Om du är administratör för en stor WhatsApp-grupp, här är några tips för att få det att gå smidigare.
WhatsApp-grupper är ett bra sätt att föra människor samman. Men om du har många som deltar kan det bli svårt att hantera en WhatsApp-grupp.
Du måste sätta några riktlinjer för medlemmarna och tillämpa dessa riktlinjer vid behov. Allt detta kan bli ganska överväldigande, speciellt om du inte har hanterat en WhatsApp-grupp tidigare. Här är några tips för att enkelt hantera en WhatsApp-grupp.
1. Håll dig till en agenda
En WhatsApp-grupp skapas med en idé i åtanke. Medlemmarna kan ha ett liknande intresse eller arbeta med samma uppgift. Tanken med att skapa en grupp kan vara att förbättra teamsamarbetet eller helt enkelt ha det trevligt med vänner online.
Vad det än kan vara, beskriv syftet med gruppen. Och om nödvändigt, se till att gruppen inte används för irrelevanta aktiviteter som inte är relaterade till gruppens agenda.
Om du har flera agendor är det bättre att skapa en separat grupp för varje än att klämma ihop dem alla i en grupp. Annars skapar det bara förvirring.
2. Definiera reglerna och ta bort innehåll som går emot dem
Stora WhatsApp-grupper behöver regler för att fungera korrekt. Ange tydligt i reglerna vilken typ av beteende som inte kommer att tolereras i WhatsApp-gruppen. Bestäm också vilket innehåll som kan delas i gruppen och vad som är förbjudet.
En regel om inte spam är nödvändig eftersom spam är irriterande, särskilt i en professionell miljö. Viktigast av allt, förbjud saker som kan få dig att förbjudas av WhatsApp och radera allt innehåll som strider mot reglerna. Du kan skriva reglerna för din WhatsApp-grupp i gruppbeskrivningen, så att alla kan läsa dem.
För att redigera gruppbeskrivningen på WhatsApp, gå till gruppchatten och tryck på gruppnamnet högst upp på skärmen. Välj Lägg till gruppbeskrivning alternativ och skriv ner reglerna. Knacka Spara, och gruppbeskrivningen kommer att uppdateras.
3. Tillåt flera administratörer
Om du är den enda administratören för en stor WhatsApp-grupp kommer du förmodligen att bli överväldigad förr eller senare. När allt kommer omkring måste varje meddelande kontrolleras av administratören för att säkerställa att det överensstämmer med gruppreglerna. Så att ha flera administratörer i en stor WhatsApp-grupp är viktigt för att jämna ut arbetsbelastningen.
För att göra någon till administratör för din grupp, tryck på gruppens namn i gruppchatten. Rulla ned och tryck på namnet på personen du vill göra till administratör. Sedan Välj Gör gruppadministratör.
Vi rekommenderar att du har minst en administratör per 100 medlemmar. Detta hjälper dig att övervaka gruppen och kontrollera som lämnade eller togs bort från WhatsApp-gruppen.
Om du hanterar en offentlig grupp vill du att fler ska gå med i den. Detta kan göras genom att dela länken för att gå med i gruppen. Se bara till att berätta för andra vad gruppen handlar om när du delar länken för att gå med, så att gruppens syfte är tydligt för dem.
För att skapa en länk för att gå med, gå till gruppchatten och tryck på gruppens namn högst upp på skärmen. Scrolla nedåt så ser du ett alternativ som heter Bjud in via länk. Tryck på det här alternativet så genereras inbjudningslänken. Du kan kopiera länken eller generera en QR-kod att dela genom att välja QR-kod alternativ.
Personliga meddelanden kan också skickas för att scouta potentiella nya medlemmar. Se bara till att aldrig spamma människors chattar på WhatsApp, eftersom det kan göra att du blir förbjuden.
En WhatsApp-gemenskap skiljer sig från en WhatsApp-grupp. Det tar flera WhatsApp-grupper under ett paraply av lägga till grupper i en WhatsApp-gemenskap. Detta är ett utmärkt sätt att koppla ihop olika WhatsApp-grupper med samma syfte, vilket gör dem lättare att hantera.
Gå till gemenskaper och tryck Ny gemenskap. Skriv ett gemenskapsnamn och lägg till relaterade WhatsApp-grupper i din gemenskap. Välj sedan Skapa och börja uppdatera din grupp.
Administratörer kan dela meddelanden i gemenskapen som varje medlem får och kan dela viktiga uppdateringar utan att behöva skicka dem till varje grupp separat.
Hantera WhatsApp-grupper på ett enkelt sätt
Att hantera en WhatsApp-grupp blir mycket enklare när du väl får kläm på det. Se bara till att ställa in dina gruppregler, håll dig till agendan och titta noga på vilket innehåll som delas.
Begränsa inte gruppen för mycket, eftersom flexibilitet är nyckeln till att hantera en WhatsApp-grupp effektivt. Att använda WhatsApp-gemenskaper för att skapa ett mer effektivt ledningssystem kan också gå långt, eftersom du kan hantera flera grupper samtidigt.