5 sätt att förbereda dina skatter med Excels SUMIF-funktion

När det kommer till den ofta tråkiga uppgiften att förbereda sig för skattesäsongen, är det absolut nödvändigt att hålla sig organiserad för att lyckas. Att förstå vilka utgifter du har haft under det senaste året och hur påverkan varje utgift har haft på din ekonomi kan hjälpa dig att maximera avdragen.

Att veta hur stor andel av din totala hushållsinkomst som kommer från varje källa kommer att bidra till att du inte bara lämna in korrekta siffror när det är dags för inlämning, men också att du noggrant kan få ut alla möjliga avdrag. Tack och lov erbjuder Excel en svit med verktyg och funktioner som kan hjälpa dig att bli organiserad medan du gör dina skatter.

1. Kategorisering av utgifter efter belopp i Excel

Att hålla dina utgifter organiserade är viktigt när du förbereder dig för att betala din skatt. För att optimera din avkastning måste du specificera dina större inköp som gjorts under det senaste året.

Det är fullt möjligt att gå igenom varje rad på din lista manuellt för att kontrollera vad som kvalificerar sig som en större kostnad. För att spara tid kan du dock automatisera dina beräkningar genom att summera kostnadskategorier baserat på pris med Excels SUMIF-funktion.

Betrakta följande kalkylblad som representerar exempeldata från ett helt års utgifter.

Att få summor för större och mindre utgifter är enkelt med ett par SUMIF-funktioner.

F2-cellen använder följande SUMIF-funktion för att summera alla utgifter över 300,00 USD:

=SUMMAOM(B2:B28, ">300")

Samtidigt använder F3-cellen också sin egen SUMIF-funktion för att lägga till alla utgifter som är mindre än eller lika med $300,00:

=SUMMAOM(B2:B28, "<=300")

Tillsammans förenklar dessa två funktioner att beräkna hur mycket du spenderade på större eller mindre inköp.

2. Summa kostnadskategorier efter typ i Excel

Förutom att dela upp utgifterna efter inköpsstorlek kan du också vilja beräkna totalsummor efter utgiftskategori. Detta kan göra det möjligt för dig att hitta summan för poster som kan dras av från din skatteskuld, och kan vara nödvändiga att ange på vissa formulär.

SUMIF-funktionen gör det enkelt att beräkna summorna efter utgiftstyp. Den tillåter kontrollfunktionen att fungera på ett område medan ett separat område summeras.

I cellerna F5:F7 använder vi följande funktionsuppsättning för att få summan för enskilda kategorier:

=SUMMAOM(C2:C28, "=Bostad", B2:B28)

=SUMMAOM(C2:C28, "=Donationer", B2:B28)

=SUMMAOM(C2:C28, "=Företag", B2:B28)

SUMIF-funktionen körs på C-kolumnen som innehåller kategorin. Det tredje argumentet anger dock vilken kolumn som ska läggas till. I det här fallet vill du lägga till alla värden i kolumn B, förutsatt att typen i kolumn C är rätt typ. Detta gör att vi kan använda SUMIF-funktionen för andra ändamål än numeriska.

3. Använd Excels SUMIF för att kategorisera inkomst efter typ

Genom att använda samma färdigheter från det sista objektet på listan kan du göra liknande beräkningar på din inkomst. Byta hitta dina donationer och affärsutgifter för att hitta kapitalvinster, upplupna räntor och entreprenörsinkomster.

Om du har mer än en typ av inkomst som passar in i en specifik kategori, kan du använda SUMIFS-funktionen för att kontrollera flera villkor och köra summor över flera kategorier. Detta är praktiskt för dem med innehav som uppstår ränta, kapitaltillgångar som har ökat i värde under året eller stora investeringsportföljer.

Som ett exempel kommer vi att titta på ett kalkylblad som listar inkomster under loppet av ett år, kategoriserat efter källa. Varje post på listan innehåller ett belopp, datum och typ. Bredvid listan används en uppsättning SUMIF-funktioner för att summera varje inkomstslag så att summorna kan beskattas på lämpligt sätt.

I exemplet ovan fylls kolumn G med följande funktion:

=UNIQUE(D2:D52)

Detta ger en uppdelning av varje unik inkomsttyp som anges i kolumn D. Detta gör att kolumn H kan fyllas med en serie SUMIF-funktioner som refererar till cellerna i kolumn G. Till exempel ger följande funktion i cell H2 summan av alla poster av typen "inkomst".

=SUMMA.OM(D2:D52;G2;B2:B52)

Detta ger en summa för varje listad unik inkomsttyp. Varje typ av inkomst beskattas med olika skattesatser, vilket gör det svårt att beräkna vad som är skyldigt på varje inkomst utan summor.

4. Sortera avdrag med Excels SUMIF

Ett annat bra användningsfall för Excels SUMIF-funktion är totala avdrag. Många utgifter under året kan räknas av mot din skattepliktiga inkomst. Det enklaste sättet att hålla reda på är att skapa ett separat ark bara för att räkna dina avdrag och sedan börja summera olika typer.

Att skapa den här listan kommer att förlita sig på att du har bra uppgifter någon annanstans, så det är viktigt att din övriga information är komplett. Dessa kan spara en hel del pengar på dina skatter, så det är viktigt att hänga med med att lägga in register under hela året. Om du gör det kan du spara tid på att gå tillbaka genom gamla kvitton.

Med en lista över utgiftstyper som kan räknas till avdrag kan du snabbt summera dem, som i exemplet nedan.

Det här exemplet använder en lista över avdragsgilla kostnader på ett annat blad, tillsammans med procentandelen av utgifterna, för att beräkna summan för varje avdragskategori. Efter att varje kategori har fastställts läggs resultaten till för ett totalt avdrag. Varje kategorisumma bestäms med denna formel:

=SUMMA.OM(C2:C28;E2;B2:B28)*Ark2!B1

Kolumn B på blad 2 innehåller kategorins självriskprocent. Slutligen kan en totalsumma enkelt beräknas med denna funktion:

=SUMMA(F2:F4)

5. Använda SUMIF för att beräkna totalsummor baserat på datum i Excel

Excels SUMIF-funktion kan jämföra mer än bara likhet mellan två textstycken. Det kan också göra datumjämförelser och till och med berätta om ett visst datum kom före eller efter ett annat.

Att summera efter datum kan vara praktiskt för fall där en stor livsförändring skett under hela året, till exempel en flytt eller karriärskifte. Att veta vilken information som inträffade före och efter kan hjälpa dig att beräkna vad du är skyldig.

Det perfekta sättet att summera efter kategori över ett fast datumintervall är att använda Excels SUMIFS-funktion. Det liknar standarden SUMIF; den kan dock ha flera villkor definierade i sig:

=SUMIFS(B2:B28, C2:C28, "Hus", D2:D28, "<= " & DATUM(2022, 2, 5))

I ovanstående funktion antar vi att en flytt skedde från en stat till en annan den 02/05/2022. Detta kommer att summera alla betalningar för bostäder som hände på eller före den dagen i kategorin "Bostad".

Först validerar den här metoden att kategorin i C2:C28 är korrekt, sedan validerar den att datumet i D2:D28 ligger inom rätt tidsram. Dessutom, om det behövs, kan du lägga till fler filter, som att summera summor över ett specifikt belopp eller ignorera objekt med ett specifikt namn.

SUMIFS-funktionen är bekväm för att kontrollera mer än ett villkor på en enda post, eftersom den kan acceptera så många tester som behövs.

Excels SUMIF kan hjälpa dig att helt anpassa skatteförberedelserna

Excel är ett enkelt men effektivt sätt att organisera dina register när du förbereder dig för skatter. Det här verktyget är oumbärligt, med inbyggda sätt att automatiskt beräkna summor, hålla utgifterna kategoriserade och avgöra hur mycket du har tjänat i inkomst, ränta och utdelning.

Som en extra bonus kan den hjälpa dig att spara pengar på specificerade utgifter och beräkna inkomster för olika tidsramar. Tillsammans gör dessa Excels SUMIF-funktion ovärderlig för alla som förbereder sina egna skatter.