Om du ofta skickar ut samma e-postmeddelande och är trött på att skriva samma meddelande upprepade gånger, kommer du vara glad att veta att det finns ett Outlook-verktyg som hjälper dig med det: e-postmallar. Du kan återanvända dessa meddelanden med ett enda klick för att spara tid och ansträngning.
De är också snabba och enkla att göra på antingen Outlook-webben eller skrivbordsappen. Så låt oss gå igenom hur man gör en e-postmall och använder den för din dagliga korrespondens.
Hur man skapar en Outlook-e-postmall
Om du inte vill använda Microsofts grundläggande mallar måste du skapa en anpassad mall som passar dina behov. Så här kan du göra det.
Skapa en e-postmall i Outlook Web App
E-postmallar kan vara en av de avancerade Microsoft Outlook-tips, men att göra en i Outlook webbapp är faktiskt relativt lätt.
o skapa en e-postmall på webbappen måste du först logga in på sidan om du inte redan har gjort det. Välj sedan
Nytt mail knappen i det övre vänstra hörnet av skärmen.Klicka på de tre horisontella prickarna bredvid Skicka och Kassera knapparna längst ned i den nya e-postredigeringsrutan. Välja Mina mallar från rullgardinsmenyn.
En lista över de förgjorda mallarna kommer att visas på höger sida av skärmen. Här, klicka vidare + Mall. Ange en titel för din mall och skriv sedan ditt meddelande. När du är klar väljer du Spara.
Skapa en e-postmall i Outlook Desktop App
Att skapa en e-postmall i Outlook-skrivbordsappen är mindre enkelt än i webbappen. Så här gör du för att göra en:
- Starta Outlook-appen på din dator.
- Välj Ny E-post knappen i det övre vänstra hörnet.
- I det nya fönstret skriver du din e-post som vanligt men utan mottagarna (inga e-postadresser i fälten Till, Kopia och Hemlig kopia). Du kan också lägga till ämnet, men detta är valfritt.
- När din e-post är klar väljer du Fil fliken överst på bandet.
- Klicka på Spara som.
- Ange en titel för din mall i Filnamn fält.
- I Spara som typ, Välj Outlook-mall från rullgardinsmenyn.
- Träffa Spara.
- Stäng och kassera det ursprungliga e-postmeddelandet.
Hur man använder en Outlook-e-postmall
När du har gjort de mallar du behöver är det enkelt att lägga till dem i dina e-postmeddelanden. Här är hur:
Infoga e-postmallar i Outlook Web App
Du kan enkelt hitta dina e-postmallar i webbappen. Gå till sidan och skapa ett nytt e-postmeddelande eller svara på ett. Om Microsofts e-posttjänst inte laddas i din webbläsare, kolla in några enkla korrigeringar om Outlook inte laddas på Google Chrome.
När du är inloggad klickar du på de tre horisontella prickarna längst ner och väljer Mina mallar. Från listan med mallar, klicka på den du vill använda, så visas den automatiskt som ett svar. Du kan fortfarande redigera meddelandet som du vill, och om du skriver ett nytt e-postmeddelande, lägg till ämnesraden och mottagare också.
När du är klar trycker du på Skicka för att få din e-post till mottagaren.
Använda e-postmallar i Outlook Desktop App
Till skillnad från Outlook-webbappen finns det inget självklart sätt att komma åt dina anpassade e-postmallar i skrivbordsappen. Det här är stegen att följa för att använda e-postmallarna:
- Öppna din skrivbordsapp.
- Välj i det övre vänstra hörnet Nya objekt > Fler objekt > Välj formulär.
- I den Titta in rullgardinsmenyn, välj Användarmallar i filsystemet.
- Välj den mall du väljer.
- Klicka på Öppen knapp.
- Redigera meddelandet efter behov.
- Lägg till dina mottagare.
- När du är klar klickar du på Skicka knapp.
Det finns en begränsning du måste tänka på när du använder e-postmallarna i Outlook-skrivbordsappen. Du kan bara använda dem när du skapar ett nytt e-postmeddelande, inte när du svarar på ett.
Omfamna kraften i Outlook-mallar
Med e-postmallar i Outlook kan du säga adjö till den tråkiga processen att skriva och skriva om e-postmeddelanden och säga hej till ökad produktivitet och mer utfört arbete. Även om det kan ta ett tag att skapa en e-postmall för alla repetitiva meddelanden du skickar ut, sparar du fortfarande mycket tid i det långa loppet.