Om du är orolig för att dina e-postintroduktioner verkar svaga, oroa dig inte – du är inte ensam. Även skickliga skribenter lägger timmar på att skapa det perfekta introt. Alla vet att de borde fånga läsarens uppmärksamhet, men bara ett fåtal lyckas göra det.
För att bemästra öppningsrader för e-post, studera hur dåliga rader ser ut först. Här är några skadliga men ofta förbisedda misstag att undvika när du skriver professionella e-postmeddelanden.
1. Skriva emojis och överdrivna skiljetecken
Emojis har blivit så vanliga att även icke-teknikkunniga vuxna använder dem i dagliga samtal. Att uttrycka känslor genom text är trots allt knepigt. Istället för att noggrant beskriva nyanserna av icke-verbal kommunikation, kommer du att finna det lättare att klicka på digitala bilder. För en mer personlig känsla kan du till och med skapa anpassade emojis med appar.
Trots bekvämligheten med uttryckssymboler bör du inte använda dem i arbetsmail. De ser oprofessionella ut. Vissa läsare kanske till och med associerar dig med irriterande marknadsförare som startar e-postmeddelanden med massiva emojis.
Samma regel gäller för överdrivna skiljetecken. Även om flera utropstecken och punkter anger ökade känslor, framstår de ibland som skräppost. Använd dem bara med nära vänner och kamrater. Annars riskerar du att se ut som skumma marknadsförare som överanvänder "!!!" för att skapa falsk brådska.
2. Använder Sales-y Language
Aggressiva e-posttaktik fungerar sällan längre. Mottagarna stänger automatiskt e-postmeddelanden med försäljnings-y-introduktioner, oavsett meddelandets avsikt. När de väl gör det öppnar de dem inte igen. Vissa människor kommer till och med att blockera avsändaren helt och hållet om de inte känner dem på ett personligt plan.
För att undvika att få samma behandling:
- Släpp de påträngande öppningsraderna för e-post.
- Använd de första meningarna för att lyfta fram ditt personliga varumärke istället för att pitcha CTAs.
- Få läsarens förtroende före allt annat. Oavsett om du vill ha en löneförhöjning från din arbetsgivare eller ett möte med ett varmt försprång måste du först etablera dig som en betrodd individ.
3. Det tar för lång tid med introduktionen
Ironiskt nog tenderar människor att överförklara när de saknar ord. De kompenserar för osäkerhet genom att vandra och avleda läsarna till associerade men icke väsentliga element. Det är ett naturligt svar. Om du slarvar kan du komma på att du skriver flera stycken innan du når kärnan i ditt meddelande.
Även om det till synes hjälpsamt avskräcker läsarna för mycket. Digitala infödda har vanligtvis kort uppmärksamhet - de ger inte ditt budskap en chans om det börjar med en lång, tråkig introduktion. Håll öppningen rättfram. Nämn dina referenser, berätta varför du vänder dig till dem och väck sedan deras nyfikenhet med en smärtpunkt.
Kom ihåg: Intros måste sätta tonen i ditt meddelande, inte sammanfatta det. Försök att skriva en informativ, uppmärksammad introduktion som ger sammanhang och uppmanar läsarna att engagera sig. Begränsa dig också till två eller tre meningar.
4. Vi presenterar Too Much Jargong
Jargong hänvisar till tekniska ord som används inom specifika gemenskaper. De förmedlar snabbt komplexa begrepp som annars skulle kräva långa, överflödiga förklaringar. Dessa termer har inga synonymer. Du kommer att lita mest på dem när du diskuterar branschspecifika frågor med andra professionella.
Även om det är väsentligt känns jargonger också uteslutande. Du bör inte slarvigt anta att mottagarna kommer att förstå komplexa tekniska idéer. Annars kan du skrämma dem. Börja alltid e-postmeddelanden med allmänna fraser och kortfattat språk. Använd bara jargong när du har presenterat dig själv och fastställt meddelandets avsikt.
Proffstips: Undvik facktermer och jargong när du skriver till personer utanför branschen. Om du måste utveckla alltför komplicerade frågor, ladda upp relevanta resurser som stora filbilagor istället.
5. Agerar över bekant
Kommunikation på arbetsplatsen kräver inte alltid ett vänligt, glatt uppträdande. Personliga berättelser, fyllnadsfraser och ludd kommer att förvirra din inledningsrad om de tas ur sitt sammanhang. Innan du sätter tonen för din introduktion, överväg din nivå av närhet till mottagaren. Respektera deras yrkesgränser.
Överflödiga, formella termer låter opersonliga, men en pirrig, olämplig attityd kan bli stötande. Var personlig utan att agera alltför bekant. Och om du är osäker på ditt tillvägagångssätt, spela det säkert och luta dig mot en formell ton. Undvik fraser som kan misstolkas. Inta en mindre formell attityd först när den andra parten värmer upp dig.
6. Slänga runt skämt och punchlines
Många marknadsförare svär vid humoristiska e-postintroduktioner. De hävdar att kvicka kommentarer bygger relationer och fångar läsarens uppmärksamhet. Roliga intros kan göra dina e-postmeddelanden mer engagerande, men riskerna överväger fördelarna. Skämt är svåra att förmedla via e-post.
Även en lättsam ordvits kan förvandlas till en stötande förolämpning om du använder fel ton, fraser och sammanhang. Överväg bara att använda skämt i tillfälliga samtal med kollegor som du känner på ett personligt plan. Annars, håll dina jobbmail professionella.
7. Följer ovanliga format
De flesta e-postleverantörer har samma typsnittsstilar, storlekar och färger som finns i ordbehandlare. Du kan till och med ladda ner nya från gratis typsnittswebbplatser. Även om teckensnitt uttrycker kreativitet, välj noggrant de du använder i professionella meddelanden. Alla uppskattar inte ovanliga format.
För att spela det säkert, använd standardstilen när du skriver jobbmail. Upprörande design är inte bara oprofessionellt utan äventyrar läsbarheten. Till exempel tvättar vita bakgrunder bort ljusa färger, medan stora teckenstorlekar avviker läsarna från den mindre texten.
Det finns mer professionella sätt att uttrycka kreativitet. Istället för att leka med typsnitt, visa upp din talang genom att bygga en webbplats från grunden, ladda upp relevanta tillgångar, eller skapa en skrivportfölj.
8. Att göra aggressiva varningar
Marknadsförare som de i bilden ovan börjar sina e-postmeddelanden med en påhittad deadline. Även om det väcker uppmärksamhet, är det också irriterande. Även affärsbanker och långivare presenterar sig själva innan de går igång. Om ditt meddelande öppnas med en aggressiv varning kommer läsarna att avfärda det som spam.
Utforska andra sätt du kan skapa brådska. Istället för att leda med deadlines, som sällan påverkar köp, betona värdet av ditt tidsbegränsade erbjudande. Utsikter svarar inte bra på aggressiva tillvägagångssätt.
Men om du kunde undvika att lägga till deadlines till din öppningsrad, vänligen gör det. Ge värde innan du skapar brådska. Att avsluta en affär utan att förklara ditt förslag kommer att få dig att se påträngande och desperat ut. Spara dina CTA: er till sist.
Starta e-postmeddelanden med en stark, professionell öppning
Den "perfekta" öppningsraden existerar inte. Istället för att förlita sig på mallar, skapa unika introduktioner som stämmer överens med ditt meddelandes avsikt och resonerar med mottagaren. Kom ihåg: generiska, överanvända intros ger aldrig resultat.
Medan din öppningsrad sätter tonen för ditt e-postmeddelande, lägg inte all din tid på det. Arbetsmail består av flera delar. Du bör kontrollera ditt utkast för andra vårdslösa misstag, t.ex. tomma ämnesrader, grammatiska fel och saknade filbilagor.
