Om du någonsin har tömt en garderob, vet du hur enkelt det är att hitta dina saker efteråt. Inte bara för att det finns mindre att gå igenom, utan för att du har tagit bort allt som du inte längre använder eller inte hör till.
Detsamma gäller för dina projektledningsverktyg. Du använder dem för att hålla koll på dina uppgifter, men ibland kan det bli kontraproduktivt att sålla igenom dem eller mellan dem.
När du utövar minimalism med dina saker, är du bara omgiven av dina mest värdefulla och favoritägodelar. Så varför ska du ta ett minimalistiskt förhållningssätt till dina projektledningsverktyg? Läs vidare för att ta reda på det.
Föreställ dig detta: Du och dina medarbetare använder ClickUp för att hantera ditt kreativa arbetsflöde, Asana för att skicka projektförfrågningar och Notion för allt annat. Medan du vet var du kan hitta eller lägga allt, måste du bläddra mellan verktygen för att komma dit. Sedan finns det tillfällen då en uppgift hamnar emellan. Du kan inte riktigt placera den i någon av programmen, så du väljer en och måste påminna dig själv var den är.
Genom att hålla fast vid en mjukvara för alla dina projekt sparar du tid. Tänk på hur ofta du loggar in eller ut eller flyttar mellan flera. För att inte tala om att bläddra igenom för att bara ta reda på den information du behöver finns någon annanstans.
Vid första anblicken kanske du tror att en enda programvara inte kommer att hantera alla dina behov, men sådana som Notion, ClickUp och monday.com är mycket anpassningsbara. Första steget in komma igång med alla projekthanteringsprogram bestämmer hur du vill använda den. Därifrån kan du kombinera planering och kreativitet för att beskriva dina arbetsflöden och projektstyrelser.
Du och ditt team klarar det. Du listar noggrant varje uppdrag och ser till att ta med detaljer. Men du klickar ofta på fel uppgift, och dina sidor är så långa att du blir otålig när du rullar.
Om du tycker att dina projektbrädor är för långa eller röriga finns det en enkel lösning. Oavsett om alla ansvarar för sina egna uppgifter eller om du utser någon som ska städa upp saker och ting, vill du se till att du håller koll på underhållet. Detta betyder:
- Arkivering av utförda uppgifter.
- Ta bort dubbletter av uppdrag.
- Lista bara relevant information.
- Håller med aktuella föremål.
- Se till att data och anteckningar är uppdaterade.
Genom att regelbundet gå igenom och städa blir det enkelt att hitta det du behöver.
3. Färre funktioner betyder färre objekt att hantera
Till undvika utmattning av funktioner när du använder programvara för projektledning, är det viktigt att ha en stark förståelse för vad du vill göra med det – snarare än att låta klockorna och visselpiporna i ett program göra det åt dig. En widget eller integration som verkar användbar nu kan helt enkelt bli ett extra steg i din process.
Att titta på hur du redan tilldelar och hanterar uppgifter hjälper dig att avgöra vilka funktioner som är mest användbara och vilka som bara är buller. Du kan tycka att det är tillräckligt fördelaktigt att använda de grundläggande funktionerna som programvarans listor, kommunikationsverktyg och påminnelser.
Genom att bara hålla fast vid de mest användbara funktionerna blir layouten på din tavla eller arbetsflöde också renare och lättare att navigera.
Mindre betyder mer produktivitet och fokus
Att ta ett minimalistiskt förhållningssätt till dina projekthanteringsverktyg hjälper dig att spara tid på att hitta det du behöver, och du kommer att ha den mest relevanta och aktuella informationen framför dig. Dessutom kan du med ett ögonkast se var du och din tid är.
Detta innebär att du begränsar antalet verktyg du använder, håller en snygg tavla med aktuell information och bara håller dig till funktioner som gynnar dig.
