5 macOS-funktioner som förenklar att fylla i formulär

PDF-ansökningsformulär är vanliga på akademiska institutioner och arbetsplatser, men de är inte lätta att redigera. De flesta väljer programvara från tredje part eller skriver till och med ut PDF-formulär för att fylla i dem. Istället för att gå in i röriga lösningar kan du helt enkelt använda macOS-funktioner för att fylla i professionella ansökningsformulär.

Nedan har vi täckt alla aspekter av att fylla i ett ansökningsformulär och hur macOS kan stödja dig med inbyggda funktioner och verktyg.

1. Fyll i ett PDF-formulär i Preview

Preview är förinstallerat på alla Mac-datorer. Se till att ladda ner PDF-formuläret du vill fylla i.

Gå till Launchpad på ditt system och sök efter Preview. Fönstret för filval kommer att dyka upp och du kan välja PDF-formuläret att redigera.

När ditt formulär är öppet i Preview-appen klickar du på ikonen till vänster om sökfältet. Det här är Visa verktygsfält för formulärfyllning

knappen, som öppnar ett annat band med formulärfyllningsalternativ. Välj det första verktyget som representeras av alfabetet "A" med en markör, kallad Textval knapp.

Nu kan du klicka på vilket fält som helst och börja fylla i formuläret.

När du är klar klickar du på Arkiv > Exportera för att spara ändringarna i en ny PDF. Du kan byta namn på det redigerade formuläret, spara det på en annan plats och även ändra dess format till JPEG, PNG, TIFF, etc. I den Fil meny får du även möjlighet att Dela med sig detta redigerade formulär direkt via Mail, Messages eller AirDrop.

Alternativt, när du laddar ner en PDF kan du klicka på den och trycka på mellanslagstangenten för en snabb titt. Klicka på Pålägg knappen (indikerad med en penna) i namnlisten för att börja fylla i dina uppgifter omedelbart.

Observera att alla ändringar du gör i Preview automatiskt sparas i ditt dokument. Om du vill spara originalfilen, skapa en kopia av PDF-formuläret innan du redigerar. När du laddar ner PDF-formuläret, Ctrl-klicka (eller högerklicka) på det för att få Kopiera alternativ och sedan Klistra det genom att Ctrl-klicka på önskad plats.

2. Skapa en signatur i förhandsgranskningen

Detta måste vara en av de mest användbara inbyggda macOS-funktionerna. För att signera en PDF-fil eller lägga till din signatur på ett dokument, öppna helt enkelt filen i Preview-appen och gå till Visa verktygsfält för formulärfyllning knapp. Nu kommer du att se Signatur knappen i verktygsfältet nedan, betecknad med en klottrad textikon.

Klicka på den och gå till Skapa signatur. Det finns tre sätt att skapa och lagra din signatur på din Mac:

Använda styrplattan

Följ kommandona på skärmen och börja signera ditt namn på styrplattan med valfritt finger. Tryck på valfri tangent och klicka sedan på Gjort. Du kan Klar och försök igen om signaturen inte är korrekt.

Använda kameran

Denna metod ger de mest exakta digitala signaturerna. Skriv bara på ett vitt pappersark och håll det framför din Macs kamera. Klick Gjort när du har fått rätt digitala intryck.

Använda en iPhone eller iPad

Om det känns svårt att signera från styrplattan kan du logga på din iPhone-skärm med fingret. Du kan också välja din iPad och använda Apple Pencil för att signera.

När du har skapat signaturen lägger du till den i PDF-formulär på några sekunder. Dra den för att ändra placeringen och använd handtag för att justera storleken.

3. Använd kontinuitetskamera för att skanna dokument

Många ansökningsformulär kräver att du bifogar styrkande handlingar. Du kan enkelt använda din iPhone eller iPad för att skanna dokument och spara dem direkt på din Mac.

För att använda den här funktionen, se till att båda dina enheter har Bluetooth och Wi-Fi påslagna. Kontinuitetskamera fungerar på enheter som kör iOS 16, macOS Ventura eller senare, så se till att du uppfyller kraven först.

Nu, på din Mac, Ctrl-klicka på skärmen där du vill spara de skannade dokumenten (vare sig det är på skrivbordet eller någon specifik mapp).

Välj från snabbmenyn Importera från iPhone > Skanna dokument. Detta öppnar automatiskt skannern på din iPhone. Kameran kan känna av kanterna på dokumentet för en jämn finish. Du kan dra ramen för att göra ändringar och välja Ta om eller Fortsätt skanna såsom krävs.

När du har skannat dina dokument trycker du på Spara. Det skannade dokumentet kommer att visas på din Mac som en PDF; du kan hitta den på exakt den plats där du påbörjade processen. Du kan nu öppna detta skannade PDF-formulär i Preview och sätta din digitala signatur på det om det behövs.

4. Kombinera PDF-filer

Vad händer om du behöver kombinera de dokument du just skannat med din ansökningsblankett? Eller kanske du har flera skannade dokument som du behöver i en PDF? Förhandsgranskning kan också hjälpa dig här.

Öppna appen Förhandsgranska och välj PDF-filen du behöver behålla först i sekvensen. Klicka på Se från menyraden och välj Miniatyrer alternativ från rullgardinsmenyn.

Dra PDF-filerna som du vill kombinera till den vänstra rutan, kallad sidofältet för miniatyrbilder. Nu är alla dina sidor kombinerade med den första PDF-filen. Du kan också ordna om dessa sidor genom att dra och släppa miniatyrerna till önskade platser.

5. Ändra storlek och ändra ordning på PDF-sidor

MacOS erbjuder olika alternativ för att redigera en PDF-fil, inklusive storleksändring och omordning av dina PDF-sidor.

Öppna din PDF i Preview-appen och klicka på Visa verktygsfält för formulärfyllning knappen bredvid sökfältet. Välj nu Rektangulärt urval knappen i verktygsfältet till höger nedan och välj den del av sidan du vill behålla.

Vid urval, Beskära knappen visas automatiskt. Klicka på den för att ändra storlek på PDF-sidan. Du kan också ångra beskärningen genom att klicka på Redigera > Ångra beskär från menyraden.

Om några av dina skannade sidor är slumpmässigt orienterade kan du också rotera dem genom förhandsgranskning.

Klicka på Rotera ikonen i namnlisten (betecknad med en rektangel med en pil bredvid Pålägg knappen) för att rotera sidan tills du får önskad orientering. Du kan också rotera flera sidor samtidigt genom att välja deras miniatyrbilder från den vänstra rutan medan du håller ned Skift-tangenten och sedan roterar dem tillsammans.

Slutligen, om din ansökningsblankett har vissa storleksbegränsningar kan du också komprimera PDF-filer på din Mac utan att tappa kvalitet.

Fyll i ansökningsformulär snabbare med din Mac

macOS är förinstallerat med funktioner för att öka din produktivitet medan du utför alla uppgifter. Allt du behöver göra är att lära dig hur du använder din Mac mer effektivt.

Tipsen här hjälper dig att fylla i alla typer av PDF-formulär med förhandsgranskning och minska tiden du spenderar på att växla mellan appar. Markeringsverktygen i Preview som gör det bekvämt att fylla i formulär kan också användas för att kommentera skärmdumpar och foton.