Skicka aldrig dåligt konstruerade e-postmeddelanden. Inte bara fruktansvärda strukturer förvirrar budskapet, utan de ger mottagarna ett negativt intryck av din arbetsmoral och professionalism. God kommunikationsförmåga är avgörande i alla branscher.
För att undvika misstag, korrekturläs dina utkast. Korrigera dessa ofta förbisedda dåliga metoder och fel som gör e-postmeddelanden oprofessionellt.
1. Ämnesrader med skräppost
Marknadsförare tror att försäljning-y ämnesrader öka öppningsfrekvensen för e-post; tyvärr ger de motsatta resultat. Mottagare tenderar att ignorera alltför reklammeddelanden. Om de inte redan känner dig har de ingen skyldighet att kontrollera ditt meddelande.
Istället för att vara säljande, var engagerande. Komponera uppmärksammade ämnesrader bestående av beskrivande, tankeväckande ord. Väck dina läsares nyfikenhet. Du kan använda öppna frågor och pitcher – se bara till att de är relevanta för ditt budskap. Annars kan mottagare blockera dig för att du missbrukar clickbait-ämnen.
2. Skämt och kvicka kommentarer
Tänk efter två gånger innan du lägger in skämt i dina jobbmejl. Även om ett skratt kan hjälpa dig att bygga upp en relation i vissa fall, gör det ofta mer skada än nytta. Skämt är svåra att leverera via e-post. Även lättsamma ordlekar kan uppfattas som sarkastiska eller stötande om läsaren missförstår dig.
Som en allmän regel, hoppa över skämten. Utforska istället andra sätt att lätta upp stämningen, t.ex. dela en personlig berättelse eller diskutera ett ömsesidigt intresse. Att vara tillmötesgående och vänlig kräver inga gaggs.
3. Emojis och överdrivna skiljetecken
Fler brevlådeleverantörer tar emot emojis nuförtiden. Plattformar som Outlook och Gmail låter dig till och med infoga emojis i ämnesraderna.
Även om de är roliga och kreativa hör de inte hemma i jobbmejl. Människor uppfattar emojis olika. Till exempel, medan du kanske använder uttryckssymbolen för att uttrycka glädje, kan andra se det som sarkasm. Smileys förmedlar inte alltid ditt avsedda budskap.
Dessutom är skumma marknadsförare förtjusta i uttryckssymboler. Om du använder dem ofta kan mottagarna associera dig med nätfiskeattacker, försäljningsnyhetsbrev och alltför reklamannonser.
4. Skrivfel och grammatiska fel
Skrivfel ändrar inte avsikt. Även om du stavar varje ord i ditt e-postmeddelande fel, kommer läsarna fortfarande att förstå det genom ledtrådar i sammanhanget. Avancerade grammatiska fel kan orsaka förvirring, men texten kommer inte att vara obegriplig.
Betyder detta att du kan förbise stavfel? Definitivt inte! Även om stavnings- och grammatikfel inte förvirrar ditt meddelande, ser de slarviga ut. Oavsett om du ställer till en prospekt eller uppdaterar en kollega, kommer du att ha svårt att vinna deras förtroende med oprofessionellt skrivande.
Det bästa sättet är att granska utkast innan de skickas. Kör din text genom en pålitlig stavningskontroll, eliminera onödigt ludd, justera tonen därefter och byt ut komplexa ord mot enklare. Upprepa dessa steg så många gånger som behövs.
5. Långa stycken
Var försiktig när du kopierar och klistrar in e-postutkast från Google Dokument eller Microsoft Word. Ordbehandlare har olika standardinställningar. Du kan inte förvänta dig att dina e-postmeddelanden ska se ut som de gjorde när du skrev dem. De kommer att anpassa sig till det aktuella programmets teckensnitt, textstorlek och avstånd.
Som en bästa praxis, kopiera och klistra in utan att formatera genom att trycka Ctrl/Cmd + Shift + V istället för bara Ctrl/Cmd + V. Om du gör det raderas tidigare formatändringar. Och för att undvika långa textblock bör varje stycke vara två till tre meningar.
6. Överdriven information
Omfattande förklaringar är fördelaktiga, men du måste tajma dem rätt. Lägg inte bara ner slumpmässiga fakta. Läsare kommer sannolikt att klicka bort från din e-post om du överbelasta dem med information direkt från början.
Dela bara vad läsarna behöver. När du förklarar komplexa ämnen, bifoga relevanta forskningsdokument, schemalägg virtuella konsultationer och tillgodose alla frågor som kommer i din väg.
7. Generiska bokslut
Generiska slutsatser är avlägsna. De får dig att se oprofessionell ut, plus att de försvagar din e-posts slutsats. Du har färre chanser att avsluta framgångsrikt. När du avslutar e-postmeddelanden, använd en mer direkt, kortfattad alternativ till "Jag ser fram emot att höra från dig".
De är redan överanvända. Läsare har sett dem hundratals gånger förut - de kommer inte att lämna en positiv inverkan. Istället för att använda generiska linjer, använd en stark CTA. Berätta för dina läsare om deras alternativ och vägled dem att agera på din e-post.
8. Onödiga bilagor
E-postbilagor gör det enkelt att dela information. Istället för att överbelasta läsarna med långa, oönskade meddelanden, hänvisa dem till relevanta resurser. Att göra det sparar tid för alla inblandade parter.
Med det sagt bör du också avstå från att skicka filer i bulk. Användare är i allmänhet skeptiska till att öppna bilagor eftersom de kan sprida skadlig programvara. Att e-posta flera filer väcker till och med säkerhetsproblem.
Om du måste skicka flera dokument samtidigt, använd ett fildelningsverktyg som Dropbox. Ladda upp filerna till din föredragna plattform, ställ in nödvändiga integritetsbegränsningar och skicka sedan åtkomstlänken via e-post.
9. "Kreativa" format
Undvik att leka med vågade typsnitt. Du kan understryka, kursivisera eller fet text för att betona, men använd standardtypsnittsstilen, färgen och storleken.
"Kreativa" typsnitt ger försumbara fördelar i en professionell miljö. De distraherar läsarna från din e-post. Istället för att förstå meddelandets avsikt, kommer deras sinnen att fokusera på de olika färgerna och stilarna som du använde.
Dessutom får konstiga format dig att se skissartad ut. E-postleverantörer skickar till och med e-postmeddelanden som innehåller upprörande design och färger direkt till skräppostmappar.
Använd bara kreativa mallar om de passar ditt varumärke. Exempelvis visar exemplet nedan hur en virtuell mötesplattform som heter Gather delar sina egenskaper utan att kompromissa med professionalismen.
10. Otydliga motiv
Småprat kan underlätta besvärliga möten, men det passar sällan e-postmeddelanden från jobbet. Sluta tjata runt. De flesta kommer att klicka iväg om de tycker att ditt meddelande är tråkigt och förvirrande.
För att få fram din poäng, använd ett tydligt och koncist språk. Introduktionen ska vara kort och uppmärksammad, medan kroppen måste ta upp det aktuella ämnet. Vaga förklaringar kommer i slutändan att leda till tidsödande uppföljningsmail.
Om du inte kan komprimera ämnet till ett meddelande, arrangera ett möte istället. Applikationer för mötesinställning eliminera fram och tillbaka e-postmeddelanden när du planerar samtal. Maila bara en inbjudningslänk till den andra parten och vänta på deras svar.
Håll dina arbetsmails professionella och respektfulla
Med antalet e-postmeddelanden du skickar och tar emot regelbundet kan du förvänta dig att några fel faller mellan stolarna. Enstaka stavfel är förståeliga. Observera dock att konsekvent användning av underordnade mallar kommer att spegla dig dåligt. Mottagare kan till och med känna att de inte är värda genomtänkta e-postmeddelanden. Hoppa aldrig över korrekturläsningsstadiet.
För att skapa ännu bättre e-postmeddelanden, studera de dåliga du får. Hitta gemensamma drag mellan de olika försäljningstipsen, nyhetsbreven och nätfiskeförsöken i din skräppostmapp. Att göra grammatiska misstag är en sak, men att använda svartlistade IP-adresser, missbruka säljspråk och slumpmässigt skicka länkar i massor är en annan.
