Att använda Kanban-kort för dina projekt är ett bra sätt att effektivisera processen och öka produktiviteten. Oavsett om du arbetar med ett team eller går ensam, representerar Kanban-tavlor visuellt dina framsteg, vilket gör det lättare att hantera.
Den här artikeln ger en steg-för-steg-guide för att skapa och använda ett Kanban-kort i Excel.
Skapa en eftersläpning för din Kanban-styrelse
Låt oss börja med att öppna en ny Excel-arbetsbok. När du har öppnat den hittar du en flik som heter Blad 1 längst ner i arbetsboken. Dubbelklicka på fliken så får du en Byt namn på ark dyka upp. Byt namn på arket till Orderstock.
Vi kommer att använda det här bladet för att skapa en eftersläpningstabell över alla arbetsflödesuppgifter som kommer att ligga till grund för vår Kanban-styrelse.
För att skapa en eftersläpning, följ stegen nedan:
- Välj de första cellerna i de två översta raderna och slå samman dem genom att klicka på Sammanfoga ikonen i verktygsfältet.
- Skriv nu Orderstock inuti de sammanslagna cellerna för att ge ditt bord en titel.
- Justera teckenstorleken, cellfärgen och justeringen av rubriktexten efter dina önskemål.
- Eftersom vi skapar en enkel Kanban-tavla lägger vi till två kolumner till vår backlog (under rubriken): Uppgiftens titel och Uppgifts beskrivning. (För en mer detaljerad eftersläpning lägger du bara till de obligatoriska kolumnerna).
- För att lägga till ramar i tabellen, välj 12 rader (eller så många som behövs) under Uppgiftens titel kolumn. Gå till Gränser ikonen (bredvid Djärv ikonen) och klicka på rullgardinsmenyn. Välj Utanför gränserna alternativ.
- Gör samma sak för raderna under Uppgifts beskrivning kolumn.
Din eftersläpningstabell är klar. Allt du behöver göra nu är att fylla i det, och du borde ha något sånt här:
Skapar Kanban Board
Nu när vi har vår backlog är det dags att skapa Kanban-tavlan som vi kommer att använda i vår Kanban-tavla. För det, klicka på plus tecken längst ned på arket för att skapa och öppna ett nytt ark.
I det nya arket, låt oss skapa en Kanban-bräda genom att följa stegen nedan:
- Skapa brädans titel genom att slå samman de översta cellerna och skriva in rubriken. Du kan justera teckenstorleken och cellfärgen efter eget tycke.
- Eftersom vi siktar på enkelhet här lägger vi bara till tre brädsektioner, dvs. Att göra, Pågående, och Gjort. (Du kan lägga till fler avsnitt om ditt arbetsflöde har fler faser).
- Lägg till tjocka kanter till Kanban-brädesektionerna med hjälp av Gränser ikon.
Kanban-tavlan är i stort sett klar, så vi går vidare till att skapa korten.
Skapa Kanban-kort
Följ stegen nedan för att skapa Kanban-kort:
- Högerklicka på radrubriken och välj Radhöjd.
- Ett popup-fönster öppnas där du behöver ange önskad höjd; 25 i vårt fall.
- Justera på samma sätt radhöjden på raden under den till 50 och den under den till 25.
- Du får ett kort som består av 3 celler med radhöjderna enligt följande: 25:50:25
- Välj var och en av de tre cellerna på Kanban-kortet och lägg till gränser genom att gå till Gränser ikonen och välja Tjocka yttre gränser.
- Kopiera det nyskapade kortet för att skapa så många kort du vill.
- Du kommer att märka att cellstorlekarna kommer att ställas in som standard. Så du måste justera cellstorlekarna en efter en.
- Tryck på för att göra det snabbare Ctrl och välj alla celler som måste ha en radhöjd på 25. Högerklicka nu på någon av rubrikerna på de valda raderna och justera radhöjden (som tidigare nämnts). Alla valda rader kommer nu att ha en radhöjd på 25.
- Upprepa samma process för alla celler som behöver en radhöjd på 50.
- Sätt en tjock kant runt området som omger korten och fyll den med en bakgrundsfärg för att göra det estetiskt tilltalande.
För att länka data i vår backlog till Kanban-korten, följ stegen nedan:
Lägga till uppgiftsrubriker till Kanban-korten
För att få uppgiftstiteln på vår första uppgift från Orderstock ark:
- Välj den översta cellen (B5) av det första kortet och skriv =.
- Gå till Orderstock ark och välj den första cellen (C4) under Uppgiftens titel kolumn.
- Gå tillbaka till Kanban Board-arket så ser du följande formel:
=Backlog! C4
- Tryck och enter, och det kommer att returnera data i cellen (C4) i eftersläpningsbladet (det vill säga Forskning i vårat fall).
- Kopiera formeln =Backlog! C4 i de översta cellerna på de återstående Kanban-korten och ändra cellnumren för varje kort. Så formeln skulle vara =Backlog! C5 (motsvarande den andra uppgiftens titel) för det andra kortet och =Backlog! C6 för den tredje uppgiftstiteln och så vidare. Kanban-korten ska se ut så här:
Använda villkorlig formatering för att göra korten visuellt tilltalande
Du kommer att se att de översta cellerna på alla kort nu returnerar värdena för Uppgiftsrubriker kolumn från Orderstock ark. Men några kort (i vårt fall, de två sista) returnerar 0 i sina översta celler eftersom det inte finns något värde i motsvarande celler i Orderstock. För att göra korten visuellt tilltalande gör vi det använd villkorlig formatering i Excel för att formatera data och ta bort 0s:
- Välj alla de översta cellerna på Kanban-korten och gå till Villkorlig formatering > Ange ny regel.
- I den Villkorlig formatering fliken väljer du cellvärdet lika med 0, ändra fontfärg till vitt och klicka Gjort.
Lägga till uppgiftsbeskrivningar till Kanban-korten
Vi kommer att följa ett liknande tillvägagångssätt för att returnera uppgiftsbeskrivningarna från Orderstock till mittcellerna på Kanban-korten. Bara den här gången kommer formlerna att vara det =Backlog! D4, =Backlog! D5, etc. Precis som med uppgiftsrubriker, de svarta cellerna från Orderstock kommer att återvända 0, som du kan fixa genom villkorlig formatering, som redan nämnts.
Ett annat problem du kommer att märka när du lägger till uppgiftsbeskrivningar till Kanban-korten är att texten kommer att spilla ut ur cellerna. För att förhindra detta gör vi det wrap text i Excel celler:
- Markera alla mittcellerna på korten.
- Klicka på Slå in ikonen (bredvid Justera ikonen) i verktygsfältet.
Lägger till sista hand
Även om Kanban-korten är klara (och länkade till eftersläpningen) är här några extra steg för att göra dem ännu bättre:
- Använd den nedersta cellen på korten för att (manuellt) lägga till uppgiftsinnehavaren.
- Rikta in celldata i mitten av cellen med hjälp av Justera ikon.
- Ta bort rutnätslinjerna: Gå till verktygsfältet, klicka på Se och avmarkera rutan bredvid Rutnät för att ta bort dem.
Skapa rörliga Kanban-kort
Om du har följt stegen hittills bör du ha din eftersläpning av uppgifter, Kanban-kort och Kanban-kort redo. Men du kommer inte att lätt kunna flytta dessa kort över hela linjen. Följ stegen nedan för att göra Kanban-korten flyttbara:
- Kopiera Kanban-kortet du vill placera på brädet.
- Högerklicka på brädet där du vill placera kortet.
- Gå till Klistra in special och välj Länkad bild alternativet (vilket är det sista alternativet under Andra inklistringsalternativ).
- Följ samma procedur för andra Kanban-kort.
Maximera din effektivitet med Kanban-brädor
Nu när du har en grundläggande struktur för din Kanban-bräda är det upp till dig att anpassa den för att passa dina projektkrav. Ett bra sätt att maximera potentialen i Kanban-tekniken är att kombinera den med en annan produktivitetsstrategi, såsom GTD-metoden.
