Hur man använder TimeTree för att fixa ditt teams arbetsschema

Att arrangera möten och samtal på jobbet kan vara stressigt om du inte har rätt verktyg tillgängliga. Oavsett storleken på ditt team är kommunikation avgörande om du vill undvika sammandrabbningar och andra schemaläggningsproblem. Den goda nyheten är att det finns en app för att lösa dina schemaläggningsproblem och hålla dig organiserad.

TimeTree är en kraftfull app för kalenderdelning med många integrerade funktioner för att effektivt kommunicera med ditt team och bygga ett problemfritt arbetsschema. Så här använder du TimeTree för att fixa ditt teams arbetsschema.

1. Skapa en delad kalender

För att börja samarbeta med dina kollegor och dela händelser måste du skapa en delad kalender. Det här är TimeTrees enastående funktion, och det hjälper dig att förstå ditt lags schema på ett ögonblick. Så här skapar du en delad kalender:

1. Klicka på menyknappen i det övre vänstra hörnet av startskärmen.
2. Scrolla ner till botten av sidofältet och tryck på Lägg till kalender knapp. Du kommer då att se en lista med alternativ för olika ändamål.
3. Välj Arbete för att gå in på sidan för att ge din kalender ett namn och en beskrivning, och ladda upp en omslagsbild och bakgrund om så önskas.

Nu när din kalender är inställd kan du bjuda in andra medlemmar att gå med. Från startsidan, tryck på Mer, välj sedan Bjud in personer till den här kalendern att bjuda in andra. Du kan välja att bjuda in personer via e-post, Messenger eller WhatsApp, eller så kan du skapa en URL.

Ladda ner: TimeTree för Android | iOS (Gratis, prenumeration tillgänglig)

2. Lägg till händelser i den delade kalendern

Oavsett om du är ansvarig för ditt företag eller en anställd är det snabbt och enkelt att lägga till en händelse i din organisations kalender. För att lägga till en händelse, tryck på Skapa knappen under kalenderns huvudgränssnitt.

Du har då tillgång till grundläggande alternativ som att ställa in evenemangstider och skapa evenemangspåminnelser. Det finns också en upprepningsfunktion som kan vara användbar för veckomöten. För att komma åt dessa alternativ, tryck på den lilla dubbelhövdade pilen under evenemangets start- och sluttider.

3. Organisera dina arbetsevenemang med etiketter

En sak som sätter TimeTree före andra kalenderappar är dess imponerande etiketthanteringsalternativ. Det finns en rad standardfärgade etiketter som kan anpassas i Event Label Management flik. Här kan du ställa in anpassade färger och byta namn på etiketter.

Etiketter är ett fantastiskt organisatoriskt verktyg för ditt företag. Du kan använda dem för att kategorisera typer av händelser som intervjuer, gruppmöten, 1-1-samtal eller sociala evenemang. Du kan också tilldela en färg för att markera helgdagar eller perioder av otillgänglighet.

4. Lägg till ytterligare information till dina möten och evenemang

TimeTree tillhandahåller flera verktyg som hjälper dig att sprida alla nödvändiga detaljer om händelser över din organisation.

De Plats verktyg, som drivs av Google Maps, kan användas för att ställa in en plats för evenemang. Alla deltagare i kalendern kan se platsen, och det finns ett alternativ att hitta en idealisk rutt. De URL alternativet är ett annat användbart verktyg. Du kan använda detta för att lägga till en Zoom-möteslänk till en grupphändelse eller länk till valfri webbsida.

När du har skapat ett evenemang visas extra alternativ för att spara tid. En av dessa är Kopiera till flera datum alternativ, som kan användas för veckomöten. Det finns också en knapp för att kopiera händelsen till en annan kalender i TimeTree. Detta kan användas för att duplicera viktiga arbetshändelser till din personliga kalender, vilket kan förhindra att du missar något om din arbetsplats kalender är rörig.

5. Använd memofunktionen för att planera och hantera arbetshändelser

Förutom att dela scheman, fungerar TimeTree också som ett bra verktyg för händelsehantering. De PM funktionen hjälper dig att planera evenemang och anteckna alla nödvändiga detaljer i samband med evenemang.

Memofunktionen är separat från kalendern, vilket innebär att du inte har allt rörigt på ett utrymme. För att skapa ett nytt memo, tryck på plus ikon (+) i det nedre högra hörnet av memosidan. Här kan du tilldela en titel, tilldela en etikett och växla memo mellan en textanteckning eller en checklista.

Etiketter betecknas med en antecknings titelfärg, vilket ger en tydlig visuell representation av typerna av anteckningar på din memosida. Du kan ändra ordning på memokort genom att helt enkelt hålla och dra dem.

6. Använda att-göra-listor för att hantera uppgifter

Om du ogillar att använda flera appar för att organisera ditt arbetsliv, kombinerar TimeTree schemaläggning med uppgiftshantering, och samlar allt du behöver för att organisera ditt företag på ett ställe.

Den integrerade Att göra lista funktionen låter dig bifoga uppgifter till händelser. För att lägga till en att göra-lista till en händelse, skapa en händelse och välj sedan Att göra lista längst ned i de extra alternativen. Du kan sedan skriva ut uppgifter som är kopplade till den händelsen, som att skicka e-post till vissa personer i förväg.

Du kan ordna om uppgifterna genom att dra de sex prickarna till höger om uppgifterna och ta bort uppgifter genom att svepa dem. Detta enkel att göra-lista tillvägagångssätt kan hjälpa dig komma ihåg allt du behöver utan att förlita dig på en extern app. Med den här funktionen kan du se och hantera ditt schema samtidigt som du går igenom administratörsuppgifter.

7. Kommunicera med andra kollegor med hjälp av kalenderchatt

En av TimeTrees nyare och mest kraftfulla funktioner är dess Kalenderchatt. Med den här funktionen kan alla medlemmar i en delad arbetskalender kommunicera med varandra. Detta delade utrymme kan användas för att diskutera scheman, planera evenemang och ställa frågor.

För att komma åt den här funktionen, tryck på den lilla chattbubblan uppe till höger i kalendergränssnittet. Kalenderchatten fungerar mycket på samma sätt som meddelandeappar som WhatsApp. Du kan skicka reaktioner genom att trycka på den lilla emoji-ikonen, och du kan ladda upp bilder. Skapade händelser och eventuella uppdateringar kommer också att visas i kalenderchatten.

Kalenderchatt kan vara en enorm tidsbesparing för ditt företag. Genom att dela meddelanden i en grupp behöver du inte förlita dig på att skicka fram och tillbaka e-postmeddelanden för att schemalägga händelser.

Rensa upp ditt teams schema och gör planeringen enkel

Om du vill ha ett tydligare sätt att övervaka ditt företags schema är TimeTree ett perfekt val. Att äga en delad kalender är ett av de bästa sätten att enkelt förstå tillgängligheten för alla dina anställda.

Att använda TimeTree tar bort stressen med schemaläggning, dubbelbokningar och kommunikationsproblem, vilket gör att ditt företag kan fungera smidigt utan några störningar. Ladda ner TimeTree för en effektiv lösning för ditt företags tidshanteringsbehov.