Det kommer att ta mycket tid om du behöver skicka många personliga e-postmeddelanden manuellt. Bra att det finns Mail Merge – ett Google Sheet-tillägg som låter dig använda en databas för att skicka anpassade e-postblaster snabbt. När du väl har ställt in tillägget i dina Google-ark behöver du bara förbereda en e-postmall med platshållare, så är du igång.

Dra nytta av den här funktionen om du behöver skicka ett gäng riktade e-postmeddelanden men inte vill satsa på en automatiserad marknadsföringslösning. Kolla in hur du konfigurerar och använder Mail Merge i Google Kalkylark.

Hur man använder Mail Merge i Google Sheets

Vi delade in stegen för att använda Mail Merge i Google Sheets i tre delar, med flera steg för varje.

Följ instruktionerna nedan noggrant för att förstå processen och implementera den framgångsrikt.

Del 1: Installera Mail Merge

Det första du behöver göra för att komma igång är att installera Mail Merge.

Helt enkelt gå till Mail Merge i Google Workspace Marketplace och slå på Installera knapp. Välj Fortsätta i bekräftelseprompten.

instagram viewer

Välj sedan ditt föredragna e-postkonto och klicka Tillåta för att säkerställa att tillägget har den åtkomst som krävs. När installationsprocessen är klar ställer du in funktionen i Google Kalkylark.

Följ stegen nedan för att fortsätta med det:

  1. Starta Google Sheets och klicka på Fliken Tillägg i menyfliksområdet.
  2. Välja Mail Mergemed bilagor från snabbmenyn och klicka på Aktivera koppling av brev.
  3. När tillägget är aktiverat, navigera till Mail Merge med bilagor > Skapa sammanslagningsark.
  4. Du bör nu se en sammanslagningsmall med kolumner som förnamn, efternamn, e-postadress, schemalagda data, etc. i kalkylbladet. Du kan ange informationen manuellt för att komma igång, samt lägga till fler kolumner enligt dina preferenser.
  5. Om du vill lägga till dina Google-kontakter i kalkylarket, gå till Mail Merge med bilagor på fliken Tillägg och välj Importera Google-kontakter.
  6. I följande dialogruta väljer du en kontaktgrupp och trycker sedan på ImporteraKontakter knapp.

När kontakterna har exporterats kan du komma igång direkt. Det vi verkligen gillar med tillägget Mail Merge with Attachments är att du kan schemalägga e-postmeddelanden enligt dina preferenser, som att skicka ut påminnelser på måndag till en grupp och onsdag till annan. Se dock till att du använder formatet dd/mm/åååå hh: mm datum och tid för detta avsnitt för att undvika fel.

För det andra kan du infoga bilagor i form av länkar för särskilda användare. Gå helt enkelt över till din Google Drive och kopiera länken till en fil du vill dela. Infoga den länken i Filbilagor fliken, och du är klar att gå. Medan du håller på kan du också använd alternativa färger i Google Kalkylark eller ändra hela temat för att ge ditt dokument liv.

Steg 2: Skapa en mall

När du har förberett ditt Google-ark är det dags att skapa en e-postmall för mottagarna.

Vi kommer att använda {{fältnamn}} som platshållare i denna metod.

Här är allt du behöver göra:

  1. Gå till fliken Tillägg i Google Kalkylark och Mail Merge med bilagor > Konfigurera Mail Merge.
  2. Välja Skapa e-postmall från de tillgängliga alternativen och klicka sedan på Redigera knappen bredvid alternativet Använd en visuell redigerare.
  3. Skriv in ämnet för e-postmeddelandet i Ämnesfält. Du kan lägga till en platshållare som {{First Name}}.
  4. Lägg sedan till e-posttexten på samma sätt. Om du skickar e-postmeddelandet till flera mottagare i samma syfte (som en mötespåminnelse), kan du också bifoga filer i utkastet.
  5. Klick Spara att använda detta utkast i framtiden.

Steg 3: Testa funktionen

När kalkylarket och e-postutkastet är klart kan du börja skicka e-postmeddelandena. Men innan du börjar skicka ut dem till riktiga människor kan du instruera Mail Merge with Attachments att skicka ett testmail till dig.

Så här kan du testa om tillägget fungerar bra:

  1. Expandera Skicka e-postkampanj avsnitt av snabbmenyn du öppnade tidigare.
  2. Klicka på Skicka ett testmail alternativ och välj Gå.

Du bör nu få ett testmail på det Gmail-konto du registrerade dig med. Om allt är bra att gå kan du välja Kör sammanfogning nästa gång att fortsätta.

Skicka ut anpassade e-postmeddelanden med Google Sheets och Mail Merge

Vid det här laget bör du kunna konfigurera tillägget Mail Merge i Google Sheets och använda det effektivt för arbetet, särskilt för marknadsföringsuppgifter. Närhelst du vill sluta använda den här funktionen i framtiden kan du gå tillbaka till sidan Google Marketplace i Mail Merge och klicka på knappen Avinstallera.