Human Resource (HR) planering är en kritisk faktor för att avgöra framgången för ett företag. En HR-plan kan hjälpa dig att förstå var din personal befinner sig för närvarande och om du har tillräckligt med personal för att hantera framtida behov. Du kan identifiera den utbildning som personalen kan behöva i framtiden för att öka sin produktivitet eller anpassa sig till ny teknik.
HR-planen bör överensstämma med organisationens övergripande strategi. Du behöver veta vilka projekt företaget har planerat för framtiden för att förstå människan resurser som organisationen kommer att kräva för att utföra dem på ett kostnadseffektivt, produktivt och effektivt sätt.
1. Undersök din organisations nuvarande personalkompetens
För att avgöra hur din plan presterar måste du fastställa baslinjeproduktiviteten för den aktuella situationen. Du måste granska nuvarande entreprenörer och anställda och bestämma utbildning, erfarenhet, kompetens, kostnad och produktivitet.
Utvärderingar kan avslöja kritiska områden för förbättringar på arbetsplatsen och anledningen till dem, vilket hjälper chefer att fokusera på områden där det finns ett behov. Processen kan hjälpa dig att upptäcka oväntade möjligheter och styrkor, inklusive att identifiera anställda som kan dra nytta av avancerad utbildning eller befordran.
Regelbundna utvärderingar kan vara ett värdefullt verktyg för att förstå en organisations svagheter och styrkor och låta dig övervaka framgången för de genomförda förändringarna. Det låter dig också reagera på misstag snabbare och dra nytta av framgång om lösningarna presterar bättre än förväntat. När du undersöker din nuvarande personal, var uppmärksam på prestationsnivåer, antalet anställda, förmåner, befattningar, färdigheter och kvalifikationer.
2. Förutsäg framtida förändringar av nuvarande personal
Med hjälp av din organisations strategiska plan som referens gör du förutsägelser om framtida personalbehov. Att utvärdera organisationens nuvarande position jämfört med en uppskattning av framtida behov är avgörande för att skapa en ordentlig HR-plan.
Du måste identifiera ditt arbetsutbud, klassificera dem efter typ och jämföra det med den framtida efterfrågan organisationen förväntar sig. Målet är att utnyttja arbetsutbudet för att säkerställa att du kan möta organisationens efterfrågan utan att överskrida den.
Det kan vara utmanande att förutsäga oväntade händelser som en pandemi, naturkatastrofer eller tekniska framsteg som kan påverka marknaden. Vissa organisationer minskar risken genom att förutsäga efterfrågan varje månad utöver att förutsäga efterfrågan flera år i förväg.
Ju längre ut förutsägelserna är, desto större risk tar du när du agerar på dem. Uppsidan är att om dina långsiktiga förutsägelser stämmer, tjänar organisationen på att vidta åtgärder innan tävlingen.
3. Gör en gapanalys för att fastställa personalbehov
När du har slutfört steg 1 och 2 kan du identifiera om det finns några betydande luckor. En gapanalys kan lägga upp specifika behov som kan överbrygga gapet mellan organisationens nuvarande arbetskraftsutbud och den förväntade framtida efterfrågan. Om en av frågorna är atmosfären kanske du är intresserad av att lära dig hur man skapar en produktiv arbetsmiljö för de anställda.
Några frågor du bör ställa dig själv när du gör din gapanalys inkluderar:
- Arbetar alla anställda efter sina styrkor i sina nuvarande roller?
- Bör anställda lära sig ytterligare färdigheter?
- Behöver organisationen fler chefer?
4. Kombinera HR-plan till en större organisationsstrategi
När du har slutfört de tre första stegen kan du börja implementera organisationsförändringar. Det är viktigt att kommunicera planen med organisationens avdelningsledare, vilket kan inkludera potentiella utbildningsprogram och lobbying för ytterligare medel från ledande befattningshavare. Du kommer att behöva se över och justera planen för att tillgodose förändringar i organisationens mål.
Sätt att utveckla och genomföra din personalplan
Personalpersonal använder tekniska verktyg för att hjälpa dem att skapa, planera och övervaka utvecklingen av sin HR-strategi. Här är några av verktygen som de använder:
Undersökningar
Att kartlägga din personal är ett utmärkt sätt att lära sig om ett specifikt HR-ämne och göra nödvändiga ändringar. Du kan använda SurveyMonkey eller Google Formulär att skapa din personalundersökning, och du kanske är intresserad av att lära dig hur man skapar en medarbetarundersökning på distans med hjälp av Paperform.
Du kan använda frågeformulär för att lära dig:
- Hur ledningen upplever personalens kompetensnivåer och produktivitet
- De typer av utbildningsprogram som personalen är intresserad av
- Om anställda är nöjda med de förmåner och kompensationsprogram som organisationen erbjuder
- Hur medarbetarna tycker om företagskulturen och om de känner sig kopplade till arbetsmiljön
- Antalet anställda som känner att organisationen värdesätter dem
- Om anställda känner att det finns avancemang möjligheter inom organisationen
- Svaga punkter som kan leda till minskad produktivitet eller hög omsättning
HR Dashboards
Organisationer kan få en anpassad HR-dashboard utvecklad, eller så kan de köpa en. Programvara som BambooHR och Paycor Perform stödjer planeringsprocessen eftersom de samlar in och visar värdefull information. Läser om bästa verktyg för spårning av anställdas närvaro för din arbetsplats kan vara till hjälp.
Några saker du kan spåra med HR-instrumentpaneler inkluderar:
- Omsättningshastighet
- Personalnöjdhet
- Personalens produktivitetskapacitet
- De anställdas kompetensnivåer
- Interna kampanjer
- Engagemang från jobbkandidater
Performance Management System
Programvara som WorkForceHub och WorkZoom kan hjälpa dig att bedöma anställda och deras prestationer. Du kan ge och hålla reda på prestationsbetyg över tid och övervaka medarbetarnas förbättringar.
Prestationshanteringssystem är till hjälp för HR-planeringsprocessen eftersom de låter dig se vilken typ av framgång organisationen kan uppnå genom att erbjuda utbildning eller göra förändringar i personalen roller. Du kan vara intresserad av att lära dig mer om bästa appar och integrationer för personaligenkänning.
Human Resource Information Systems (HRIS)
Monday.com och Tråkigt är exempel på HRIS-programvara som kombinerar olika HR-verksamheter, som bland annat sammanfattar anställning, inskrivning, rekrytering, personalomsättning, produktivitet och tillfredsställelse. HRIS låter dig automatisera vissa funktioner, som att logga anställdas timmar och sortera jobbförfrågningar. Du kan använda systemet för att ändra din HR-plan eller mäta framstegen för de ändringar som redan gjorts.
Programvara för kompensation och förmånsanalys
Du kan använda programvara som t.ex Zenefits eller Dayforce HCM för att jämföra löner och förmåner med populära förmånsalternativ och ekonomiska trender. Att använda programvaran kan vara till hjälp i planeringsprocessen för att bekräfta om anställda får löner och förmåner som ligger i linje med de bredare branschtrenderna. Du kan också använda verktyget för att förbättra personaltillfredsställelsen, minska omsättningen och förbättra produktionskapaciteten.
Det finns många verktyg tillgängliga som kan hjälpa dig att planera och hantera ditt HR-ansvar. Oavsett om du arbetar för ett stort företag eller ett litet företag, kan du hitta lösningar för att möta din budget. Att framgångsrikt hantera en av dina mest värdefulla resurser, din personal, är en faktor som kan göra eller bryta en organisations framgång.
Oavsett om organisationens personal arbetar på distans eller på kontoret, finns det verktyg som medarbetarna kan använda för att ge dig en tydlig bild av hur de tycker om organisationen och sin framtid inom den. Är du bekant med Google Workspace-appar som kan hjälpa din HR-ledning?