Du kanske är i en position där du behöver be dina kollegor om hjälp eller skicka dem uppdrag, men du känner dig lite obekväm över det – eller så bryr du dig helt enkelt inte om alla samtal och mejl tillbaka och vidare. Varför inte skapa en projektförfrågningstavla?
Även om du kan registrera dig för ett projekthanteringsverktyg som ClickUp eller Asana och få dina kollegor att gå med dig, kanske du redan har tillgång till en enkel, kostnadsfri lösning – Google Sheets. Följ den här artikeln för att lära dig hur du kan bygga en projektförfrågningstavla med det här vanliga kalkylarksverktyget.
Skapa en layout för projektförfrågan i Google Sheets
Målet med att skapa en projektförfrågningstavla är dubbelt. Det fungerar som ett sätt för dig att övervinna friktionen som orsakas av att delegera uppgifter. Dessutom minskar det kommunikation fram och tillbaka, vilket sparar tid.
I grund och botten, med varje uppdrag du lägger till i tavlan, kommer du att kartlägga allt din kollega behöver veta för att slutföra det. Så du vill vara konsekvent och skapa en layout som uppmanar dig att lägga till viktiga detaljer varje gång. Detaljer som:
- Förfallodatum.
- Prioritet.
- Beskrivningar.
- Vem är ansvarig.
- Vem tilldelar det.
Eftersom varje arbetsplats är olika, kan det finnas några ytterligare detaljer du kan inkludera för att skräddarsy den efter ditt teams behov. Så, innan du börjar, ta en stund att fundera över det. Om du inte kan komma på några nu kan du lägga till dem senare, men kom ihåg att mindre är mer. Du vill inte lägga till några onödiga steg.
För att komma igång med din projektförfrågningstavla, öppna ett tomt dokument i Google Kalkylark. Skriv följande titlar, och eventuella extrafunktioner du kommer på, längst upp i kalkylarket:
- Uppgift– här ger du uppdraget en unik titel.
- Beskrivning– under den här rubriken kommer du att skriva en kort sammanfattning av vad du vill att de ska göra. För att hålla ordning, använd Klämma i din Textomslag inställningar för att stoppa in text under nästa cell.
- Uppdragstagare– det är här du taggar den medarbetare du lämnar över uppgiften till.
- Prioritet— Här kan du visa hur brådskande det är.
- På grund av– detta kommer att meddela uppgiftens deadline.
- Status– ditt team använder den här kolumnen för att dela framsteg.
- Skapad av—delegatorn kommer att ange sitt namn här så att uppdragstagare vet vem uppgiften och informationen kommer ifrån.
Hjälp dina titlar att sticka ut genom att feta dem och lägga till en bakgrundsfärg på raden. Du kan också frys den översta raden i ditt Google-ark genom att markera det och gå till Se i toppmenyn, Frysa, och då 1 rad.
Lägga till statusknappar i Google Kalkylark
Genom att lägga till en statusknapp på din projektförfrågningstavla får du och dina kollegor ett snabbt sätt att dela framsteg. Det är också ett bra sätt att få en snabb överblick över allas arbetsbelastning och identifiera om någon kan använda en extra hand. Några exempel på status du kan använda är:
- Att göra.
- Gör.
- Gjort.
- Fastnat.
- Placerad i kö.
- För granskning.
Du kan skapa en funktionsstatusknapp, ungefär som de du hittar i projekthanteringsprogram som ClickUp och Asana, genom att lägga till en rullgardinsmeny i ditt ark. Att göra detta:
- Markera din statuskolumn. Håll CTRL eller CMD och klicka på titelcellen för att avmarkera den.
- Gå till Data i toppmenyn.
- Klick Datavalidering, och ett sidofält öppnas.
- Under Kriterier, se till att du har Falla ner vald.
- Fyll i dina alternativ i textfälten nedan med hjälp av Lägg till ett annat objekt knappen för att skapa ytterligare platser.
- Tilldela var och en den färg du vill ha.
- Träffa Gjort.
Nu har du en meny som ditt team kan använda för att visa en uppgifts status. Det finns en redigeringsknapp längst ner i listan, men den fungerar bara för den valda cellen. För att ändra alla dina statusknappar, gå tillbaka till datavalideringsmenyn och välj den regel du vill redigera från sidofältet.
Upprepa dessa steg för att lägga till snabba alternativ till din Prioritet, Uppdragstagare, och Skapad av kolumner om du vill.
Om du bara taggar eller nämner någon i arket kommer Google inte att skicka ett meddelande. När du tilldelar någon till ett projekt kan du ge dem en uppmaning genom att följa dessa steg:
- Välj namnet på uppgiften du vill lämna över till dem.
- Högerklicka och välj Kommentar eller gå till pratbubblans ikon i verktygsfältet.
- Skriv @ och sedan deras namn eller e-postadress – om du vill kan du även inkludera ett meddelande här.
- Klicka på Tilldela.
Nu, om din kollega har frågor kan de lägga till dem som en kommentar i samma tråd. Genom att hålla all din kommunikation om uppgiften på samma plats som du tilldelade den, vet ni båda exakt var du kan hitta konversationen igen senare om någon behöver en uppfräschning.
Använda versionshistorik i Google Sheets
Eftersom det kommer att finnas mer än en person som använder arket är det bra att du har en säkerhetskopia, ifall någon av misstag raderar eller skriver över viktig information. Överst på ditt ark kommer du att märka en hyperlänk som anger att den senaste redigeringen inträffade. Klicka på detta så ser du säkerhetskopior från tidigare arbetssessioner och de ändringar som ägde rum.
Använder versionshistorik i Google Kalkylark är praktiskt eftersom du kan se dina tidigare projekt och anteckningar om du behöver ett register över dem. Men du kan också återgå till en tidigare version om ditt ark blir trassligt på något sätt - det händer.
Notera: Om du vill ha en mer direkt redovisning av genomförda uppgifter, lägg till ytterligare ett ark till ditt dokument med hjälp av plussymbol längst ner till vänster på skärmen och klipp ut och klistra in dina rader där när statusen ändras till Gjort.
Få samarbeta med Google Sheets
Att skapa en projektförfrågningstavla i Google Sheets är ett utmärkt sätt att spara tid när du delegerar och samarbetar i uppdrag. Inte bara kommer det att bli mindre fram och tillbaka, utan alla kommer att veta var de kan hitta informationen för uppgifter, med allt på ett ställe.
Det hjälper dig också att undvika en del av det besvärliga du kan känna av att be om hjälp eller dela ut uppgifter. Du kommer att bli mer bekväm med det när du går.
