För många människor är att kolla e-post en oundviklig del av deras arbetsliv eller akademiska liv. E-postberoende (eller e-posttrötthet) kan dock smyga sig på nästan vem som helst, och det är lätt att ha för vana att kolla in din inkorg hela dagen och natten.
Så här skapar du en hälsosammare relation med e-post för att minska stress, samt njuta av din stilleståndstid med färre distraktioner. I de allra flesta fall kräver inte nya meddelanden omedelbar uppmärksamhet ändå.
Om e-postberoende
Hur ofta kollar du e-post under dagen? I allmänhet är det att kolla e-post mer sällan – säg ungefär tre gånger om dagen – förknippat med mindre stress och överväldigande känslor, enligt Datorer i mänskligt beteende. Chansen är stor att många e-postanvändare tenderar att kontrollera sina konton mycket närmare.
På dess ansikte är detta inte en dålig sak: du försöker ta ansvar och svara på meddelanden i tid. Detta kan dock leda till känslan av att du måste hålla ett ständigt öga på din inkorg.
Även om vissa människor behöver övervaka e-postmeddelanden så noga för sin professionella framgång, kan många andra dra nytta av att öppna sina inkorgar lite mer sällan. I de flesta fall kan de meddelanden som innehåller annonser som du inte bryr dig om eller mötespåminnelser vänta några timmar.
Så här minskar du tiden du spenderar på att kontrollera (och oroa dig för) e-post varje dag.
1. Håll e-post från din telefon
Minska e-posttröttheten i vardagen genom att radera alla e-postmeddelanden från din telefon. Detta kommer att ta bort frestelsen att skanna inkorgen under udda ögonblick under dagen, särskilt när du är utanför dygnet. Det kan bli en aktivitet endast för datorer.
2. Kontrollera din inkorg vid specifika tider
Sikta på att kolla e-post vid specifika tider under dagen, t.ex. kl. 9.00, 12.00 och 16.00. (eller vilket arrangemang som fungerar för ditt schema). Sikta på tre uppsättningar gånger om dagen eller ännu färre, beroende på dina behov.
Denna strategi, ibland känd som e-postbatching, tenderar att involvera mindre känslomässig utmattning från e-post, per Internetinterventioner. Istället för att känna att du måste vara tillgänglig hela tiden, blir e-post en mer hanterbar aktivitet som bara sker några gånger om dagen.
Om du är orolig för att låta potentiella e-postkorrespondenter vänta, ställ in ett automatiskt svarsmeddelande. Konfigurera a återkommande semestersvar i Gmail med ett meddelande som anger de tider du vanligtvis kontrollerar e-post varje dag. Som en potentiell backup, inkludera ett telefonnummer och instruera meddelandemottagarna att ringa eller sms: a i händelse av att något kräver akut uppmärksamhet.
För det mesta kan att sätta dessa gränser med e-postövervakning leda till en mycket större sinnesfrid, samtidigt som du ser till och svarar på viktiga meddelanden i tid. Det är det bästa av två världar.
3. Sluta kolla e-post först på morgonen
Ungefär en tredjedel av millennials kollar e-post så fort de vaknar, enligt en undersökning från Sömnrådgivare, även om denna praxis ofta inkluderar ökad ångest. Impulsen är förståelig – du vill få ett hopp på arbetsdagen eller dina studier – men det är inte det trevligaste sättet att tillbringa en förmiddag. Tankar om den väntande att-göra-listan börjar plinga runt i din hjärna innan du ens har stigit ur sängen.
Motstå istället lusten att öppna inkorgen först på morgonen och skapa en bättre morgonrutin som inkluderar några aktiviteter du tycker om. Piska ihop en läcker frukost, stretch eller journal för en stund. Alla väntande e-postmeddelanden kan vänta.
4. Var uppmärksam på din kontrollimpuls
När känner du oftast behov av att kolla e-post? Är det direkt efter att ha vaknat eller hela dagen närhelst det finns några minuters stillestånd? Kontrollimpulsen kan vara så vanemässig och automatisk att du inte riktigt märker det.
För att hålla ett öga på denna vana, ladda ner appar utformade för att hjälpa dig att ändra dina vanor, såsom Strides. Sätt upp ett mål för att minska antalet gånger du kollar e-post, eller (när det är möjligt) den tid du spenderar på att interagera med e-post helt och hållet. Att bestämma sig för ett tydligt mål kommer att göra det lite mer genomförbart att minska på e-posttiden.
5. Stäng fliken E-post på din dator
Det är lätt att lämna e-postfliken öppen medan du arbetar, genom att trycka på fliken varje gång ett nytt meddelande kommer. Aviseringsdistraktionen från e-post kan dock få koncentrationen att spåra ur och avbryta arbetsflödet. Inte överraskande är att kolla e-post en av de vanliga uppgiftshanteringsutmaningar som gör det svårt att fokusera på vad du behöver göra.
Om möjligt, uppmuntra ditt team att kommunicera med ett annat verktyg, som Slack eller Microsoft Teams. Chattfunktioner kan i många fall ersätta e-postkommunikation.
Om det är svårt att bryta vanan, logga ut från din e-post och tvinga dig själv att skriva inloggning och lösenord varje gång. Det lägger till ett extra steg till hela processen och gör den mindre automatisk. Med tiden kommer du dock att uppskatta förmågan att fokusera utan att ständigt titta på e-postfliken och vänta på att ett inkommande meddelande ska visas.
6. Spåra din tid på e-post
Att övervaka exakt hur mycket tid du lägger på e-post kan göra det lättare att skära ner. På en iPhone visar skärmtidsfunktionen hur mycket tid du spenderar på e-postappen. Samtidigt hjälper Androids verktyg för digitalt välmående inte bara att spåra din tid på e-post, utan de låter dig också lägga e-postmeddelandet i en specifik jobbapp som förblir dold när du är utanför dygnet.
Alternativt kan du använda en tidsspårningsapp som Toggl Track eller RescueTime för att övervaka e-postanvändning. Ibland räcker det att bara se vart din tid tar vägen för att dra ner på dina e-postvanor.
Tämja din e-postkontrollvanor för att minska stress
Du är knappast ensam om du har svårt att motstå lusten att kika i din inkorg hela dagen, men det är en brytbar vana. Genom att hålla e-postappar borta från din telefon, begränsa antalet gånger du kontrollerar det varje dag och helt enkelt bli fler medveten om din tendens att titta på inkorgen, är det möjligt att övervinna e-postöverväldigande och frigöra tid för andra aktiviteter.
Testa dessa tips för att se vilka som hjälper dig att hantera dina e-postvanor bäst, och på nolltid kommer du att känna dig lite mindre bunden till dessa inkorgsaviseringar.
