Att välja rätt projektledningsverktyg för dig och ditt team kan vara besvärligt, särskilt när du behöver flera platser, men inte har budgeten. Om du inte är redo att investera ännu, eller om du fortfarande är på jakt, kan du bygga en funktionell projektledning i Google Sheets under tiden. Fortsätt läsa för att lära dig hur.

Kartlägga din projektstyrelse i Google Sheets

Först och främst måste du bestämma vilka kolumner du ska använda i din tavla. För att göra det, gör en lista över den grundläggande informationen du behöver förmedla, som uppgiftens namn, förfallodatum, prioritet, status och anteckningar.

En ägarekolumn visar vem som arbetar med uppgiften om du samarbetar med andra. Om flera personer delegerar inom styrelsen vill du också inkludera en kolumn som visar vem som tilldelade den.

Tänk sedan på all information som är unik för ditt arbetsflöde. Målet är att skapa en snabb översikt över uppdrag för dig och dina medarbetare. Några exempel är klient-ID-nummer, färgkoder, kontaktuppgifter, länkar etc. Oavsett vad du väljer, se till att du använder den för de flesta av dina uppgifter så att kolumnen inte bara är ytterligare ett steg – eller ännu värre, rörigt.

instagram viewer

Hur man skapar en projektledning i Google Sheets

Google Sheets gör det ganska enkelt att skapa en funktionell projektledning. Här är stegen du behöver ta:

1. Frys din översta rad

När du har en lista över de kolumner du vill inkludera, skriv in dem i ditt kalkylblad högst upp och frys raden i Google Kalkylark så att den stannar med dig när du bläddrar. Att göra så:

  1. Markera hela raden.
  2. Gå till Se i det övre vänstra hörnet.
  3. Välj Frysa.
  4. Välja 1 rad.

2. Lägg till formatering i din datumkolumn

För att göra att lägga till datum på din tavla konsekvent kan du tilldela formatering till din deadlinekolumn. Att göra så:

  1. Välj hela kolumnen.
  2. Gå till Formatera i toppmenyn.
  3. Välj siffra.
  4. Välja Datum.

Du behöver inte göra någonting med uppgiften och anteckningskolumnen – håll dem bara i textformatet. För kolumnerna prioritet, status och ägare kommer en rullgardinsmeny att vara praktisk – du kan läsa om det i nästa avsnitt.

3. Skapa en funktionell statuskolumn i Google Kalkylark

Med programvara som ClickUp och Asana kan du snabbt ställa in en uppgifts status med ett par klick. För att göra det i Google Kalkylark kan du använda Datavalidering för att skapa en flugmeny med flera ord att välja. Att göra så:

  1. Markera cellerna under din rubrik.
  2. Gå till Data högst upp på skärmen.
  3. Välj Datavalidering från menyn.
  4. Bredvid Kriterier, välj Lista av föremål.
  5. Till vänster anger du orden du vill ha med, avgränsade med kommatecken.
  6. Träffa Spara.

Du kan upprepa samma steg för att infoga en rullgardinsmeny i andra celler under din rubrik.

Nu kommer en rullgardinsmeny att visas i cellerna. Med cellerna fortfarande markerade kan du lägga till villkorlig formatering för att färgkoda dina statusar. Att göra så:

  1. Gå till Formatera högst upp på skärmen.
  2. Välj Villkorlig formatering, och en sidomeny visas.
  3. Dubbelkolla att dina markerade celler är markerade i Applicera på intervall låda.
  4. Under Formatreglerklickar du på rullgardinsmenyn nedan Formatera celler om... och välj Text innehåller.
  5. Ange status i fältet som visas under.
  6. Under Formateringsstil, ändra bakgrunden eller textfärgen.
  7. Träffa Gjort.
  8. Upprepa med de återstående statusarna.

När du har lagt till färgkodning till varje alternativ, klicka igenom dem för att säkerställa att de fungerar innan du kopierar och klistrar in rullgardinsmenyn i hela kolumnen. För att klistra in, välj kolumnen med dess bokstav överst och avmarkera titelcellen genom att klicka på den medan du håller ned CMD eller CTRL innan du stoppar in den.

4. Lägg till anteckningar till din projektbräda i Google Sheets

Med en sådan här projektbräda kan du ha allt på ett ställe, inklusive dina uppgiftsanteckningar. Det betyder att du kan undvika att gå igenom kommunikation, dokument och papper på ditt skrivbord för detaljer. Dessutom kan du eliminera behovet av att e-posta uppdragsanteckningar till dina kollegor.

Med det sagt, du vill hålla dina anteckningar snygga för att förhindra att de blir distraherande eller kontraproduktiva. Här är några tips som hjälper dig att formatera dem:

  • Dubbelklicka i en cell för att redigera texten i.
  • Lägg till en radbrytning med Alternativ + Enter på Mac eller Ctrl + Enter på Windows.
  • Lägg till en punkt framför din text genom att trycka på Alternativ + 8 på Mac eller Alt + 0149 på Windows.
  • Kopiera och klistra in punkterna om du vill använda dem igen. Google Kalkylark stöder inte faktiska.
  • Bindestreck fungerar också som punktpunkter för att göra saker enklare.
  • Ställ in din Textomslag till Klämma, så det går inte utanför cellgränsen.
    • Clip kommer också att förhindra att cellerna blir för långa.
  • Dubbelklicka på en cell med klippt text för att se dess innehåll.

Andra saker att notera när du gör en projektbräda i Google Sheets

Här är några andra saker som kan hjälpa dig att hantera din projektstyrelse:

  • Tagga dina medarbetare var som helst, inklusive din ägarekolumn, med @-symbolen följt av deras namn eller e-postadress.
  • Använd kommentarer för att hålla kommunikationen inom din tavla åtskild från uppgiftsinformationen – lägg bara till en i den exakta cellen du har en fråga om.
  • För att arkivera dina slutförda uppgifter, lägg till ett nytt ark genom att klicka på lägg till-symbolen i det nedre vänstra hörnet av skärmen, kopiera och klistra sedan in dina uppgifter.
  • Att arkivera eller ta bort tidigare uppgifter säkerställer att du har den viktigaste och mest uppdaterade informationen framför dig – plus att du kan hitta saker snabbare.
  • Om du eller din kollega av misstag raderar eller skriver över något kan du göra det använd versionshistoriken finns högst upp i mitten av Google Kalkylark för att gå tillbaka och kolla in det eller återgå till en tidigare lagring.

Få ordning på dina projekt med Google Sheets

Att skapa en projektbräda i Google Sheets är en enkel, budgetvänlig lösning för dem som vill hålla koll på uppgifter eller samarbeta med ett team. Med lite inledande planering och lite arbete kan du bygga en som låter dig lägga till information med bara några klick.

En ytterligare fördel är att utöver att bygga mallen finns det mindre inlärningskurva för dig och dina medarbetare att underhålla den om du redan har använt kalkylprogram. Dessutom kan du lägga till så många eller så få funktioner som du vill.