Hur du gör ditt CV förberedd för jobbsökning med hjälp av Excel

På dagens utmanande arbetsmarknad innebär det att hålla jämna steg med konkurrenterna att ditt CV uppdateras. En av de väsentliga delarna för att göra den redo för inlämning är att säkerställa att den är konkurrenskraftig i det nuvarande klimatet.

Att behålla dina färdigheter, kompetenser och referenser på ett ställe är absolut nödvändigt för att det ska hamna i händerna på HR-personal. En ansökan som saknar väsentliga färdigheter kan läggas fram utan vidare övervägande, oavsett andra kvalifikationer.

Tack och lov för alla som vill göra en karriärbyte, Excel har en uppsättning funktioner som hjälper dig att identifiera potentiella problem och hålla ditt CV organiserat.

1. Formatera information för ditt CV i Excel

Förutom att se till att ditt CV är anpassat till den position du söker, är Excel det perfekta verktyget för att förformatera data. Detta kommer att spara tid när du skräddarsyr den.

Ett av de enklaste sätten att formatera information i Excel är CONCAT-funktionen. CONCAT-funktionen sammanfogar en serie text till ett enda objekt och kan hjälpa dig att hålla reda på dina tidigare erfarenheter. Lägg först till alla dina tidigare positioner i ett kalkylblad.

Nu kan du snabbt och enkelt lägga till ytterligare arbete till listan efter behov. Genom att använda CONCAT, eller dess förkortade formelversion, "&", kan vi också skapa en formaterad version för varje upplevelse:

Nu är varje position redo att kopiera och klistra in i ett CV. Du kan använda den här funktionen i kolumnen F för att uppnå detta resultat:

=KONTAKT(A2, " - ", B2, " (", TEXT(D2, "MM/DD/ÅÅÅÅ"), " - ", TEXT(E2, "MM/DD/ÅÅÅÅ"), ")", CHAR(10), C2)

Alternativt kan du använda operatorn "&" istället:

=A2 & " - " & B2 & " (" & TEXT(D2, "MM/DD/ÅÅÅÅ") & " - " & TEXT(E2, "MM/DD/ÅÅÅÅ") & ")" & CHAR(10) & C2

Använda Excel för att anpassa ditt CV

Förutom att använda Excel för att formatera din tidigare erfarenhet, kan du använda den för att anpassa vilka objekt du lägger på ditt CV. Att noggrant se till att du sätter din bästa fot framåt för varje jobb kan öka sannolikheten för att få en återuppringning.

Detta uppnås enklast genom att kategorisera dina tidigare jobb så att du kan filtrera lämpliga objekt i Excel. Använd samma kalkylblad som tidigare och infoga en ny kolumn som ska användas för kategorin för vart och ett av objekten i din lista.

Nu kan du lägga till en snabbfunktion nedan för att specifikt ta tag i upplevelsen baserat på kategori.

En FILTER-funktion är det enklaste sättet att uppnå detta:

=FILTER(G2:G5, F2:F5=B7, "")

Detta gör att du kan visa de mest relevanta objekten på varje CV du skickar ut. Du kan använda filtret för att ordna dina tidigare jobb efter typ, eller ta bort specifika som inte matchar tjänsten du ansöker till.

2. Lyft fram lämpliga färdigheter i Excel

Ett annat sätt att anpassa ditt CV är att reda ut dina kunskaper, verktyg och programvara. Detta hjälper dig att visa din potentiella arbetsgivare den mest relevanta informationen först. Att para ihop detta med några visuella element som diagram och grafer kan få ditt CV att sticka ut.

En av de mest kritiska delarna av ditt CV är din lista över färdigheter. En första granskning kan avvisa din ansökan utan att de rätta kompetenserna anges. Idag är den första omgången av filtrering ofta automatiserad, vilket innebär att saknade objekt dyker upp direkt.

Excel gör att jämföra din lista över färdigheter med en lista över nödvändiga färdigheter enkel. Börja med att hålla reda på alla färdigheter du för närvarande har i ett kalkylblad:

Klistra sedan in listan över nödvändiga färdigheter för tjänsten som du ansöker om i en andra kolumn. Det är värt att se till att dina baser är helt täckta genom att dra listorna från flera positioner för att säkerställa att ditt CV är fullt staplat.

Det är möjligt att jämföra de två listorna manuellt, men några funktioner gör uppgiften enklare. I den tredje kolumnen använder du följande funktion för att se vilka objekt som saknas:

=OM(ANTALOM(A$2:A$27, B1) = 0, "SAKNAS", "")

Nu när du vet vad din ansökan saknas kan du snabbt utvärdera vilka kompetenser du kan tänkas vilja lägga till. Färdigheter är inte det enda som ditt CV kanske saknas.

Du kanske inte kommer i fråga för tjänsten om dina mjukvaru- och verktygskompetenser inte matchar jobbkraven. Håll koll på vilka verktyg du har erfarenhet av och för en noggrann logg över när du började använda varje verktyg.

När du samlar på dig nya objekt, lägg till dem i listan. När du beräknar din kompetensnivå kan du nu använda en snabb formel för att räkna ut hur många års erfarenhet du har automatiskt:

=ÅR(I DAG()) - B2

Nu kan du enkelt hålla reda på hur mycket erfarenhet du har med varje mjukvara eller verktyg. Detta gör uppdateringen av ditt CV till en snabb och enkel process.

Med samma teknik kan du också lägga till kategorier till färdigheter, verktyg och mjukvarukompetenser. Detta gör att du kan ordna dina listor utöver dina tidigare jobb för att skapa ett helt anpassat svar för varje inlägg.

Lägga till diagram och diagram till ditt CV med Excel

Ett annat sätt att hjälpa ditt CV att sticka ut från mängden är genom att lägga till grafik. Excel erbjuder en mängd olika diagram och grafer som du kan kopiera till din applikation. Att skapa diagram baserade på många års erfarenhet inom olika områden, eller procentandelen kompetens inom ett specifikt område, kan fånga potentiella arbetsgivares uppmärksamhet.

Ett cirkeldiagram som det ovan kan göras med hjälp av Excels inbyggda diagramskapare och ett par enkla funktioner. För att göra det, lägg till två kolumner i slutet av din lista med upplevelser.

Dessa kolumner kan döljas, eftersom de inte kommer att innehålla några data som du behöver se visuellt. Den första kolumnen kommer att representera antalet arbetade dagar på varje position. Den kan fyllas med denna funktion:

=OM(E2 <> "Nuvarande", E2 - D2, IDAG() - D2)

Kolumnen kommer att innehålla antalet dagar mellan startdatum och slutdatum, eller dagens datum om slutdatumet är inställt på "Aktuellt". Nästa kolumn använder funktionen:

=ROUND(H2 / 365; 2)

Den fylls i med antalet år du haft befattningen, avrundat till 2 decimaler. Slutligen kan du använda SUMIF-funktioner för att få den totala tid du har arbetat i varje bransch:

=SUMMA OM(F2:F5, "Nätverk", I2:I5)

=SUMMA OM(F2:F5, "Stöd", I2:I5)

Med dessa data kan du komponera vilken typ av diagram du vill och sedan kopiera det till ditt CV.

3. Anpassa ditt CV för varje jobb med Excel

Även om det är viktigt att lägga till de rätta elementen i ditt CV, är det viktigt att se till att det är rätt för varje position. Att skapa en anpassad ansökan för varje jobb du söker behöver inte vara ett tidskrävande problem. Excel har en mängd funktioner som gör att du kan se till att varje förfrågan du skickar är skräddarsydd för varje möjlighet.

Använd Excel för att lokalisera saknad upplevelse

En annan viktig komponent för att hålla ditt CV redo att skickas är att kontrollera att det inte finns några luckor i din upplevelse. Att glömma att anställa ett tidigare jobb, eller missa att skriva ett datum, kan lämna dig med en lucka i tiden.

Tack och lov går det snabbt att hitta potentiella problem med Excel. Genom att lägga till en enkel formel till din lista kan du identifiera eventuella oväntade tomma punkter.

Om du lägger till följande formel i kolumnen H visas gapet mellan positioner i dagar:

=D2-E3 & "Dagar"

Lite villkorlig formatering gör det enkelt att upptäcka stora luckor som eventuellt kan saknas eller felskriven information.

Excel är ett enkelt sätt att hålla ditt CV redo att söka jobb

Excel ger utmärkta möjligheter för dem som söker ett snabbt och enkelt sätt att hålla sitt CV aktuellt. Den erbjuder en mängd olika alternativ för arbetssökande att förbereda sin ansökan.

Från att identifiera saknade färdigheter till att hitta tomma fläckar i din arbetshistorik, det kan lyfta fram potentiella problem innan de påverkar din förmåga att få en intervju och hjälper dig att få dina utmärkelser organiserade för jobbjakten ett huvud.