Hur man använder Notion för hybridarbete: The Ultimate Guide

Hybridarbete har blivit mer populärt med den ökade globala internetpenetrationen. Och efter cirka två års arbete hemifrån under covid-19-pandemin har många arbetsgivare antagit avtal som tillåter anställda att arbeta utanför kontoret åtminstone en del av tiden.

Trots fördelarna som är förknippade med hybridarbete kan du utstå en minskning av produktiviteten om du inte har rätt system på plats. Lyckligtvis har appar som Notion gjort det enklare än någonsin att samarbeta med ditt team när ni inte alla är på kontoret samtidigt.

I den här artikeln kommer du att lära dig mer om hur du kan använda Notion för hybridarbete. Vi kommer också att tillhandahålla steg-för-steg-instruktioner för att hjälpa dig att implementera dessa tips snabbare.

1. Lägga till användare till arbetsytor

När arbeta i en hybridmiljö, att göra det lättare för teammedlemmar att samarbeta med varandra bör vara din högsta prioritet. I Notion är det ganska enkelt att göra detta; även om du bara har en gratis plan kan du fortfarande lägga till andra användare till dina arbetsytor.

Antalet användare du kan lägga till i din arbetsyta beror på vilket abonnemang du har. Om du använder en gratis plan kan du lägga till upp till 10 personer; detta borde vara mer än bra nog om du jobbar som byrå eller annan typ av småföretag.

Du kommer att ha en mycket högre gräns om du får en betalversion av Notion. Plus-versionen låter dig lägga till upp till 100 personer på en arbetsyta, och det antalet ökar till 250 med affärsplanen. Om du har Notion Enterprise kan du diskutera dina gränser med Notions säljteam.

Oavsett vilken plan du använder är processen för att lägga till användare till dina Notion-arbetsytor densamma.

1. Gå till Inställningar och medlemmar > Medlemmar. När du är där ser du en blå knapp som heter Lägg till medlemmar.
2. Ange e-postadressen till den person du vill bjuda in till din Notion-arbetsyta. Om du har Notion Plus eller högre kan du även expandera rullgardinsmenyn för att avgöra om den inbjudna är en arbetsytaägare eller medlem.
3. När du är redo att lägga till en användare till din arbetsyta väljer du Bjuda.

Du kan också bjuda in personer genom att gå till Medlemmar fliken och kopiera en länk för att skicka till alla.

2. Kategorisering av olika projekt

När du använder Notion för hybridarbete är det en bra idé att hålla dina projekt organiserade. Du kan kategorisera dina uppgifter på ett par sätt. Vi visar dig två alternativ för att göra detta nedan.

Skapa ytterligare arbetsytor

Med Notion kan du ha så många som 10 arbetsytor om du har en gratis plan. Precis som när du lägger till användare till dessa utrymmen är dina gränser högre om du köper en betalprenumeration. Hur som helst kommer du att följa samma process för att skapa nya arbetsytor i appen.

1. Klicka på din nuvarande arbetsyta högst upp i verktygsfältet till vänster. När rullgardinsmenyn visas väljer du ikonen med tre punkter. 2. Efter att ha valt ikonen som nämns ovan ser du ett alternativ som heter Gå med eller skapa arbetsyta. Klicka på detta. 3. Notion kommer att fråga dig vad du vill använda din arbetsyta till. Välj det som passar dina behov bäst och välj Fortsätta. I det här fallet väljer vi För mitt team när vi diskuterar hybridarbete. 4. Du måste sedan namnge din arbetsyta. När du har gjort detta, tryck på Fortsätta knappen igen. 5. Notion ger dig då möjlighet att dela din nya arbetsyta med andra. Ange deras e-postadresser eller kopiera länken om du vill göra detta. När du har anpassat allt väljer du Ta mig till Notion, och du kommer att kunna använda din nya arbetsyta.

Skapa sidor inom sidor

Ett annat sätt du kan kategorisera dina projekt är genom att skapa sidor inom sidor. För att skapa en ny mallsida i Notion, välj + knappen i det vänstra verktygsfältet.

På den sidan kan du skapa ytterligare en sida genom att trycka på / och välja Sida. När du har gjort det kan du anpassa allt som du känner är nödvändigt.

3. Hålla reda på viktiga uppgifter

Programvara för projektledning är ett utmärkt sätt att växa ditt företag, och du vill också använda den här typen av lösningar om du är anställd eller frilansare. När du använder Notion för hybridarbete har du många alternativ för att hålla reda på viktiga uppgifter.

Notion har flera mallar som du kan använda för att följa dina projekt närmare. Du hittar Gantt-diagram, uppgifts- och projekthanteringssidor och flera andra alternativ. Många av dessa är gratis att använda, och du kan enkelt duplicera dina favoritmallar till din Notion-arbetsyta. Att göra detta:

1. Gå till notion.so/templates och välj en mall som du och ditt team ska använda.
2. Under Duplicera information, välj den arbetsyta du vill använda den inom och klicka på Duplicera mall. Du kommer då att kunna anpassa allt efter dina behov direkt.

4. Tillhandahåller sammanfattningar för dina möten

Om du inte arbetar på samma plats som dina teammedlemmar kan det bli en utmaning att veta hur långt andra har kommit i de projekt ni arbetar med tillsammans. Även om du bör försöka begränsa hur många möten du har, är det en bra idé att checka in ibland.

Under ditt möte är det värt att utse någon som gör anteckningar. Du kan göra detta när konfigurera Google Kalender för hybridarbete samt om du vill lägga till den appen i ditt produktivitetssystem.

Efter avslutat möte kan du enkelt skapa sammanfattningar av dina möten använder Notion AI. För att göra detta, tryck på mellanslagstangenten och välj Sammanfatta när Notion AI visas. Verktyget kommer sedan att fungera med att ge en snabb sammanfattning av din sida.

5. Gör dina viktigaste sidor mer tillgängliga

Med Notion kan du göra dina viktigaste sidor mer tillgängliga genom att dra och släppa deras ordning i det vänstra verktygsfältet. Det är dock inte det enda du är begränsad till. Du kan också lägga till sidor till dina favoriter. För att göra det senare:

1. Tryck på tre punkter ikon när du håller muspekaren över en av dina sidor.
2. Klicka på Lägg till i favoriter, och din sida visas högst upp på skärmen.

6. Skapa innehåll och sociala medier kalendrar

Om du är en del av ett marknadsföringsteam är det avgörande att hålla ditt innehåll och dina sociala medier-kalendrar uppdaterade när du arbetar med ett hybridavtal. Begrepp gör detta enkelt; du kan skapa din egen kalender genom att göra en tabell och välja Ny databas.

Notion har också flera mallar för att skapa sociala medier och innehållskalendrar. När du skapar en ny sida, klicka på Lägg till ny > Mallar istället och välj något som fungerar för dig.

Gör din hybridarbetsmodell mer effektiv med Notion

Hybridarbete har flera fördelar om du sätter rätt system på plats, men det är viktigt att du har dessa sorterade innan du går över till ett sådant avtal. Notion är ett praktiskt verktyg för att hantera ditt teams arbetsflöde och se till att alla fortsätter att arbeta mot dina gemensamma mål.

Du kan använda flera mallar för att hjälpa dig hålla reda på ditt innehåll och scheman för sociala medier, tillsammans med att få en överblick över allas projekt. Utöver det kan du använda Notion för att tillhandahålla mötessammanfattningar och mycket mer.