7 Task Management-tips för att förbättra din produktivitet

Dina dagliga uppgifter är grunden för din framgång, och representerar de steg-för-steg-åtgärder som krävs för att nå dina personliga och professionella mål. Med andra ord, din till synes oändliga att-göra-lista är din färdplan för att vinna, så att effektivt hantera dessa uppgifter är avgörande.

Även om du kanske skyndar dig att använda den bästa produktivitetsappen för att organisera dina dagliga uppgifter, vilket inte är ett dåligt drag, är det mer hållbart och effektivt att finslipa dina uppgiftshanteringsfärdigheter i det långa loppet. Den här artikeln kommer att täcka några tips för uppgiftshantering för att förbättra din produktivitet.

1. Lär känna din kronotyp

Är du en nattuggla eller en tidig fågel? Tycker du att det är lättare att fokusera på morgonen eller sent på kvällen? Vi har alla en naturlig benägenhet att somna och vara pigga under specifika perioder på dagen och natten. Och även om populärkulturen ofta hyllar morgonpigga som mer produktiva, är verkligheten att en storlek inte passar alla.

Det här är varför att känna till din kronotyp kan öka din produktivitet, eftersom det låter dig schemalägga dina uppgifter när du är som mest produktiv. Därför, skapa ett personligt arbetsschema baserat på din kronotyp kommer att göra det lättare att hålla koll på dina uppgifter och nå toppprestanda.

Om du till exempel är en nattuggla bör du planera att ta dig an dina mest utmanande uppgifter i kväll när dina energinivåer är som högst, vilket ger dig den bästa positionen för att slutföra dina uppgifter tid.

2. Skapa din prioritetslista

Nu när du vet när du är som mest produktiv är det dags att göra det prioritera uppgifterna på dina att göra-listor med hjälp av Eisenhower-matrisen. Detta tidshanteringssystem hjälper dig att prioritera uppgifter genom att kategorisera dem i fyra kvadranter: brådskande och viktigt, inte brådskande utan viktigt, brådskande men oviktigt, och inte brådskande och oviktigt uppgifter.

Att organisera dina att göra-listor utifrån dessa kategorier gör det lättare att identifiera vilka uppgifter som bör prioriteras och vilka som kan delegeras eller skjutas upp. På så sätt kan du schemalägga dina viktigaste och mest brådskande uppgifter när du är som mest produktiv, vilket ger dig den bästa chansen att slutföra dem i tid.

Som programmerare kan du till exempel schemalägga dina kodningsuppgifter för när du är som mest alert och svara på e-postmeddelanden när dina energinivåer är låga.

3. "Ät den där grodan!"

Eating That Frog är nästa uppgiftshanteringstips som hjälper dig att öka din produktivitet! Och nej, vi pratar inte om bokstavliga grodor! Brian Tracy populariserade den här frasen i sin bok med samma namn, och denna livfulla metafor beskriver hur du tar dig an din mest utmanande uppgift först på morgonen.

Detta är ett av de bästa sätten att övervinna förhalning, eftersom du ofta kan känna dig stressad eller överväldigad när du står inför din mest utmanande uppgift. Genom att äta den största grodan först, kommer den känslan av rädsla att förvandlas till en känsla av prestation, stärka ditt självförtroende och ge dig motivation och fart att driva igenom resten av din uppgifter.

Du kan använda Eat That Frog-metoden med Todoist. Men även om det rekommenderas att ta itu med dina mest utmanande uppgifter på morgonen, kan din bästa tid vara olika beroende på din kronotyp, som vi redan har diskuterat. Som sagt, du kan fortfarande använda den här metoden genom att schemalägga dina mest utmanande uppgifter när du är som mest energisk och produktiv.

4. Använd Parkinsons lag till din fördel

Prokrastinering är en av de vanligaste produktivitetsmördarna som de flesta kämpar med någon gång. En av de främsta anledningarna till att du ofta skjuter upp uppgifter till sista minuten är att det inte finns någon känsla av brådska eller deadline. Det beror på att dessa uppgifter kan utökas för att fylla den tid du har tillgänglig för dem – Parkinsons lag.

Den goda nyheten är att du kan bli mer produktiv genom att använda Parkinsons lag till din fördel. Hur? Först, dela alltid upp stora eller komplexa projekt i mindre uppgifter, vilket gör att de verkar mindre överväldigande och lättare att ta itu med.

Ställ sedan in en strikt deadline för varje uppgift. Detta skapar en känsla av brådska, motiverar dig att slutföra uppgiften innan deadline och minskar förhalningen. Detta hack hjälper dig att hantera dina uppgifter mer effektivt och se till att du inte hamnar efter på dina att göra-listor.

5. Öva Single Tasking

Multitasking, eller mer exakt, kontextbyte, är en av de vanor som verkar effektiva men som faktiskt är väldigt dränerande och improduktiva. Även om det överväldigande antalet uppgifter på din att-göra-lista kan göra det frestande att försöka göra flera uppgifter samtidigt, har du bara så mycket fokus och energi som kan användas på en given uppgift.

Detta ökar din sannolikhet att göra misstag, vilket leder till slöseri med tid och ansträngning. Å andra sidan, Att behärska single-tasking kommer att förbättra din produktivitet, så att du kan ägna din fulla uppmärksamhet åt en uppgift tills den är klar. Detta minimerar distraktioner, hjälper dig att hålla fokus och ger dig möjlighet att göra ditt bästa arbete.

Ett av de bästa sätten att öva på enstaka uppgifter är att sätta en fast tidsgräns för att fokusera på en uppgift och sedan ta en paus. Denna tidshanteringsteknik kallas Pomodoro-metoden, och det är ett effektivt sätt att få ut det mesta av din tid.

6. Automatisera vardagliga uppgifter

Så, vad händer med de där lågvärdiga uppgifterna som inte hamnade högst upp på din prioriteringslista? Tänk på uppgifter som att schemalägga möten eller ta protokoll under konferenssamtal – vi slår vad om att du fortfarande behöver göra dem, eller hur?

Det bästa sättet att hantera dessa uppgifter är att automatisera dem. Tack och lov finns det flera appar som du kan använda för att automatisera vardagliga uppgifter, såsom IFTTT eller Zapier. Detta kommer att frigöra tid och energi för mer värdefulla och tidskänsliga uppgifter och hjälpa dig att bli mer produktiv.

7. Använd rätt programvara för uppgiftshantering

Det är bra och bra att utnyttja alla tips för uppgiftshantering som nämns ovan, men du kan fortfarande kämpa för att hålla dig produktiv utan rätt programvara som hjälper dig att hantera dina uppgifter. Med tanke på de många uppgiftshanteringsverktygen som lovar att göra dig till ett produktivitetskraftverk över en natt, kan det vara skrämmande att välja rätt alternativ.

Så, hur kan du välj rätt verktyg för uppgiftshantering online? Det första du ska göra är att bedöma dina behov. Detta beror på ditt yrke, arbetsstil och preferenser, teamstorlek och mer. Att bedöma dina behov gör det mycket lättare att jämföra olika uppgiftshanteringsverktyg för att hitta det bästa alternativet för dig.

Få mer gjort på kortare tid med dessa tips

Att förbättra dina färdigheter i uppgiftshantering är nyckeln till att ta din produktivitet till nästa nivå. Oavsett om du är projektledare eller student, kommer du att uppnå mer på kortare tid genom att använda rätt tekniker för uppgiftshantering. Genom att införliva dessa uppgiftshanteringstips i din dagliga rutin kan du se till att du bocka av alla punkter på din att göra-lista.