7 digitala utrymmen att rensa för att öka din produktivitet

Nuförtiden, med så mycket av din tid tillbringad online, är det lätt för dina digitala utrymmen att bli rörig. Detta digitala skräp fyller upp din lagring, skapar en röra på dina skärmar och saktar ner dina enheter. Digital röran splittrar också din uppmärksamhetsförmåga och tömmer din produktivitet.

Som sagt, på samma sätt som att städa upp dina fysiska arbetsytor, kommer att rensa dina digitala utrymmen att påverka ditt välbefinnande och produktivitet avsevärt. Här täcker vi några digitala utrymmen som skulle kunna behöva en städning.

1. Städa upp din dators skrivbord

Låt oss börja med det digitala utrymme du sannolikt tillbringar mest tid i - din dators skrivbord. Det här är det första utrymmet du ser när du startar din dator, och det innehåller även dina viktiga arbetsfiler, skärmdumpar, spel, jobbappar och allt däremellan.

Ett rörigt skrivbord gör det svårt att hitta det du letar efter, så ta dig tid

hantera och organisera dina datorfiler. Du kan börja med att följa dessa tips:

• Undvik att göra ditt skrivbord till destinationen för dina nedladdningar, eftersom detta kommer att fylla upp det och skapa en enda röra. Skapa istället avsedda mappar för varje filtyp i din Nedladdningar mapp.
• Ta bort eller avinstallera alla oanvända eller flera versioner av samma program, filer, bilder och dokument på ditt skrivbord. Kopiera alla viktiga filer du inte använder ofta till en extern enhet eller molnlagring för att frigöra utrymme.
• Organisera de återstående filerna på skrivbordet i mappar och ge varje mapp ett meningsfullt namn, som "Arbetsprojekt" eller "Bilder".
• Lägg till ofta använda program i aktivitetsfältet längst ned på skärmen.
• Lägg till en minimalistisk skrivbordsbakgrund för ett rent och stökigt utseende.

Din dators skrivbord sätter tonen för din arbetsdag, så se till att det är ett städat, organiserat utrymme.

2. Organisera din webbläsare

Din webbläsare är ett annat digitalt utrymme som snabbt kan bli rörigt när du öppnar flera flikar. Detta tar en stor del av ditt RAM-minne och kan få din dator att sakta ner eller krascha, för att inte tala om att det är väldigt distraherande.

Även om du vill utveckla vanan att fokusera på en flik i taget, är det inte alltid lätt. Det finns dock andra sätt att organisera dina webbläsarflikar och öka din produktivitet, Inklusive:

• Bokmärk webbplatser och sidor för att komma åt dem i framtiden. Du kanske också vill granska dina bokmärken då och då och ta bort alla som du inte längre behöver.
• Använda en förlängning som OneTab som samlar alla dina öppna flikar till en enda flik sparar minne och förhindrar distraktioner.
• Utnyttja Google Chromes flikgrupper för att skapa kategorier för olika flikar och snabbt växla mellan dem.
• Ta bort oanvända webbläsartillägg som gör din webbläsare långsammare.

Genom att hålla din webbläsare organiserad och fri från distraktioner kan du arbeta mer effektivt samtidigt som du förhindrar att den kraschar eller saktar ner.

3. Rensa din e-postinkorg

Varför får du fortfarande e-post från tjänster som du slutade använda för ett decennium sedan? Om din e-postinkorg ser ut som en oändlig lista med oöppnade e-postmeddelanden är det dags att vidta åtgärder. Din inkorg för e-post är inte en lagringsenhet för shoppingerbjudanden eller irriterande nyhetsbrev, så det är viktigt att rensa och organisera dina e-postmeddelanden för att öka produktiviteten.

Detta hjälper dig att hålla koll på viktiga e-postmeddelanden och minska stressen. Här är några tips för att rensa ut din e-postkorg:

• Avsluta prenumerationen på nyhetsbrev eller andra e-postmeddelanden du inte längre behöver. Ta för vana att avsluta prenumerationen på nyhetsbrev och e-postmeddelanden som du inte tänker läsa när de kommer in.
• Skapa ett annat e-postkonto för icke-nödvändiga e-postmeddelanden. Du kan använda detta e-postkonto för att registrera dig för onlinetjänster, reklammeddelanden och nyhetsbrev.
• Om du är en Gmail-användare kan du sortera din Gmail-inkorg efter avsändare, ämne och etikett för att snabbt hitta e-postmeddelanden.
• Anpassa dina e-postaviseringar och blockera tid för e-postrelaterade aktiviteter för att undvika distraktioner.

Att spendera för mycket tid i din e-postkorg känns ofta som en produktiv ansträngning, men det är inte nödvändigtvis fallet. Genom att tömma din inkorg kan du fokusera på viktigare uppgifter och hålla ordning.

4. Rensa upp din smartphone

Din smartphone är din vardagliga följeslagare, så det är lätt för den att bli belamrad med appar, filer, bilder och aviseringar. Plus, om du är en distansarbetare, är chansen stor att du litar mer på din smartphone för arbetet. Som sagt, det är viktigt att städa upp och organisera din smartphone för att förbli produktiv. Här är några tips som hjälper dig att uppnå detta:

• Ta bort oanvända appar från startskärmen. Dessutom, om du ofta blir distraherad av appar för sociala medier på din smartphone, överväg att ta bort dem och använda deras webbaserade versioner istället. Detta lägger till ett extra steg, vilket gör det svårare att komma åt dem.
• Ordna liknande appar i mappar och ge varje mapp ett meningsfullt namn. Du kan ha appar för produktivitet, underhållning och kommunikation i separata mappar.
• Använd molnlagringslösningar för att säkerhetskopiera viktiga filer och dokument. Detta frigör lite lagringsutrymme på din enhet och gör det lättare att komma åt filer var som helst.
• Anpassa dina aviseringar för att spegla dina arbetstider och undvika distraktioner. Till exempel skulle du inte vilja ta emot TikTok- eller Instagram-aviseringar under arbetstid, eftersom det kommer att distrahera dig och belamra ditt meddelandecenter.

Om du går igenom din kontaktlista är chansen stor att du inte känner igen de flesta kontakter. Den här listan kan vara fylld med kontakter som du kanske har lagt till för flera år sedan men som du inte nödvändigtvis behöver hålla kontakt med nu, eller de senaste kontakter som du inte har sparat ordentligt. Att hålla dina kontakter organiserade hjälper dig att snabbt hitta rätt personer och undvika besvärliga situationer. Här är några tips som hjälper dig att organisera din kontaktlista:

• Säkerhetskopiera dina kontakter i ditt iCloud- eller Google-konto. Detta säkerställer att dina kontakter alltid är säkra och kan nås från vilken enhet som helst.
• Namnge dina kontakter baserat på sammanhanget i ditt förhållande. Om du till exempel anslutit till någon på ett nätverksevenemang, lägg till deras namn följt av "Nätverkshändelse."
• Lägg till andra detaljer, som e-postadresser, till dina kontakter.
• Slå samman dubbletter av kontakter och ta bort kontakter som du inte längre behöver.
• Lägg till ofta använda kontakter till din Favoriter lista. Detta hjälper dig att snabbt hitta dem när det behövs.

Sociala medier kan bli en tidssuger och produktivitetsdödare när du bläddrar igenom oändliga flöden med irrelevant innehåll. Detta är inte ett försök att föra krig mot sociala medier, utan snarare ett försök att rensa bort ditt flöde, så att du kan få kontakt med de människor och varumärken du verkligen bryr dig om.

Att rensa bort det här digitala utrymmet hjälper till att eliminera bruset, hålla dig fokuserad på det som är viktigt och bibehålla en positiv mental hälsa. Här är några tips som hjälper dig att rensa bort dina sociala medier:

• Sluta följa personer och varumärken som inte längre intresserar dig.
• Följ nära vänner, familjemedlemmar och personer som delar relevant innehåll.
• Gilla, kommentera och dela inlägg som passar dina intressen. Detta kommer att hjälpa algoritmerna att visa mer relevant innehåll.
• Stäng av konton som gör inlägg för ofta eller är irrelevanta för dig.
• Ta bort triggers som stör din produktivitet. Om du till exempel tenderar att bli distraherad av aviseringsmärken på dina appikoner, inaktivera dem.

7. Konfigurera och organisera ditt uppgiftshanteringssystem

Detta är en annan viktig digital plats som behöver särskild uppmärksamhet. Det bästa sättet att uppnå dina mål och förbli produktiv är att ha en plan och organisera dina uppgifter för maximal effektivitet. En rörig uppgiftslista kan vara överväldigande och göra det svårt att fokusera. Här är några tips som hjälper dig att komma igång:

• Använd aktivitetshanteringsappar för att lista och organisera dina uppgifter. Du kan använda appar som Trello eller Asana för att hålla dina uppgifter organiserade.
• Prioritera uppgifter utifrån vikt och brådska. Du kan uppnå detta genom att förbereda dina att göra-listor med hjälp av Eisenhower-matrisen.
• Dela upp större uppgifter i mindre bitar.
• Se över din uppgiftslista regelbundet och rensa bort utförda uppgifter.
• Sätt deadlines och se till att du håller dig till dem.

Rensa och organisera dina digitala utrymmen för att förbli produktiv

Att rensa bort dina digitala utrymmen kommer att göra det lättare för dig att hålla dig produktiv. Genom att ta lite tid att städa upp och organisera dina digitala utrymmen kommer du att kunna hålla fokus på det som är viktigt och eliminera distraktioner. Att göra detta regelbundet hjälper dig att hantera din tid mer effektivt och göra fler framsteg mot dina mål.