Hur du planerar din vecka i Google Kalender

Om du inte är en Apple-användare finns det en stor chans att du använder Google Kalender för att spåra viktiga saker i ditt liv. Och även om du använder en iPhone, iPad eller Mac, kanske du fortfarande föredrar att använda Google-versionen för att hålla dig uppdaterad med vad som händer.

Att planera din vecka i förväg är ett utmärkt sätt att se till att du inte blir distraherad av uppgifter som inte är viktiga, vilket gör att du kan fortsätta arbeta mot dina mål. Dessutom kommer du att tycka att det är mycket lättare att undvika att överplanera ditt schema och överväldiga dig själv.

I den här guiden får du en genomgång om hur du planerar din vecka mer effektivt i Google Kalender.

1. Blockera tid i ditt schema

När du först blir intresserad av produktivitet, du kommer förmodligen att experimentera med tidsblockering. Vissa människor använder den här taktiken för att schemalägga varje timme på dagen, men du kanske tycker att det är lite för mycket. Och om något oväntat inträffar kan du kämpa för att utföra dina återstående uppgifter.

Men även om det inte alltid är den bästa idén att schemalägga hela dagen, bör du avsätta lite tid för viktiga uppgifter som kräver mer kognitiv energi. Till exempel, om du måste skriva en avhandling för universitetet, ge dig själv ett par timmar varje dag fokusera intensivt på att en sak kan hjälpa dig att producera arbete av högre kvalitet och slutföra ditt uppdrag snabbare.

Det är enkelt att schemalägga tid för fokusperioder i Google Kalender. Klicka först på den grova tidsluckan du vill att den här uppgiften ska börja. När nästa fönster visas anger du namnet på din uppgift. Du kan ändra tid och datum vid behov, tillsammans med att lägga till beskrivningar och bilagor.

När du är nöjd med allt, tryck på Spara knapp. Upprepa detta steg för varje aktivitet du vill blockera en specifik tid för i veckan.

2. Färgkoda dina uppgifter

När du planerar din vecka i Google Kalender kan du snabbt inse att du har många åtaganden. När du har lagt till alla dessa kan du upptäcka att allt ser överväldigande ut. Lyckligtvis kan du åtgärda det här problemet genom att färgkoda dina uppgifter.

Du kan välja mellan över 10 olika färger i Google Kalender, vilket ger dig en anständig nivå av anpassning. Att bestämma vad du ska använda för varje kategori är upp till dig; som du kan se i kalendern nedan har vi behållit standardblått för träning och valt orange för affärsuppgifter som inte är relaterade till klientarbete.

För kurser är färgen ljusbrun. Under tiden kodas sociala händelser i salvia. För att färgkoda dina uppgifter, klicka på händelsen du vill ändra. Längst ner ser du en färgikon; välj detta.

Välj den färg du vill ändra ditt evenemang till. Klicka sedan på Spara knapp.

Om du inte har fått särskild åtkomst kan du inte anpassa färger för evenemang som andra har bjudit in dig till. Din händelsefärg kommer att ändras omedelbart, som du kan se i skärmdumpen ovan.

3. Gör alla dina kalendrar synliga

När du först använder Google Kalender får du en standardkalender som låter dig lägga till alla dina viktiga uppgifter för varje vecka. Men appen är också bra för att samarbeta med andra—speciellt om du arbetar på distans eller som en del av ett hybridavtal. Du kan få andra att bjuda in dig till deras kalendrar, och dessa kommer att bli synliga i ditt gränssnitt när de gör det.

Om du vill få en fullständig överblick över din vecka i Google Kalender är det en bra idé att göra alla dina kalendrar synliga. Att göra det kan också hjälpa till att säkerställa att dina evenemang inte krockar med andra som du redan har förbundit dig att gå med i.

Det är enkelt att göra alla dina kalendrar synliga i Google Kalender. På vänster sida ser du två avsnitt som är relevanta just nu; en heter Mina kalendrar, och den andra heter Andra kalendrar.

Allt du behöver göra för att göra dina kalendrar synliga är att markera rutan bredvid dem.

4. Lägga till händelser som kräver din närvaro

Förutom att blockera tid i veckan för viktiga projekt, kan du också ha ställt in händelser som kräver din närvaro. Studerar du till exempel på universitetet kommer du att ha föreläsningar och seminarier. Och om du är anställd eller egenföretagare kan du behöva gå med i möten med dina andra teammedlemmar.

För evenemang som återkommer varje vecka kommer din chef eller utbildningsinstitution förmodligen att bjuda in dig att integrera dessa i din kalender – vilket minskar ditt manuella arbete. Men om det inte händer, eller om du måste ställa in enskilda händelser, kan du enkelt inkludera dessa i din kalender.

Som du gjorde när du blockerade tid i ditt schema, klicka på den tidslucka du behöver boka. Ange sedan namnet på ditt evenemang.

Du kan lägga till personer till ditt evenemang genom att gå till Lägg till gäster. I avsnittet nedanför, du kan ställa in ett konferenssamtal i Google Meet. Google Kalender låter dig också lägga till platser och du kan välja mellan föreslagna tider om du inte vet när du ska schemalägga mötet. Dessutom kan du ändra de behörigheter som gästerna har för att anpassa sig till evenemanget.

Du kan välja Spara när du är redo att ställa in evenemanget.

5. Lägga till arbete och icke-arbetsspecifika händelser

Att lägga till de viktigaste uppgifterna du behöver utföra för ditt arbete eller studier är avgörande när du planerar din vecka i Google Kalender. Men när de organiserar sina scheman glömmer många människor att avsätta tid för sina hobbyer.

Att ha något roligt att göra på fritiden kan förbättra ditt välbefinnande avsevärt. Om du för närvarande inte har en hobby, överväg att prova dessa spännande hobbyer för teknikälskare. En annan fördel med att införliva hobbyer i ditt veckoschema är att du kan—på grund av Parkinsons lag– hitta dig själv att slutföra uppgifter tidigare.

Du bör också schemalägga tid i din kalender för att umgås med dina vänner och familj. Att göra det kommer inte bara att säkerställa att du inte glömmer saker du redan har planerat, utan det kommer också att ge dig saker att se fram emot under veckan.

När du lägger till uppgifter som inte är specifika för arbete i ditt schema, kan du följa samma procedur som när du blockerar tid för andra saker. Välj när du vill skapa dessa uppgifter och ställ in det för att upprepas om det behövs. Du kan färgkoda och till och med bjuda in andra.

Förbättra din tidshantering med Google Kalender

Genom att planera din vecka i förväg får du mer klarhet i vad du behöver göra, och Google Kalender är ett bra ställe att samla allt. Du kan lägga till uppgifter relaterade till arbetet, tillsammans med schemaläggning av dina hobbyer och andra åtaganden.

Google Kalender ger dig flera anpassningsalternativ som hjälper dig att hantera din tid bättre. Du kan till exempel färgkoda varje uppgiftskategori – vilket gör allt lättare att följa. Dessutom kan du lägga till flera kalendrar för att säkerställa att du inte missar något.