Nya idéer för arbetsveckan har dykt upp i takt med att fler företag försöker bekämpa utbrändhet. Till exempel är ett socialt experiment att ändra en 40-timmars, fem dagars arbetsvecka till en 32-timmars, fyra dagars arbetsvecka.
Även om vissa oroar sig för att en minskning av antalet arbetade timmar kommer att minska produktiviteten, är det inte nödvändigtvis sant. Enligt rapportering från BBC, visade ett fyraårigt försök med 32-timmarsarbetsveckan att "produktiviteten förblev densamma eller förbättrades på de flesta arbetsplatser."
Om din arbetsplats överväger att byta till en 32-timmars arbetsvecka, följ dessa fem steg för att maximera produktiviteten.
1. Organisera uppgifter
För att se till att viktiga uppgifter har högsta prioritet, lista dina uppgifter för den dagen (eller veckan, om du vill planera i förväg). Titta på listan och sortera varje uppgift i tre kategorier: Hög prioritet, Medium prioritet, och Låg prioritet.
Högprioriterade uppgifter är viktiga för ditt företag som måste göras snabbt. Uppgifter med medelhög prioritet bör slutföras omgående men kan bli något försenade. Slutligen, lågprioriterade uppgifter är de som måste slutföras men inte direkt.
Om du är osäker på hur du ska klassificera dina uppgifter, försök tre-strike-systemet för att prioritera din uppgiftslista.
När du listar och sorterar dina uppgifter, använd en app för gemensamma anteckningar som Microsoft OneNote eller Google Keep så att hela ditt team vet vilket arbete de ska prioritera. En anteckningsapp gör det också möjligt för dina teammedlemmar att ge feedback på prioriteringslistan så att du kan se till att det väsentliga arbetet är klart först.
2. Dela kalendrar
Fortsätt det samarbetsmomentum du startade genom att organisera uppgifter genom att låta ditt team dela sina kalendrar. De flesta kalenderappar, som Microsoft Outlook och Google Kalender, låter dig dela ditt schema med andra användare.
Medvetenhet om allas schema är nyckeln till att upprätthålla en produktiv miljö. Genom att dela din kalender med ditt team kan alla hålla reda på viktiga teammöten och se till att de inte stör kollegor under perioder av spärrad tid.
Det blir också lättare att skära bort onödiga möten. Genom att känna till allas schema kan du räkna ut en tid för alla att träffas istället för att ha flera enstaka möten. Det låter dig också se om mötesämnen upprepas.
3. Använd timerappar (och lyssna på dem)
Med din arbetsvecka reducerad med 20 % blir varje minut på dagen en mer värdefull resurs. För att optimera din tid måste du skapa ett schema för dig själv och hålla dig till det. Blockera tid i din kalender för varje uppgift du behöver slutföra och för möten och pauser (eftersom du måste ta tillräckliga och återställande pauser att vara på ditt bästa).
När du har gjort ditt schema, ställ in en timer för varje uppgift. Några populära timerappar inkluderar Pomofocus och Toggl. Oavsett vilken app du väljer, se till att lyssna på den. När din timer säger åt dig att stanna bör du stanna och gå till nästa uppgift, även om du inte har slutfört den.
För att bekämpa oavslutat arbete, lägg alltid till ett catch-up block till ditt schema. Ett catch-up block är en viss tid du ger dig själv för att fortsätta arbeta med uppgifter du inte hann slutföra. Genom att lägga till en i kommer du att hålla dig på rätt spår för att slutföra allt ditt arbete.
4. Använd ett molnlagringssystem
Att dela dokument är viktigt för alla företag. Lyckligtvis är tiderna med papperslagringssystem, som begränsade tillgängligheten, förbi sedan länge. Men i en 32-timmars arbetsmiljö duger inte vilket digitalt lagringssystem som helst.
Se till att ditt team delar dokument i en molndelningsmiljö, t.ex OneDrive eller Google Drive. När du är värd för dokument i en lokal miljö är åtkomsten begränsad, vilket saktar ner arbetsflödena. Molnlagringssystem ger alla tillgång till nödvändigt material, vilket förhindrar farthinder under arbetsdagen.
Molnlagringssystem gör det också möjligt för alla att spåra arbetets framsteg, vilket hjälper till att samarbeta med projekt. Men för att göra ditt molnlagringssystem tillgängligt, organisera och rensa upp din molnlagring då och då. På så sätt kommer du och dina teammedlemmar inte att slösa tid på att sortera föråldrade mappar och filer för att hitta det du behöver.
5. Spåra din dag på ett kalkylblad
Förutom att blockera tid i din kalender, registrera dina dagliga uppgifter i ett kalkylblad med ett program som Microsoft excel eller Google Kalkylark. Anteckna varje uppgift och hur mycket tid jobbet tog dig.
När du registrerar tiden för en uppgift, lägg inte bara ner det du har spärrat av i din kalender. Istället, om du behöver mer tid för att slutföra en uppgift, skriv ner det. Att veta den totala tiden du lägger på en uppgift är viktigt för att ta reda på hur du kan optimera din dag.
Efter en veckas spårning av tiden som spenderats på dina dagliga uppgifter, titta på hur din tid fördelades över listan med uppgifter du var tvungen att slutföra. Studera listan och fråga dig själv vad den säger. Var tillbringar du mest av din tid? Vilka uppgifter tar längre tid än förväntat? Var kan man skära ner på tiden?
Denna spårning och ifrågasättande gör att du bättre förstår hur din tid används under dagen. Genom att veta var din tid spenderas kan du ta reda på vad som kan skäras ned, delegeras och behövde mer uppmärksamhet.
Maximera din 32-timmars arbetsvecka
För att maximera produktiviteten under din 32-timmars arbetsvecka, kom ihåg att organisera dina uppgifter, dela dina kalendrar, använd timerappar, använd molnlagring och spåra din dag. Dessa fem steg är mindre förändringar av din arbetsdag som kommer att påverka din arbetsvecka avsevärt.
Det är viktigt att komma ihåg att att förlora åtta timmar i veckan inte betyder att du måste förlora något av ditt arbete. Tvärtom, att byta till fyra dagars arbetsvecka kan motivera ditt team att arbeta hårdare.
Produktivitet handlar inte alltid om den tid du har; det handlar om hur du använder den tiden.
