Om du vill göra fler framsteg mot dina mål är det en bra idé att ha en produktivitetsplan. Så här gör du en.

Hustle-kulturen får oss alla att tänka att vi måste lägga vår varenda sekund på arbetet om vi vill uppnå våra ekonomiska (eller självförbättrings-) mål. Det är inte bara skadligt för vår mentala och fysiska hälsa, utan det är också kontraproduktivt.

När det enda du tänker på är att "få mer gjort" missar du ofta effektivitet och noggrannhet. Även om du lägger ner fler timmar, får du inte så mycket arbete gjort. Det beror på att du inte planerar.

Vi är alla medvetna om vikten av att planera för framgången för alla projekt, men när det kommer till produktivitet hoppar vi direkt in i det utan mycket eftertanke. Det är just därför vi ofta misslyckas med våra produktivitetsmål.

Vad är en produktivitetsplan och varför är det viktigt att ha en?

Även om termen "produktivitetsplan" är självförklarande, är det viktigt att ge det en tydlig och koncis definition för att veta exakt vad termen innebär:

instagram viewer

En produktivitetsplan beskriver dina mål (både kortsiktiga och långsiktiga) och schemalägger dem strategiskt under dina dagar, veckor eller månader för att öka din produktivitet samtidigt som du tar itu med viktiga hinder produktivitet.

Har du någonsin undrat varför det inte har varit fruktbart att titta på YouTube-videor om produktivitetshack sent på kvällen eller läsa artiklar om att förbättra din produktivitet? Det är inte för att alla dessa artiklar och videor ger fel tips och strategier.

Vi har alla olika tankesätt, mål och problem; var och en av oss har olika arbetsstil och kommer från olika bakgrunder. Dessa internetartiklar och videor är generaliserade och tar inte upp vår unika uppsättning problem och hinder för produktivitet.

Med en ordentlig produktivitetsplan till ditt förfogande behöver du inte hoppa blint från en uppgift till nästa. Du kommer att ha en ordentlig färdplan för dagen (vecka eller månad), vilket gör att du blir mer fokuserad på dina mål och mindre benägna att bli distraherad. Att planera för produktivitet ger dig en känsla av kontroll, vilket gör att du mindre benägna att känna dig överväldigad eller stressad.

Hur man skapar en produktivitetsplan

Produktivitetsplanering är ingen raketvetenskap. Allt du behöver är att komma in i rätt attityd, komma ihåg dina mål och ge dig ut med ett öppet sinne. Du måste kasta alla produktivitetsdogmer om att "vakna klockan 4" eller "ta kalla duschar" ut genom fönstret och se vad som fungerar för dig.

Eftersom en produktivitetsplan är unik för dina mål, temperament och tankesätt, finns det inga strikta riktlinjer för hur man gör en. Följande steg ger dock en flexibel färdplan för processen som du kan använda:

1. Sätt SMARTA mål

Planlös promenad kommer dig ingenstans. Att ha ett register över dina mål och uppgifter gör det lättare att gå från en uppgift till nästa. Det är därför det är viktigt att sätta SMART-mål, eftersom de hjälper dig att spåra framsteg, förbättra motivationen och öka produktiviteten.

När du har dina mål på papper, tänk på allt du behöver göra för att uppnå dem. Detta kan inkludera uppgifter om ditt jobb eller affärsmål, vanor för självförbättring, personliga projekt eller dagliga ansvar. Börja med allt du tänker på, oavsett hur trivialt det verkar, och gruppera dem under relevanta mål.

2. Håll koll på tiden

Spåra hur du spenderar din tid under dagen för att få en uppfattning om din genomsnittliga dag. Hur många produktiva timmar klarar du av per dag? Vilka aktiviteter tar det mesta av din tid? Gör detta i några dagar, och du kommer att bli förvånad över hur mycket tid som går åt till distraktioner eller triviala aktiviteter som att kolla dina e-postmeddelanden eller sociala medier.

Du kan använda TimeCamp för att spåra din dators tid automatiskt. Allt du behöver är att registrera dig på deras hemsida och ladda ner datorappen, så börjar den spåra din tid.

3. Analysera din tidrapport och notera de utmaningar du för närvarande står inför

Efter att ha spårat din tid i några dagar har du tillräckligt med data för att få värdefulla insikter. Om du har använt TimeCamp, gå till dess tidslogg så får du en detaljerad redogörelse för dina dagar.

När du analyserar din tidlogg, ställ dig själv följande frågor:

  • Hur många timmar per dag arbetar du?
  • Hur mycket tid går åt till sociala medier?
  • Vilka aktiviteter tar det mesta av din tid?
  • Hur lång tid tog det för dig att slutföra en viss uppgift?

Att svara på dessa frågor hjälper dig att lägga märke till de hinder som hindrar dig från att bli mer produktiv. När du väl känner till problemen kan du börja fundera över deras lösningar.

Förutom de vanliga distraktionerna som sociala medier bör du anteckna andra, till synes irrelevanta, saker som kan hindra dig från att bli mer produktiv. Fråga dig själv:

  • Tycker du att det är svårt att jobba sent på eftermiddagen?
  • Känner du dig slö för det mesta?
  • Sover du inte ordentligt?

Samtidigt som du noterar utmaningarna bör du vara sann mot dig själv. Försök att inte berätta för dig själv ursäkter för dina improduktiva beteenden.

4. Skapa och följ ett schema

Använd insikterna från din analys och skapa ett schema samtidigt som du överväger dina mål. Även om Google Kalender är bra för schemaläggning, om det inte fungerar, överväg att använda gratis Google Kalender-alternativ för att schemalägga din dag.

Beroende på dina mål och maximala produktivitetstimmar, tilldela lämpliga dagliga eller veckovisa timmar till arbete, fitness, fritid, familj eller personliga projekt. Det finns inget rätt eller fel; allt beror på dina mål och personliga preferenser.

Om du till exempel vill starta ett nytt företag bör du avsätta några timmar i veckan för att arbeta med ditt företag. Men om ditt mål är att få en bra sommarkropp, minska tiden som spenderas på din telefon och schemalägg fler träningspass varje vecka.

Oavsett vad du har för mål är det viktigt att hålla ett realistiskt schema. Du vill inte schemalägga varje sista sekund av dagen. Ditt schema bör vara tillräckligt flexibelt för att rymma plötsliga planer. Och glöm inte att inkludera välförtjänta pauser. Målet är inte att hålla sig sysselsatt utan att öka produktiviteten.

5. Hitta din idealiska produktivitetsstrategi och håll dig till den

Produktivitet kommer inte naturligt för de flesta av oss. Att använda beprövade metoder kan dock bidra till att göra processen enklare. Här är några produktivitetsstrategier som du kan använda i ditt schema:

Ivy Lee-metoden

Ivy Lee-metoden är en enkel men effektiv strategi att införliva i ditt schema. Gör en lista med 6 uppgifter du behöver göra varje dag. Rangordna dem efter betydelse och börja med den viktigaste uppgiften. Målet är att avsluta en uppgift i taget.

När du är klar med den första uppgiften, gå vidare till nästa, sedan nästa, tills du är klar med din lista. Om du inte kan slutföra alla sex uppgifterna flyttar du dem helt enkelt till nästa dag.

Om du vill lära dig mer, här är en detaljerad guide om hur man använder Ivy Lee-metoden för stressfri produktivitet.

Pareto-principen

Pareto-principen, även känd som 80/20-regeln, är en berömd produktivitetsstrategi som betonar att fokusera på de viktigaste uppgifterna. Enligt Pareto-principen ger 20 % av de (viktigaste) uppgifterna 80 % av resultaten.

Använd 80/20-regeln för att prioritera dina uppgifter samtidigt som du fokuserar på önskade resultat. Identifiera nyckeluppgifterna som kommer att ge mest av dessa resultat och fokusera på att slutföra dessa uppgifter först.

Pomodoro-tekniken

Öka din produktivitet med Pomodoro-metoden genom att fokusera på en enskild uppgift i 25 minuter och sedan ta en kort paus. Pomodoro-metoden är perfekt för att slutföra stora, skrämmande uppgifter. Det blir mycket lättare att begå och slutföra när du delar upp uppgiften i flera mindre uppgifter (som du klarar av på 25 minuter).

6. Analysera om din prestation och ditt experiment

Att planera för produktivitet är inte en engångsgrej. Din första produktivitetsplan kanske inte är så detaljerad eller effektiv som du hoppas. Det är därför det är viktigt att se över dina vecko- och månatliga framsteg.

Se hur väl din produktivitetsplan fungerar. Identifiera eventuella hinder du kan ha missat och justera din plan för att ta itu med dem. Om en viss strategi inte ger resultat, prova en annan och notera resultaten.

Öka din produktivitet med en produktivitetsplan

Om internetproduktivitetstipsen inte fungerar är det dags att skapa en personlig produktivitetsplan. Din plan bör ta itu med alla hinder som har hindrat dig från att nå din maximala potential. När du skapar planen, se till att schemalägga dina högprioriterade uppgifter för att dra nytta av dina toppprestandatimmar.

Även om en produktivitetsplan säkerligen kommer att hjälpa, är det viktigt att du följer den. Det innebär att skapa en arbetsmiljö fri från distraktioner, inklusive din telefon. Men om det är viktigt att ha din smartphone nära, bör du följa goda smartphonevanor.