Projektledare utvärderar sina projekt för att se om projekten uppfyller företagets och teamets mål och mål. Att utvärdera projekt efter avslutade kan hjälpa dig att bättre förstå effekterna och identifiera områden som behöver förbättras.
Projektutvärdering är avgörande för alla projekt eftersom det kan ge insikter och lärdomar för framtida projekt. När du har slutfört projektutvärderingsprocessen är det viktigt att dela dina resultat med intressenter och dina teammedlemmar. Det finns många metoder för att utvärdera ett projekt, men här är de grundläggande stegen som du måste ta, oavsett hur du väljer.
1. Utveckla en utvärderingsplan
När du skapar ditt projekt bör du överväga de mål och mål du vill uppnå och dela dem med ditt team, vilket ger dem en tydlig väg framåt. De mål och mål du bestämmer kan hjälpa dig att välja den metod för projektutvärdering du vill använda.
Till exempel, om projektets mål är att öka teamets produktivitet, kanske du vill granska data om uppgiftsslutförande som ett verktyg för att utvärdera produktivitetsgrader. Du kanske är intresserad av att lära dig
hur man sätter projektmilstolpar för ökad produktivitet.2. Välj källa för utvärdering och förbered för implementering
Det första steget är att välja hur du vill samla in data för utvärderingen. Du kan välja att använda intervjuer, fokusgrupper, undersökningar, fallstudier eller observationer. Välj ett utvärderingsverktyg som passar de personer du vill få information från, vilket innebär att du identifierar personerna du vill inkludera.
Oavsett om du planerar att intervjua eller undersöka människor måste du förbereda frågorna i förväg. Om du använder en fokusgrupp måste du skicka inbjudningar, välja ett datum och lista frågor.
När du har valt din utvärderingskälla och är redo för implementering bör du dela ett detaljerat schema och delegera uppgifter, så att ditt team är förberett för nästa steg. Om du är osäker på att fastställa vem som gör vad kan du vara intresserad av att lära dig bästa tipsen för att definiera teamroller och ansvar.
3. Genomför projektutvärdering
Medan projektet pågår är det viktigt att övervaka alla delar för att säkerställa att det ligger inom budget och att det löper enligt schemat. Det är användbart att skapa statusrapporter som du delar med teamet, så att alla är tydliga med projektets status.
Implementeringsprocessen skiljer sig beroende på de utvärderingsverktyg och metoder du väljer. Det skulle hjälpa om du fokuserade på:
- Förprojektutvärdering: Det är här du utvecklar projektmål och mål som du kommer att använda för att bestämma projektets lönsamhet.
- Löpande utvärdering: Övervaka detaljer som budget, kvalitet på arbetet och schema.
- Utvärdering efter projekt: Mät projektets framgång baserat på resultat och effekt.
4. Granska data
När du har samlat in data för utvärdering är det dags att analysera det för svagheter, styrkor och trender. Det är också en möjlighet att verifiera om projektet var nära att uppfylla de mål och mål som sattes upp i början. Du kan använda teamets mål och mål för att översätta mottagna data för nästa steg.
5. Skapa en rapport för ditt team
När du har slutfört din dataanalys är det nödvändigt att sammanfatta utvärderingsresultaten. Du bör välja ett format som möter läsarens behov, som är dina intressenter och gruppmedlemmar.
Efter att ha slutfört varje projekt är det en värdefull vana att tillhandahålla en rapport om din projektutvärdering. Det kan uppmärksamma områden som behöver förbättras, visa avsiktliga och oavsiktliga effekter och avgöra om teamet uppfyllde sina mål och mål. Innan du skriver din rapport kanske du är intresserad av att lära dig bästa typerna av projektledningsrapporter du bör känna till.
6. Diskutera nästa steg
Det sista steget i projektutvärderingsprocessen är att diskutera nästa steg baserat på resultaten. Det är viktigt att inleda en diskussion om resultatet av utvärderingen.
En diskussion kan inspirera till innovativa idéer för att förbättra teamet, stärka kommunikationen och ge förslag på förbättringar av framtida projekt. Om du vill att din rapport ska sticka ut för intressenter och få ditt teams uppmärksamhet, kanske du vill se hur du kan införliva bästa tipsen för att få dina projektrapporter att sticka ut.
Följande är verktyg som du kan använda för din projektutvärdering. Du kanske upptäcker att vissa är mer lämpliga för ditt projekt än andra.
1. Undersökningar
Enkäter är ett utvärderingsverktyg som låter dig bestämma hur en grupp människor känner innan ett projekt startar och sedan undersöka dem efteråt. Denna utvärderingsprocess kan mäta olika saker, inklusive självkänsla, preferenser, prestationer och attityder.
Det bästa vore om du undersökte medlemmar i din målgrupp. Du får se om människors känslor förändras positivt efter avslutat projekt, och om det var projektets mål, då vet du att du uppnådde det. Du kan undersöka på många sätt, inklusive via telefon, papper eller elektroniskt.
2. Observation
Observation låter dig bedöma eller övervaka en situation eller process samtidigt som du dokumenterar vad observatören ser och hör. Att se beteenden och handlingar i ett naturligt sammanhang kan ge insikt och förståelse om det objekt du utvärderar. När du använder observation är det viktigt att använda ett konsekvent och systemiskt tillvägagångssätt när du samlar in data.
3. Fallstudier
Fallstudier kan ge mer djup än andra utvärderingsverktyg. När du gör en fallstudie fokuserar du på en viss grupp inom en gemenskap, by, person eller en delmängd av en bredare grupp. Du kan använda fallstudier för att illustrera trender eller visa skarpa skillnader.
En fallstudieanalys kräver att man drar kritiska teman och resultat för att hjälpa till att förutsäga framtida trender, lyfta fram dolda problem eller ge en förståelse av en viktig fråga med större tydlighet.
4. Intervjuer
Intervjuer kan vara ett kvalitativt eller kvantitativt utvärderingsverktyg, beroende på hur du använder dem. Processen innebär ett samtal mellan en intervjuare och den som svarar på frågorna.
Du kan använda intervjuer för att samla in berättande information och data för att bättre förstå en respondents unika världsbild, perspektiv och åsikter. Det finns olika typer av intervjutekniker och tillvägagångssätt, inklusive:
- Strukturerade intervjuer: Detta är kvantitativa undersökningar, ofta enkätbaserad forskning med standardiserade frågor i enkätformat. Svaren är vanligtvis i strukturen av en flervalslista och är inte öppna.
- Halvstrukturerad: Som namnet antyder är detta en blandad ram av allmänna teman och förutbestämda frågor som kan anpassas till intervjusessionens sammanhang. Intervjuaren är fri att utelämna frågor och leka med ordningen på frågorna de ställer, och frågorna är en mängd olika öppna och slutna.
- Ostrukturerad: Det här formatet är informellt eller konversationsbaserat, där alla frågor är öppna.
5. Fokusgrupper
Fokusgrupper är gruppintervjuer du utformar för att utforska människors attityder om ett visst ämne. De är ett utmärkt sätt att upptäcka de vanligaste problemen för gruppen eller samhället när informationen är begränsad.
För att göra en fokusgrupp måste du se till att du har en kompetent handledare och att du har planerat den väl. Fokusgrupper kan leverera detaljerad information om frågor som rör en gemenskap eller en specifik demografi.
Är du redo för din nästa projektutvärdering?
Utvärderingar är en viktig del av alla projekt, och de hjälper dig att bekräfta om du har uppfyllt dina projektmål och kan hjälpa dig att etablera bästa praxis för framtida projekt. Om du inte granskar vad som fungerar och vad som inte fungerar efter varje projekt, lämnar du dig själv öppen för att upprepa kostsamma misstag.
Om du letar efter ett sätt att effektivisera dina framtida projekt kan du överväga att använda programvara för projektledning om du inte redan gör det. Du kanske vill läsa lite information om hur du kommer igång om det känns skrämmande att prova ny programvara.
