Digital röran manifesterar sig på olika sätt, inklusive oorganiserade skrivbord, oöppnade e-postmeddelanden, dåligt märkta filer och laddade inkorgar. De härrör från ett rörigt virtuellt liv.
Om du tenderar att försena att organisera dina filer, är det dags att ändra din dåliga vana. Det hämmar produktiviteten. Här är flera sätt på vilka digital röran saktar ner ditt arbetsflöde, orsakar onödig stress och distraherar dig från ditt ansvar.
1. Att sortera genom oorganiserade filer slösar tid
Oorganiserade digitala arkiveringssystem orsakas av dåliga vanor. De flesta användare skickar olika filer till sina skrivbord, nedladdningar eller dokumentmappar på måfå. Även om det från början verkar hanterbart att ha några felplacerade dokument, kan de snabbt ackumuleras om du försummar korrekt hantering.
Kom ihåg: att välja kortsiktig bekvämlighet skapar långsiktiga flaskhalsar. Allt eftersom röran trängs i dina mappar, kommer det gradvis att ta längre tid att hitta specifika filer. Ta bilden ovan som ett exempel. Ingen av filerna i den mappen namngavs; du måste leta igenom var och en innan du hittar det du behöver.
För att rätta till denna dåliga vana, öva filorganisation. Se till att varje foto, video eller dokument du sparar går direkt till rätt mapp. Sluta skicka dem till dina nedladdningar eller skrivbordsmappar som standard.
2. Skräp är distraherande
Om du lämnar filerna i sina standardmappar för att spara blir det rörigt på skärmen. Om du inte anger en ny destination fortsätter de att fylla dina nedladdningar, dokument eller skrivbordsmappar. De kan uppta hela skärmen om du inte är försiktig.
Den här typen av röran ser inte bara hemsk ut, utan den orsakar också visuell överbelastning. Ditt sinne arbetar hårdare för att bearbeta olika information. Följaktligen kommer den extra kognitiva stressen att kännas överväldigande, hindra dig från att prestera ditt bästa och störa din tankegång.
Den bästa lösningen är att utveckla filnamnkonventioner (FNC). Märk dina filer baserat på deras syfte. Helst bör din FNC illustrera deras innehåll, funktion, författare och projektrelevans - grupptillgångar baserat på gemensamma egenskaper.
3. Att hamstra oanvända program hindrar enhetens hastighet
Digitala infödda behöver flera arbetsprogram och personliga program. De Business of Apps rapporterar att globala användare laddade ner 143 miljarder appar 2021. Det är vanligt att prova flera verktyg regelbundet.
Trots det höga antalet nedladdningar överges de flesta appar. Statista säger att 25% bara används en gång. Gå igenom din nedladdningsmapp – du hittar program du redan har glömt. Kanske var du tvungen att testa ett nytt verktyg för jobbet, eller kanske ett trendigt spel väckte din nyfikenhet.
Att hålla gamla appar till hands kan verka bekvämt, men de saktar ner enheterna avsevärt. Att installera program tar upp diskutrymme. De kommer fortfarande att förbruka processorkraft även om du inte kör dem ofta.
Det är bäst att sluta hamstra oanvända program. Om du inte ser dig själv upprepade gånger använda något du laddat ner, radera det. Installera bara om raderade appar efter behov.
4. Oorganiserade tillgångar saktar ner uppgiftsspårning
Användare tenderar att adoptera jobbappar för snabbt. En rapport 2021 av Okta, Inc. visar att 10 % av amerikanska arbetsgivare kör 199+ arbetsverktyg. Ja, varje program ger specifika fördelar. Men att införliva för många i din dagliga rutin saktar ner ditt arbetsflöde—Att växla mellan plattformar slösar tid.
Använd bara de du behöver. Att bygga och underhålla flera system orsakar onödig kognitiv stress. Även om det tar några sekunder att byta flik, tar det åtminstone några minuter att absorbera ny information. Du kommer att ha problem med att behålla fokus om du fortsätter att hoppa mellan uppgifterna.
För att effektivisera affärsprocesser, investera i en plattform som kombinerar alla dina arbetsverktyg. Till exempel kan du få projektledningsverktyg. De låter dig tilldela uppgifter, spåra projektframsteg, göra meddelanden över hela företaget och skicka privata meddelanden från en plattform.
5. Att ha flera konton med olika inloggningsuppgifter är förvirrande
Det är vanligt att man har flera konton nuförtiden. Med tanke på de olika sociala medieplattformarna, arbetsverktygen, projektledningssystemen, nyhetsbreven och leverantörerna av utskick, kan du enkelt ha ett dussin profiler.
Tyvärr är det svårt att spåra flera inloggningsuppgifter. Många anger bara korta ord i lexikon som de lätt kan komma ihåg som lösenord. Avast rapporterar till och med att 83 % av amerikanerna återvinner svaga lösenord på personliga och professionella konton. Även om de är minnesvärda, är de också osäkra. En skicklig hackare kunde snabbt kringgå vanliga kombinationer genom brute-force hackingmetoder.
Vänligen välj långa alfanumeriska strängar som lösenord. Om du har problem med att memorera dem, investera i en säker, pålitlig lösenordshanterare som automatiskt fyller in inloggningssidor.
6. Att förvara gamla konfidentiella dokument riskerar att bli ID-stöld
Bortsett från att belamra ditt skrivbord, äventyrar oorganiserade filer din säkerhet. Dokumenten från statliga myndigheter, arbetsgivare, affärspartners, vårdinstitutioner och affärsbanker innehåller konfidentiella personligt identifierbar information (PII).
Observera att brottslingar kan begå olika typer av bedrägerier med dessa personuppgifter. Skulle direkta identifierare som ditt SSN, fullständiga juridiska namn och arbetsgivarinformation hamna i deras händer, skulle ingenting hindra dem från att stjäla din identitet. De kan till och med ta stora lån utan din vetskap.
Som en allmän regel, vidta extra åtgärder för att skydda konfidentiella filer. Kryptera dina mappar, undvik att skicka personlig information via e-post och permanent radera gamla dokument med filförstörare.
7. Informationsöverbelastning orsakar stress
Multitaskers öppnar ofta dussintals flikar samtidigt. De tar på sig olika uppgifter samtidigt för att avsluta mer arbete, men ironiskt nog, kontextbyte dödar bara produktiviteten. De American Psychology of Association säger att den kognitiva stressen av att absorbera för mycket information och hoppa mellan uppgifter gör dig ineffektiv. Du får mindre gjort i slutet av arbetsdagen.
Sluta överbelasta din hjärna med data. Dina tankar kommer att vandra om du fortsätter att se slumpmässiga uppgifter. Ena minuten avslutar du en artikel för jobbet, och nästa minut bläddrar du tanklöst igenom middagsrecept.
Istället för att lämna olika dokument, filer och att göra-listor öppna, minimera och stapla dem tills du behöver dem. Fokusera bara på uppgiften. Du behöver frid och frihet för att gå in i ett kreativt, produktivt flöde.
Digital minimalism och ökad produktivitet
Ett rörigt digitalt utrymme är lika skadligt som ett rörigt skrivbord. Även om det kan låta tråkigt att organisera virtuella filer, kommer det att slösa bort mycket mer energi att kamma igenom hundratals filer, e-postmeddelanden och mappar. För att bli effektiv, se till att du kan navigera i dina digitala system sömlöst.
Observera också att sanering går utöver filorganisation. Istället för att bara ordna dina mappar med några månaders mellanrum, införliva digital minimalism i ditt dagliga liv. Ta för vana att hålla ett rent virtuellt utrymme.
