I evigheter har företag och företag över hela världen använt Excel som ett verktyg för lagerhantering. Men eftersom många dedikerade programvara för lagerhantering introduceras, ifrågasätts Excels bärkraft för denna uppgift.
Även om Excel är ett mycket användbart program, räcker det för lagerhantering? För att svara på denna fråga, låt oss jämföra Excel-lagerhantering med programvara för lagerhantering.
Varför många företag använder Excel för lagerhantering
Excel är i grunden ett kalkylbladsprogram som använder cellrutnät för att snabbt konsolidera, organisera och beräkna data. Men det går utöver grundläggande aritmetik—Excel har mallar och funktioner för projektledning, redovisning, prognoser och andra yrkesuppgifter. Det är därför det också är många företags app för lagerhantering.
Excel har ett lågt inträdesbarriär eftersom det är ekonomiskt. Du behöver bara köpa en licens för Microsoft Office, och du är igång. Det är därför du hittar alla från nystartade företag till företag som använder det.
Dessutom är Excel mycket mångsidigt. Du kan anpassa den efter dina unika krav och lägga till makron, formler och mallar. Med Excel är du inte bara begränsad till tråkiga siffror. Du kan skapa kraftfulla grafer och diagram i Excel för att visuellt presentera och analysera data med en blick.
6 nackdelar med lagerhantering i Excel
Det råder ingen tvekan om att Excel erbjuder imponerande funktioner som nystartade företag och småföretag använder för att hantera sina lager. Men när företag växer uppstår problem på grund av Excels begränsningar som ett lagerhanteringsverktyg. Här är några av dess begränsningar.
1. Tidskrävande process & brist på automatisering
Större verksamheter hanterar mer omfattande inventeringar, som måste dokumenteras manuellt i Excel. Från att mata in och uppdatera data till att organisera och granska, Excel-lagerhantering kostar ett företag mycket manuellt arbete och tid.
I en idealisk värld skulle du vilja att Excel uppmanar dig efter att ditt lager har sjunkit till en viss nivå så att du kan beställa om. Tyvärr är det inte fallet på grund av bristen på automatisering i Excel.
2. Ökad risk för mänskliga fel
Ett annat problem med manuell datainmatning är risken för mänskliga fel. Även om sådana misstag ofta kan undvikas i mindre skala, är mänskliga fel nästan oundvikliga när man hanterar ett massivt inflöde av data från flera källor.
Till exempel kan en felaktig formel påverka flera celler, om inte hela kalkylarket, vilket leder till felaktiga rapporter. Till synes ofarliga kan sådana fel ofta generera felaktiga resultat som kostar ett företag miljontals dollar.
Att hitta och åtgärda dessa fel är ett helt nytt bollspel. Hur hittar du ett saknat kommatecken eller decimalpunkt i tusentals dataceller? Även om du hittar problemet måste det ofta åtgärdas över flera celler, vilket kan ta flera timmar.
3. Brist på realtidsuppdateringar
Effektiv lagerhantering kräver realtidsdata för snabbt och korrekt beslutsfattande. Det är dock omöjligt med Excel eftersom du måste uppdatera kalkylarket manuellt efter varje leverans eller såld produkt. Även med den mest engagerade personalen som är sugen på tillgängliga lager och förnödenheter, kommer dina Excel-data ofta att ligga ett steg efter.
På grund av bristen på realtidsuppdateringar måste företag ofta fatta beslut baserat på föråldrad data. Detta kan leda till flera problem, till exempel överstockning eller understockning.
4. Begränsat samarbete
Effektivt samarbete är viktigt för lagerhantering eftersom det handlar om data från flera källor. Det finns få samarbetsfunktioner i Excel förutom delning av arbetsbok, kommentarer och tillägg från tredje part. Samtidig uppdatering av lagerdata är dock ett krångel i Excel.
5. Brist på säkerhet och datahistorik
I alla företag behöver flera intressenter tillgång till specifika delar av lagerdata. Detta blir problematiskt när du arbetar med Excel eftersom det inte erbjuder rollbaserad åtkomst. En person med tillgång till inventariebladet kan antingen komma åt det helt eller inte alls, vilket gör det svårt att skydda känslig företagsinformation.
Även om du kan spåra ändringar i Excel räcker det inte för företag med större och mer komplexa lagerdatauppsättningar. Det är svårt att följa vem som gjorde ändringar i lagerdata, vilka ändringar som gjordes och när de gjordes.
En sådan begränsad revisionsspår gör det enkelt för vem som helst att ändra inventeringsdata för att dölja bedrägliga aktiviteter, vilket sätter integriteten hos inventeringsdatan på spel.
Varför byta till programvara för lagerhantering?
Om du stöter på problem när du hanterar ditt lager med Excel, är det dags att byta till programvara för lagerhantering. Till skillnad från Excel är den här programvaran speciellt utformad för lagerhantering och kombinerar sömlöst alla aspekter av lagerhantering, såsom försäljningskanaler, lagerpåfyllning och lagerhållning.
Förutom att erbjuda en helhetslösning, programvara för lagerhantering som Cin7 och Zoho inventering automatisera processen med aviseringar och varningar. De tillhandahåller specialiserade rapporteringsfunktioner som hjälper till att prognostisera försäljningstrender och fatta beslut som backas upp av lagerdata i realtid.
5 fördelar med programvara för lagerhantering jämfört med Excel
Den senaste programvaran för lagerhantering erbjuder enorma fördelar jämfört med Excel. Detta gör att problemen med automatisering och skalbarhet som Excel-användare möter blir överflödiga med programvara för lagerhantering.
Låt oss titta på fördelarna med appar för lagerhantering för att se hur det överträffar Excel.
1. Automation sparar tid och resurser för företaget
Programvara för lagerhantering automatiserar lagerhantering med hjälp av RFID-teknik eller streckkodsläsare. Det automatiserar också omordning. När dina lagernivåer når en viss tröskel genereras inköpsorder automatiskt, vilket förhindrar över- eller underlager.
Att automatisera processen gör saker hanterbara, vilket sparar företaget tid och resurser. Det är ett steg upp från Excel, vilket gör det mycket lättare att skala din verksamhet genom att strategiskt tilldela den sparade tiden och resurserna till vinstgenererande ansträngningar.
2. Mer tillförlitlig data
Genom att automatisera de flesta aspekter av lagerhantering, minimerar programvara för lagerhantering riskerna för mänskliga fel. Det gör inte bara den inhämtade informationen mer tillförlitlig, utan den skär också ner på den tid och de resurser som annars spenderas på att granska och åtgärda misstag.
Tillförlitlig data översätts till korrekta prognoser som är avgörande för alla företags tillväxt. Noggrann dataanalys kan hjälpa företag att fatta välinformerade beslut angående omordning och resursallokering, förbättra lönsamheten och möjliggöra skalbarhet.
3. Systemintegration blir en bris
Programvara för lagerhantering kan integreras med ditt företags andra avdelningar, såsom inköp, försäljning, konton, etc. En sådan sömlös integration räddar företag från att manuellt samla in data från olika avdelningar och konsolidera dem i en Excel-arbetsbok.
Skalning innebär ofta att man samtidigt gör affärer på flera försäljningsmarknader. Med Excel måste du skapa och hantera många arbetsböcker för inventering för olika försäljningskanaler och sträva efter att hålla dem tillförlitliga och uppdaterade.
En programvara för lagerhantering gör processen enklare genom att integrera alla kanaler. Du behöver inte gå igenom besväret med att hantera så storskalig data med programvara för lagerhantering, eftersom den automatiskt samlar in data och ger lagerspårning i realtid.
4. Enklare prognoser och planering
Excel lagerhantering släpar efter vad som händer på grund av dess manuella inmatning. Denna klyfta mellan ditt kalkylarksinventering och lagerinventering blir ett betydande hinder för effektiv prognoser, planering och beslutsfattande. I slutändan kämpar företag för att möta de ständigt ökande marknadskraven och misslyckas med att konkurrera med företag som använder automatiserade lösningar.
Användning av programvara för lagerhantering tar bort denna lucka med lagerdata i realtid. När som helst är du medveten om dina lagernivåer på flera platser, inköpsorder och mer. Prognos och planering blir enklare och mer exakt med hjälp av tillgänglig realtidsdata.
5. Ökad datasäkerhet med rollbaserad åtkomst
Till skillnad från Excel ger lagerhanteringsprogramvara rollbaserad åtkomst. Administratörer kan tilldela roller med olika behörigheter och tillgänglighetsnivåer.
En lagerchef kan till exempel ha fullständig tillgång till programvaran med behörighet att komma åt tillgänglig data, generera rapporter, lägga beställningar med mera. Samtidigt kan en datainmatningstjänsteman bara komma åt datainmatningsskärmar.
Rollbaserad åtkomst hjälper till att skapa och underhålla en företagshierarki och förbättrar säkerheten för känslig företagsinformation. Dessutom hjälper det att spåra vilka ändringar som gjordes i systemet, vem som gjorde dem och när. Detta ökar ansvarsskyldigheten och minimerar risken för integritetsintrång och bedrägeri.
Appar för lagerhantering hjälper till att skala din verksamhet
Excel är vanligtvis tillräckligt för ett litet företag, särskilt om det inte har pengar att spendera på specialiserade appar och tjänster. Detta är dock ett hinder för skalbarhet när ditt företag växer. Så det kommer en tid när märkbara problem uppstår. När den tiden kommer är specialiserad programvara för lagerhantering en del av lösningen.
Med programvara för lagerhantering kan företag hantera sina lager bättre genom att automatisera processen, ta bort mänskliga fel och förbättra samarbetet. Automatisering bör dock inte begränsas till lagerhantering. Företag bör alltid sträva efter att förbättra effektiviteten och lönsamheten genom att automatisera olika aspekter av verksamheten.
