. I ditt beräkningsblad, titta på cell B7 som visas ovan.
  2. För att rita ditt diagram, börja med att markera cellerna D7 och E7.
  3. Gå sedan till Infoga > Alla diagram > Sunburst- eller Donut-diagram.
  4. När diagrammet kommer upp klickar du på plus (+) symbolen till höger för att komma åt formateringsalternativ. Välja Diagramelement som du vill.
  5. Klicka på olika delar av diagrammet för att få fram formateringsalternativ som t.ex Formatera dataserier, plotarea osv. Använder dessa; du kan enkelt anpassa färger, titlar, ramar och andra attribut för ditt diagram.
  6. När detta är gjort kan du kopiera och klistra in diagrammet på toppen av din instrumentpanel och anpassa det därefter.

För de andra raderna, välj önskad data i Beräkningar ark och upprepa processen ovan för alla andra diagram eller grafer som du vill inkludera.

5. Lägg till interaktiva inställningar och flikar

Du kan enkelt lägga till element som värmekartor, ikoner, skivare och rullningslister till din instrumentpanel för att göra den mer intressant, informativ och engagerande för din publik. Låt oss ta en närmare titt på några av dem.

Infoga skivare för interaktivitet

Slicers är korta flikar som låter dig filtrera data på din instrumentpanel i realtid. Så här lägger du till dem i din instrumentpanel:

  1. Välj de celler som innehåller dina data.
  2. Navigera till Fliken Infoga > Filter > Slicer.
  3. Välj den typ av skivare du vill ha från rullgardinsmenyn och klicka sedan OK.
  4. För att rikta in dem horisontellt, klicka på Knappar avsnitt i en separat Slicer-flik. Du kan också lämna dem som de är, beroende på hur du vill att din instrumentpanel ska se ut.

För vår instrumentpanel kommer vi att lägga till skivare för rubrikerna—Chefer och Projekt. Så här gör du:

  1. Välj data i din Beräkningar och välj dessa alternativ från rullgardinsmenyn.
  2. Därefter måste du länka slicers till dina pivottabeller. För att göra detta högerklickar du på skivaren och klickar Rapportera anslutningar.
  3. I dialogrutan som visas väljer du alla pivottabeller och pivotdiagram och klickar OK.

Rullningslister låter dig se uppdaterad data, vilket är användbart om du tittar på något som förändras över tiden.

  1. För att lägga till en rullningslist, gå till Utvecklare flik. Tänk på att det här alternativet inte är aktiverat som standard.
  2. För att aktivera fliken Utvecklare, gå till Arkiv > Alternativ > Anpassa menyfliksområdet.
  3. Under Main fliken, kontrollera Utvecklare låda.
  4. För att infoga rullningslisten, gå till Fliken Utvecklare > Infoga > Formulärkontroller. Håll musen över alternativen och välj Rullningslist.
  5. Dra den och placera den i den rad eller kolumn du väljer i din Dashboard

Lägg till en snabböversiktsflik (projekt).

För att få en snabb överblick över projektdetaljer kan du importera data från pivottabellen till din instrumentpanel. Vi kommer att använda INDEX-funktionen, som visas nedan. Vår datamatris består av cellerna B8 till K40 i Pivot Table-fliken.

För att få fram data från vår pivottabell matar vi in ​​funktionen:

=INDEX('Pivottabeller'!$B$8:$K$40,'Pivottabeller'!$B$6 + RADER(Dashboard!$A$13:F17)-1,COLUMNS(Dashboard!$A$13:F17))

Nu ser vår instrumentpanel ut ungefär så här:

Använd villkorlig formatering

Nu när vi har skapat en snabb projektöversiktsflik kanske du vill markera procentandelar för projektuppdateringar. Du kan enkelt använd villkorlig formatering för att tillämpa färgskalor eller datafält för att göra detta. Detta gör att du med ett ögonkast kan se vilka projekt som är slutförda och vilka som behöver mer arbete.

Här har vi använt en trefärgsskala för att markera framstegen för enskilda projekt, som visas nedan:

Lägg till värmekartor för att visa värden mellan datum

Värmekartor är visualiseringsverktyg som kan vara användbara för att markera mönster i din data. Du kan till exempel använda en värmekarta för att visa hur många gånger besökare klickade på olika delar av din webbsida.

Först måste du skapa en tabell med de data du vill se kartlagda. I vårt exempel har vi beräknat projektantalet mellan två datum med hjälp av COUNTIFS-funktionen, som visas nedan.

Du kan använda villkorlig formatering för att tillämpa regler på olika delar av din tabell. Den färdiga instrumentpanelen skulle se ut så här:

Interaktiva Excel-instrumentpaneler: Analysera och kommunicera nyckeltal

Excel-instrumentpaneler är ett utmärkt sätt att visualisera data, och vi hoppas att den här guiden kan hjälpa dig att skapa en specifik för dina behov. Interaktiva och dynamiska, dessa användbara verktyg kan hjälpa beslutsfattare i en snabb och enkel analys av relevant data.

Med bara ett streck eller två av kreativitet kan Excel-kalkylblad gå långt utöver normen, och du kan skapa något verkligt engagerande och presentabelt.