Hur man använder SUMIFS-funktionen i Excel

Excels lista över funktioner är ett av de mest dynamiska elementen i dataanalys. Från snygga aritmetiska operationer till avancerad villkorlig logik, det finns lite av något för alla typer av användare där ute.

SUMIFS-funktionen är en av de många funktioner som är tillgängliga för användare som vill driva detaljerad analys baserad på villkorlig logik. Om du är bekant med SUMIF-funktionen i Excel, kommer du att upptäcka att SUMIF-funktionen är ganska lik sin motsvarighet. Här är vad du behöver veta om att använda SUMIFS-funktionen i Excel.

Syntax för en SUMIFS-funktion

SUMIFS-funktionen i Excel är kulmen på SUM- och IF-funktionerna. Den summerar värdena i en cell baserat på specifika kriterier. Du kan skapa villkor relaterade till datum, siffror och text. Dessutom, använd gärna logiska operatorer för att manipulera dina villkor och göra dem mer expansiva.

För att behärska dessa logiska formler måste du veta hur man använder IFS-funktionen, innan du kombinerar den med några aggregatorfunktioner.

Excel har andra logiska funktioner, såsom COUNTIF, COUNTIFS, SUMIF, MAXIFS, MINIFS och många andra. När du arbetar med någon av dessa funktioner måste du se till att du skickar rätt syntax inom formlerna.

Här är syntaxen för SUMIFS-funktionen:

=SUMIFS (summa_intervall, intervall1, villkor1, [intervall2], [kriterie2], ...)

Var:

• summa_range: Intervallet/kolumnen att summera baserat på dina kriterier
• område1: Område1 definierar kolumnen där din formel hittar den första kriterieuppsättningen
• kriterier1: Kriterier1 avser det första villkoret
• intervall 2: Range2 definierar kolumnen där din formel kommer att hitta den andra kriterieuppsättningen
• kriterier2: Kriterier2 avser det andra villkoret

Hur man använder SUMIFS-funktionen i Excel

Nu när syntaxen är ur vägen är det viktigt att förstå de olika komponenterna i funktionen och hur du bäst kan använda den. De SUMIF-funktionen har många användningsområden i datavärlden, men det betyder inte att SUMIFS-funktionen är långt borta. Du kan klara av flera villkor inom SUMIFS-formeln och ta SUMIF-funktionen upp ett snäpp.

Dataförberedelse

Anta att du har en datauppsättning som innehåller information om produkter som säljs i en kontorsfabrik. Vissa relevanta datakolumner inkluderar beställningsdatum, kategori, färg, försäljningspris, såld kvantitet och total försäljning. Alla formler kommer att baseras på datareferenserna som ingår i denna exempeldata.

1. Arbeta med textvillkor

Om du vill beräkna den totala kostnaden för Gröna pärmar från den här listan kan du använda SUMMER formel enligt följande:

=SUMIFS(F2:F18, B2:B18, "Pärmar",C2:C18, "Grön")

Först måste du definiera den kolumn du vill få summan från; i det här fallet är det Total rea kolumn. Definiera kolumnintervallet som har Binders-värdet (kolumn A). Den efterföljande delen av formeln behöver kriterierna, Binders.

Det första kriteriet är satt; för att definiera nästa segment, som är färg, måste du följa en liknande regel. Du måste inkludera kolumnen som innehåller färgdetaljerna, följt av färgen (grön) du vill leta efter.

Excel beräknar värdena utifrån de angivna förutsättningarna och ger resultatet 154.024.

2. Arbeta med numeriska villkor

I exemplet ovan definierade du textvillkor (Färg = Grön och Kategori = Pärmar). Nu är nästa steg att arbeta med numeriska förhållanden. Låt oss illustrera detta med ett exempel:

Om du vill beräkna den totala försäljningen för produkter med ett reapris mellan 500 och 1000. Så här kan du konstruera formeln:

=SUMIFS(E2:E18, D2:D18, ">500", D2:D18, "<1000")

Ovanstående formels första intervall är kolumnreferensen Total försäljning. I nästa segment måste du definiera kolumnen för det första kriteriet, som fångar värden över 500. I den sista delen måste du definiera det slutliga kriteriet, som fångar värden under 1000.

Slutresultatet är 13083.888.

3. Arbeta med datumvillkor

Du kan använda SUMIFS-funktionen för att summera värden baserat på datumvillkor. Om du till exempel har en uppsättning kolumner med datum och vill hitta den totala försäljningen under ett datumintervall, kan du använda formeln för att härleda resultatet snabbt.

=SUMIFS(F2:F18, A2:A18, ">1/1/2015", A2:A18, "<1/1/2016")

Precis som de andra formlerna ovan kan du använda datum för att manipulera dina data och summera de totala försäljningsvärdena. Den första delen av formeln hänvisar till kolumnen Total försäljning. I nästa segment måste du definiera datumintervallen. Du måste använda logiska operatorer för att manipulera datum inom SUMIFS-formeln.

Eftersom referensen inkluderar datumen mellan 2015-01-01 och 2016-01-01 är resultatet 16495.28.

4. Använda jokerteckensökningar

Slutligen finns det en sista metod att använda med SUMIFS-funktionen. Du kan lämpligen kombinera jokerteckensökfunktionen med den multifunktionella SUMIFS-funktionen för att hitta matchningar baserat på vissa element. Anta till exempel att du vill hitta summan av värden som innehåller bokstäverna ind i kolumnen Kategori och bokstäverna la i kolumnen Färg.

Excels SUMIFS-funktion filtrerar igenom varje angiven kolumn och letar efter de angivna bokstäverna. Alla matchande värden summeras och resultatet visas. För att använda jokerteckensökningen kan du antingen använda * (Asterix) tecken eller ? (frågetecken) symbol i din formel.

Så här skriver du formeln:

=SUMIFS(F2:F18, B2:B18, "*ind*", C2:C18, "*la*")

Resultatet är 1223.928.

Använda SUMIFS-funktionen i Excel effektivt

Trots den utbredda användningen av SUMIFS-funktionen i Excel, fortsätter många analytiker att lita på den verkliga potentialen hos denna kraftfulla funktion. Det finns många sätt du kan använda denna mångfacetterade funktion i din vanliga rapportering och analys.

Oavsett om du är en frilansare, en butiksägare eller en dataanalytiker, är chansen stor att det alltid kommer att finnas ett sätt för dig att få ut det mesta av denna funktion.