Ett bra produktivitetssystem är viktigt, särskilt om ditt arbete innebär att spendera mycket tid vid din dator. Utan en sådan är det för lätt att få din uppmärksamhet att sugas in på många områden – och för att du inte ska gå vidare med de mål du vill uppnå.
Om du är intresserad av att optimera din produktivitet har du nästan säkert hört talas om Apple Calendar förut. Notion är en annan app som har vunnit betydande dragkraft de senaste åren, med sådana som Ali Abdaal och Thomas Frank som särskilt starka förespråkare.
Men vilken app är bättre för daglig planering, och – i detta avseende – vad kan var och en erbjuda dig? Ska du överväga att använda dem tillsammans istället för att välja det ena eller det andra? Låt oss ta reda på.
1. Arrangera möten
En kalender är det bättre alternativet för att arrangera möten och andra evenemang. Du kan enkelt välja om du vill att dina evenemang ska pågå hela dagen eller för specifika tidsluckor, och det är enkelt att bjuda in folk. Dessutom kan du inkludera bilagor, anteckningar eller länkar till användbara resurser. När du använder en kalenderapp kommer du också att tycka att det är enkelt att acceptera alla händelser du är inbjuden till.
Begreppet är dock inte värt att ignorera helt. Du kan använda mallar för att skapa kalendrar, vilket ger dig en fullständig överblick över dina kommande åtaganden.
2. Blockera din tid
För många människor är tidsblockering ett effektivt sätt att se till att du lägger tillräckligt med tid på meningsfulla uppgifter. Om du inte planerar din tid riskerar din dag att bli splittrad. Dessutom kanske du misslyckas med att göra så mycket framsteg på dina stora projekt och mål som du vill.
Förutom att arrangera evenemang kan du även använda en kalender för att blockera tid för viktigt arbete. Du kan använda samma verktyg som nämns i föregående avsnitt för att uppnå detta, till exempel att välja hur mycket tid du vill tilldela. Om du är prövar Pomodoro-tekniken, till exempel kan dina behov skilja sig från någon annans.
Du kan skapa en mall i Notion som låter dig planera din dag, men det är lättare att använda en kalender. Om du inte har en Apple-enhet kan du prova öka din produktivitet med Google Kalender istället.
3. Ytterligare funktioner för daglig planering
Varje app i ditt produktivitetssystem bör uppfylla ett av dina behov, men det är alltid trevligt när du har ytterligare funktioner att arbeta med. Medan kalendern var bäst i de två föregående kategorierna, tar Notion priset i det här avsnittet.
Notion har flera funktioner som du kan använda för att planera din dag bättre. Du kan till exempel sammanfatta dina viktigaste uppgifter för varje veckodag och lägga till dessa på samma sida. När du använder Notion, kan du också ladda ner mallar som låter dig kartlägga dina mål och spåra dina framsteg mot dem.
Du kan dock också anpassa ett par saker i kalendern. Du kan till exempel bestämma om du vill se ditt schema baserat på månaden som helhet – eller ditt år, dag eller vecka.
4. Enheter du kan använda dessa appar på
Begrepp och kalender skiljer sig ganska markant åt i kapacitet över flera enheter. Som med andra Apple-utvecklade appar kan du bara använda Apple Calendar inom nämnda ekosystem. Om du inte använder Apple-enheter måste du söka ett alternativ.
Precis som Apple Calendar är Notion tillgängligt på Apple-enheter. Du kan ladda ner den officiella appen för iOS och iPad från App Store, och en nedladdning för Mac finns tillgänglig på Notions webbplats. Om du hellre inte vill ladda ner appen för din Mac kan du också använda Notion i din webbläsare.
Förutom Apple-enheter kan du också använda Notion på Android. Dessutom har företaget en app för Windows.
5. Ställa in återkommande uppgifter
Många av oss behöver utföra liknande uppgifter flera gånger i veckan; att kolla e-post är ett exempel. Ja, vi kan lägga till dessa i våra kalendrar varje gång – men att göra det är lika monotont och tidskrävande.
Med Apple Calendar kan du enkelt ställa in återkommande uppgifter. Du kan välja om du vill att den ska upprepas varje dag, vecka, månad eller år. Alternativt kan du bestämma en anpassad tidsskala.
Om du vill skapa återkommande uppgifter i Notion kan du prova att skapa dagliga att-göra-listor och helt enkelt avmarkera dem varje gång. För funktioner som inte är tidskänsliga kan du hitta det ställa in återkommande uppgifter med Todoist är ett bättre alternativ.
6. Skapa att-göra-listor
Om du vill skapa grundläggande att-göra-listor är Notion ett bättre val än Apple Calendar. Allt du behöver göra är att skapa en ny sida och skriva / på tangentbordet innan du väljer Att göra lista från Grundläggande block sektion. Du hittar många mallar som låter dig göra att-göra-listor, och du kan också skapa dina egna.
7. Anpassningsalternativ
Produktivitetsapparnas primära funktion är att hjälpa dig ta kontroll över ditt arbetsflöde. Men samtidigt är det trevligt om du kan anpassa allt så att det ser ut hur du vill. Apple Calendar och Notion skiljer sig åt i sina alternativ på det här området, men du har val för båda.
Apple Calendar låter dig ändra färgerna på varje kalender du lägger till i appen. Du kan välja bland ett urval av färdiggjorda, men du har också möjlighet att välja din egen om det är lättare för dig. Med Apple Calendar kan du också bestämma vilka kalendrar du vill visa – och de som du hellre vill dölja från din vy.
I Notion har du många anpassningsalternativ. Du kan till exempel lägga till emojis på varje sida. Utöver det kan du välja mellan tre olika typsnitt att skriva på din sida. Notion ger också kontroll över din sidbredd och textstorlek.
8. Bjud in andra att samarbeta
Samarbete är en avgörande del av att vara produktiv, särskilt om du arbetar på distans eller som en del av en hybridmodell. Och i Notion och Kalender hittar du ett urval av alternativ. I Apple Calendar kan du dela några av dina kalendrar med andra via en länk. Du kan också bestämma om du vill att dessa ska vara offentliga eller inte.
Med Notion kan du bjuda in andra användare till din arbetsyta. Hur många personer du kan lägga till i ett utrymme beror dock på ditt medlemskap. Gratisversionen låter dig bjuda in upp till 10 gäster; för betalda planer överstiger antalet 100.
Idé och kalender bör båda vara en del av ditt produktivitetsekosystem
Istället för att titta på "Notion vs. Kalender”, att tänka på hur du kan använda de två apparna tillsammans är ett mycket klokare tillvägagångssätt. Båda kompletterar varandra, och du får ett mycket bättre avrundat produktivitetssystem genom att spela efter deras styrkor.
En kalender är ett utmärkt verktyg för att planera specifika händelser under din dag, men du kan använda Notion för att skissera helheten. Dessutom är det praktiskt för att skapa enkla att-göra-listor.
