8 färdigheter för att göra Amazon Alexa till den perfekta virtuella affärsassistenten

Att arbeta hemifrån kommer med massor av förmåner och en lika uppsättning unika utmaningar. Om du är en frilansare eller distansarbetare, då känner du till rädslan för ökad desorganisation – skuldkänslorna och hjärndimman som kommer av att vara improduktiv i din vardag.

Skulle det inte vara bra om du hade en virtuell assistent för att hålla dig på rätt spår – någon som hjälper dig att hantera din kalender, fakturor och utgifter och projekt? Även om att anställa en virtuell assistent kanske inte är i budgeten för soloprenören, är chansen stor att du redan har en: Alexa.

Alexa är Amazons röststyrda AI som finns på många enheter, inklusive Amazon Echo smarta högtalare. Tack vare dessa Alexa-färdigheter (i huvudsak appar) kan du öka Alexas kapacitet och förvandla den till en kraftfull virtuell assistent.

1. Kalender

När du ansluter din Google-, Microsoft- eller Apple-kalender kan du använda Alexa för att hantera dina händelser. Det kommer att påminna dig om kommande evenemang, med möjlighet att inaktivera aviseringar utanför din arbetstid.

Detta är en integrerad förmåga, så du behöver inte ladda ner en färdighet. Så här använder du det:

1. Öppna Alexa-appen och välj Mer fliken längst ner.
2. Knacka Kalender.
3. Välj kugghjulsikonen i det övre högra hörnet.
4. För att lägga till ditt kalenderkonto, tryck på plusikon.
5. Väl där väljer du vilken leverantör du vill ansluta och följ instruktionerna.

2. Påminnelser

Med denna integrerade förmåga kan Alexa påminna dig om att göra något som inte finns i din kalender när som helst du anger. Säg "Alexa, lägg till en påminnelse" för att uppmana det.

Du kan också lägga till och redigera i Alexa-appen, under Påminnelser i Mer flik.

Detta är en viktigt Alexa-röstkommando. Det ersätter behovet av klisterlappar som skräpar ner din arbetsyta som du svär att du kommer att ta dig runt för att städa upp.

Be till exempel Alexa att påminna dig om att ringa din klient genom att säga "Alexa, påminn mig om att ringa Bob klockan 13:30." Du kan också be den för att påminna dig om att byta uppgift, eller till och med att äta och gå på toaletten. Hej, vi blir alla så uppslukade av arbetet att vi ibland glömmer dessa enkla saker!

Todoist är ett lättanvänt projekthanteringsverktyg (gratis för privatpersoner) som kan vara så enkelt eller komplext som du vill att det ska vara, och det integreras med Google Kalender.

När du har kopplat ditt Todoist-konto till Alexa-färdigheten kan du hantera din uppgiftslista, lägga till uppgifter eller låta Alexa läsa dem för dig med kommandon som:

• "Alexa, lägg till ring Jane imorgon kl 13 på min att göra-lista."
• "Alexa, lägg till en HDMI-kabel till min inköpslista."
• "Alexa, vad står på min att göra-lista?"

Beroende på kommandot läggs uppgiften till i din Alexa-att-göra-lista eller inköpslista, som du kan komma åt och redigera i din webbläsare eller Todoist-appen. Be bara Alexa att lägga till uppgiften i en av dessa listor.

Det tar lång tid att fokusera om efter en distraktion. Note Taker är den perfekta följeslagaren när du har en idé som du behöver skriva ner mitt i ett projekt, så att du inte bryter ditt flöde.

När du har aktiverat färdigheten ber du bara Alexa att "ta min anteckning", så kommer den att fråga dig vad du vill att anteckningen ska stå.

Detta är idealiskt för snabba idéer, eftersom inspelningstiden inte är lång. Fråga: "Vad är min anteckning?" att få den att läsa dina anteckningar för dig. För att radera eller redigera måste du gå till Alexa-appen för att hantera specifika stickies.

Distansarbetare interagerar ofta med varandra och företag från olika länder. I vissa fall är det en enkel uppgift att konvertera tidszoner, men när du arbetar med någon på andra sidan jorden kan tidsskillnaden bli svår att mäta utan hjälp.

Istället för att slösa tid på att kontrollera telefonens flera världsklockor, har Alexa assist. Be Alexa att konvertera tiden nu i New York till Tokyo-tid, eller från Eastern Standard Time till Indian Standard Time. Du kan till och med gå så specifik som att fråga efter tidsskillnaden på ett visst datum och tid.

6. Matematiska beräkningar

Alexa är snabb med dragningen när det gäller matematiska beräkningar. Använd denna integrerade färdighet, be den att addera, subtrahera, multiplicera och dividera, eller lösa en komplex ekvation handsfree medan du arbetar. Det sparar mycket tid istället för att sträcka dig efter kalkylatorn.

Som ett exempel kan Alexa hjälpa dig att upprätta dina fakturor snabbare – be den att multiplicera dina arbetade timmar med ditt timpris. Detta är särskilt användbart om ditt timpris är olika per typ av tjänst du tillhandahåller, eller om dina priser skiljer sig mellan kunder.

YNAB (You Need a Budget) är en fantastisk budgettjänst som synkroniserar till dina bankkonton och registrerar dina transaktioner, så att du kan se vart dina pengar tar vägen. Det är inte gratis, men det har ett prisvärt månads- och årsabonnemang.

Du kan koppla ditt YNAB-konto till Alexa och använda det för att registrera utgifter, kontrollera utgifter, se hur mycket pengar som finns kvar i vissa kategorier och mer.

För att börja, registrera dig/in på YNAB och bygg din budget. Sedan:

1. Aktivera YNAB Alexa-färdigheten via Alexa-appen eller din webbläsare.
2. Länka ditt YNAB-konto.
3. Godkänn budgeten du vill att Alexa ska spåra.

När du är klar är du redo att gå. Testa kommandon som "Alexa, fråga YNAB vad är balansen mellan transport?" eller "Alexa, fråga YNAB hur mycket pengar jag har kvar att spendera i gaskategorin."

Zoomrum ger en konferensrumsupplevelse på avstånd; de sammanför team och är särskilt användbara för frilansare eller distansarbetare som samarbetar med flera personer inom en organisation.

För att använda denna färdighet, aktivera den och länka ditt Zoom-företagskonto. Använd den sedan för att starta, avsluta och gå med i möten. Säg till exempel "Alexa, börja träffas."

Denna färdighet stöder endast Zoom Rooms, inte vanliga Zoom-möten. Det kräver ett Zoom-företagskonto.

När ska man välja Alexa framför en mänsklig assistent

Alexa är en fantastisk virtuell assistent för vissa grundläggande uppgifter, som att hantera din kalender eller göra anteckningar. När dina behov sträcker sig längre än detta kan det vara dags att överväga att anlita en mänsklig virtuell assistent. De kan hjälpa dig med grafisk design, videoredigering, hantering av sociala medier och mer.