Att beväpna dig med rätt produktivitetsapp kan vara nyckeln till att få mer gjort på kortare tid. Och i ditt försök att hitta den perfekta appen kommer du sannolikt att stöta på en till synes oändlig mängd alternativ.
Men innan du skyndar dig att ladda ner den första appen som lovar att göra dig till ett produktivitetskraftverk, överväg att markera följande rutor för att säkerställa att du får rätt alternativ. Vi kommer att täcka några viktiga saker för att hjälpa dig välja den bästa produktivitetsappen som passar dina behov.
1. Tänk på dina specifika behov för produktivitetsappen
När du väljer din nästa produktivitetsapp, utvärdera dina behov, arbetsvanor, preferenser och mål först. Att börja din sökning med avsikt hjälper dig att begränsa dina alternativ till verktyg som uppfyller dina specifika krav eller de du kan anpassa för att göra det. Detta hjälper dig också undvika att fylla upp dina enheter med appar som du kanske aldrig använder.
Så vad behöver du den här produktivitetsappen till? Behöver du ett verktyg som hjälper dig att organisera dina uppgifter, hålla reda på dina framsteg eller samarbeta med andra?
Hur är det med din arbetsstil? Är du en mångsysslare, eller gillar du att fokusera på en uppgift i taget? Föredrar du ett verktyg i kanban-stil som hjälper dig att snabbt visualisera dina uppgifter eller en mer traditionell linjär metod för att hantera projekt?
Genom att svara på alla dessa frågor innan du börjar din sökning hjälper dig att hitta rätt app för dina specifika behov.
2. Appens användargränssnitt och inlärningskurva
Att välja en app med ett intuitivt användargränssnitt är avgörande för att snabbt komma igång. När du väl har identifierat dina behov för appen, skulle du helst vilja ta minsta motståndets väg genom att välja en app med intuitiv navigering, tydliga ikoner och en stilren layout. Ett bra användargränssnitt låter dig också komma åt uppgifter och utföra ditt arbete med minsta möjliga antal klick.
Inlärningskurvan är också en viktig aspekt att överväga, eftersom den kommer att avgöra hur snabbt du kan bli bekant med appens funktioner och få jobbet gjort. En produktivitetsapp med en platt inlärningskurva är praktisk för användare som vill hoppa in och få saker gjorda utan mycket krångel, eftersom den är lätt att lära sig och använda.
Om du till exempel är student och bara behöver något för att spåra dina uppgifter, tentor och förfallodatum, då vill du ha något enkelt som några av de bästa studieplaneringsapparna vi har sammanställt.
Å andra sidan, om du behöver något som erbjuder avancerade funktioner, tung anpassning och massor av integrationer, har produktivitetsappen du letar efter vanligtvis en brant inlärningskurva. Ändå är det värt ansträngningen att förstå det, eftersom du kan se till att appen du väljer passar ditt arbetsflöde som handen i handsken.
Men oavsett om du får ett enkelt verktyg eller något som låter dig göra nästan allt, är det viktigaste att appen uppfyller dina behov och passar din arbetsstil.
3. Integration med andra produktivitetsappar
Att använda flera produktivitetsappar för specifika användningsfall kan ha fördelar, men att jonglera mellan dessa verktyg kan också leda till kontextbyte som saboterar din produktivitet. Till exempel, som distansarbetare kan du ofta behöva växla mellan din projektledningsapp och kommunikationsverktyg.
Lyckligtvis erbjuder vissa produktivitetsappar integrationer med andra verktyg som låter dem kommunicera och dela data, vilket ger dig tillgång till all information du behöver på ett ställe. På så sätt behöver du inte hoppa mellan flera appar, vilket kan vara distraherande och tidskrävande.
Genom att till exempel integrera din uppgiftshanteringsapp och kalender kan du synkronisera dina uppgifter med ditt schema för ett mer organiserat arbetsflöde.
4. Kompatibilitet med dina enheter
Nästa sak att tänka på när du väljer din nästa produktivitetsapp är kompatibilitet med de enheter du använder. Vissa appar kanske bara är tillgängliga på specifika plattformar, så det är värt att kontrollera om din enhet stöder appen innan du köper dem.
Helst skulle du vilja ha en app som fungerar på alla dina enheter, så att du kan komma åt den när och var som helst. Detta säkerställer också att du inte förlorar din data om du någonsin behöver byta från ett operativsystem till ett annat. Men du kanske inte har så mycket val om du behöver ett specifikt verktyg designat för en viss plattform.
5. Arbetsflödesautomatisering
Vi slår vad om att du spenderar en stor del av din arbetsdag på vardagliga uppgifter som håller dig borta från värdefullt arbete. För att få tillbaka en del av den dyrbara tiden måste du leta efter ett produktivitetsverktyg med funktioner för automatisering av arbetsflöden. Tack och lov flera AI-drivna produktivitetsverktyg kan hjälpa till att effektivisera ditt arbetsflöde och öka din produktivitet.
Du kan till exempel använda Notion AI som din anteckningsapp och för att automatisera uppgifter, som att sammanfatta anteckningar, förbättra ditt skrivande, be om förklaringar och mer. Om du är en distansarbetare som tillbringar mycket tid i virtuella möten, kan en AI-driven mötesassistent som Otter hjälpa till att göra mötesanteckningar åt dig.
6. Akta dig för "Shiny New Toy Syndrome"
Bli inte offer för "shiny new toy"-syndromet när du väljer din nästa produktivitetsapp. Även om det kan vara frestande att ladda ner de senaste apparna med alla klockor och visselpipor, kanske de inte passar dig bäst.
Visst, du kommer sannolikt att njuta av en tillfällig produktivitetsökning när du njuter av den glädjande känslan av att upptäcka ett nytt verktyg. Din produktivitet kommer dock gradvis att sjunka när nyheten tar slut och med insikten om att appen inte uppfyller dina behov.
Så, utvärdera din nuvarande verktygslåda istället för att ladda ner de senaste produktivitetsapparna. Om du inte nyligen tog på dig nya uppgifter som kräver mer komplexa verktyg, kanske du redan har de produktivitetsappar som bäst passar dina behov. I detta fall, du behöver inte fler produktivitetsappar, eftersom de kommer att leda till fler distraktioner.
7. Kontrollera recensioner och betyg
Innan du laddar ner eller köper en produktivitetsapp är det värt att kolla in recensioner och betyg från andra användare. Detta hjälper dig att få värdefulla insikter om appens effektivitet, användbarhet och nackdelar.
De bästa ställena att göra detta är vanligtvis de officiella appbutikerna. Du hittar användarrecensioner och betyg som ger dig en uppfattning om vad du kan förvänta dig av appen. Användare nämner till exempel ofta om en app är buggig, långsam eller kraschar regelbundet.
Slutligen bör du också överväga att välja appar som erbjuder gratis provperioder för att testa appen på egen hand innan du förbinder dig till ett köp. Detta gör att du kan ta reda på om appen passar ditt arbetsflöde och om den ger tillräckligt mycket för pengarna.
Markera dessa rutor för att komma närmare rätt produktivitetsapp
Så många produktivitetsappar lovar att ta din produktivitet till nästa nivå. Även om du kan bli frestad att rusa in och ladda ner den senaste glänsande leksaken, är det viktigt att ta ett steg tillbaka för att utvärdera dina behov först. Detta hjälper dig att fatta ett välgrundat beslut och säkerställa att du väljer rätt app för dina behov.
