När det kommer till tidsuppskattning och frilansprojektledning är det viktigaste att noggrant spåra dina arbetstimmar. Det är viktigt att du känner till ditt projekt väl för att ge dina kunder en realistisk uppskattning av hur lång tid en viss uppgift kommer att ta.

När allt kommer omkring vill du inte uppleva att du över- eller underdebiterar dina kunder. Låt oss ta en titt på några av tipsen du bör tänka på när du gör det.

1. Definiera ditt projektomfattning

Det första steget är att se till att du har ett fast grepp om vad projektet kommer att innebära. Ta reda på exakt vilka uppgifter, deadlines och budgetar du kommer att hantera. Att ha en konkret förståelse för omfattningen och uppgifterna hjälper dig att undvika onödiga utgifter.

Se upp för räckviddskrypning. Om du inte är försiktig kommer ditt projekt sannolikt att sträcka sig längre än du först förväntade dig. Det bästa sättet att undvika detta är genom att ha en Arbetsfördelningsstruktur (WBS) för att kartlägga alla uppgifter i detalj och effektivisera ditt arbetsflöde med din klient på ett effektivt sätt. Du kan också använda en mall för projektomfattning för detta ändamål.

instagram viewer

Ladda ner:Smartsheet (Finns som en Excel-fil)

2. Använd en korrekt tidsuppskattningsteknik

Till varje pris bör du försöka undvika under- och överskattning. Många frilansare tenderar att citera sin timpris när de bestämmer värdet på utfört arbete, men detta kan antingen leda till för höga fakturor eller till och med underdebitering för din tid – särskilt om du inte har tagit hänsyn till oförutsedda händelser, resursbegränsningar och andra faktorer. Här är några metoder för att uppskatta projekttimmar korrekt:

  • Expertbedömning: Detta är nödvändigt i fall där data är svåra eller omöjliga att mäta, eller där detaljerade specifikationer inte är exakt tillgängliga. Nyckeln till att använda denna teknik är att få så mycket information och analys som möjligt innan du fattar ett beslut. Du bör använda den här metoden för att identifiera deluppgifterna och deras varaktighet i ansträngningsuppskattningen och tidsprognoserna.
  • Analog uppskattning: Analog uppskattning är en vanlig praxis som innebär att man använder ett eller flera projekt med liknande egenskaper som bas för din uppskattning. Du kan använda tidigare erfarenhet, branschgenomsnitt eller andra resurser för att hjälpa dig med denna process. I huvudsak använder analog uppskattning historiska data från liknande projekt för att göra en uppskattning.
  • Trepunktsuppskattning: Denna metod innebär att bestämma alla möjliga scenarier (optimistiska, pessimistiska och mest sannolika), såväl som deras sannolikheter att inträffa, och sedan komma med en slutlig uppskattning. Det beräknas vanligtvis med hjälp av triangulär distributionsteknik eller PERT beta-uppskattning.

När du använder den triangulära fördelningsmetoden kan du ta medelvärdet av följande uppskattningar – den optimistiska skattningen (O), den pessimistiska skattningen (P) och den mest sannolika skattningen (M). Så den triangulära fördelningsekvationen kommer att se ut så här:

E= (O+P+M)/3

PERT står för "Program Evaluation and Review Technique". Det är en beslutsmodell som hjälper grupper att prioritera sitt arbete genom att bestämma hur mycket tid de behöver för att utföra olika uppgifter.

PERT betadistributionsmetoden är mer av ett viktat genomsnitt. Det ger mer vikt åt det mest sannolika resultatet och mindre vikt åt de andra resultaten. Projektledare använder vanligtvis denna metod för att uppskatta projekt slutdatum, eftersom det tenderar att vara mer exakt.

PERT Beta-ekvationen kan uppskattas på följande sätt:

PERT Beta Distribution = (P + O + 4ML ) / 6

Efter vårt exempel ovan, låt oss säga att i fallet med en frilansare som arbetar med uppgift A (vilket händer med vara en social media-kampanj) är den mest optimistiska uppskattningen två veckor och det värsta scenariot är nio Veckor. Den mest sannolika uppskattningen är fyra veckor.

Om man använder PERT beta-ekvationen skulle den ungefärliga tidsuppskattningen visa sig vara 4,5 veckor. Med denna metod kan vi även redogöra för standardavvikelse i detta fall för att ge våra kunder en bredare färdigställandetid. För uppgift A kan vi uttrycka det som nedan:

Standardavvikelse = (P-O)/6 = (9-2)/6 = 1,75

Detta fungerar till 1,75 i vårt exempel. Därför kan vi ge ett troligt slutförandefönster på 6,25 veckor istället för 4,5 veckor.

  • Uppskattning nedifrån och upp: Den enklaste (och mest exakta) metoden för att beräkna frilansprojekttimmar är uppskattningsmetoden nedifrån och upp. Detta tillvägagångssätt föreslår att du börjar vid basen av din struktur för arbetsfördelning, räknar upp alla utgifter och sedan lägger till efter behov.

Med detta tillvägagångssätt kan du skapa korrekta uppskattningar genom att börja längst ner och arbeta dig upp genom varje kostnad i ditt projektomfattning. Det hjälper dig att få alla kostnader täckta på en gång.

3. Beräkna ditt Fudge-förhållande

Eftersom alla frilansare inte arbetar på samma sätt kan det vara svårt att mäta hur mycket tid de lägger ner på ett projekt. I sådana fall kan användningen av en fudge ratio-kalkylator hjälpa dig att beräkna korrekta uppskattningar. Det hjälper dig att se andelen över/underskattad tid, så att du kan optimera dina fakturerbara timmar.

Om du till exempel uppskattar att det kommer att ta dig fyra dagar att slutföra ett projekt, men det tar dig bara två dagar, är ditt fudge-förhållande 2:1. Målet med fudge-förhållandet är att avgöra hur snabbt du kan gå igenom uppgifter i ditt projekt och hur mycket slack du har i ditt schema.

4. Redogör för vilotid och pauser

Du kanske tror att du helt enkelt kan lägga ihop de timmar du lägger ner, men det är inte riktigt så det fungerar. Semesterdagar och lediga tider bör räknas in i det totala antalet timmar du planerar att arbeta.

Om du inte tar pauser kommer du att bli utbränd snabbare än väntat. Om du använder samarbetsverktyg som Slack eller Todoist, blir det viktigt att ställa in en semester eller inte på kontoret när man tar ledigt.

Om du tar en ledig dag bör du räkna in det när du beräknar antalet timmar du planerar att arbeta per vecka. Om du har förlängt ledig tid eller en paus på jobbet, så är det värt att notera det också - lägg helt enkelt till en timme eller två till dina totala arbetade timmar varje vecka.

Ladda ner: Vertex42 (Finns som en Excel-fil)

5. Faktor i planering, oförutsedda händelser och revisioner

Ett av de vanligaste misstagen frilansare gör är att inte ta hänsyn till planeringstiden. På samma sätt är beredskapsuppskattningar nödvändiga för att ta hänsyn till oförutsedda omständigheter som kan uppstå under ett projekts gång – till exempel resursbegränsningar.

  • Planera: Du behöver tid för att planera ditt arbete och se till att du får all information du behöver från kunderna. Detta är särskilt viktigt när du arbetar med kunder som är nya i din bransch eller som aldrig har arbetat med dig tidigare.
  • Administrering: Du behöver tid för administrativa uppgifter som att skicka fakturor eller skapa konton i sociala medier. Du kan också behöva tid för kunduppföljningar efter avslutade projekt.
  • Eventuella händelser/revideringar: Om ett projekt tar längre tid än förväntat eller om något går fel med ett projekt kan du behöva ytterligare tid för administrativa uppgifter eller göra tillägg eller revideringar.

Tidsregistrering är ett utmärkt sätt att få en bättre förståelse för hur mycket tid du lägger på varje projekt. Du kan använda verktyg som projekttidslinjemallar eller mallar för tidrapporter och tidsspårningsappar för att säkerställa att du får korrekt information om hur lång tid det tar att slutföra uppgifter.

Du kommer också att upptäcka att inrätta ett system för tidsspårning, till exempel Pomodoro-teknik, hjälper dig att öka produktiviteten, hålla reda på dina framsteg och se till att du håller deadlines.

7. Granska dina slutliga uppskattningar

Du har gjort klart din uppskattning och nu är det dags att göra det slutliga siffran. En av de saker du behöver göra här är att granska din uppskattning. Kontrollera om några uppgifter har utelämnats från uppskattningen. Om så är fallet, lägg tillbaka de extra timmarna i den slutliga uppskattningen. Använda en mängd olika projektledningsmallar kan hjälpa.

Om du har en uppskattning från din kund, granska den för att se till att siffrorna är inom rimliga gränser. Om det finns en diskrepans mellan dina två uppskattningar, be dem om mer information om vad de vill ha och hur de vill att det ska göras.

Utvärdera och hantera dina fakturerbara timmar korrekt

Ämnet projekttimmar är ett omtvistat ämne för frilansare, eftersom varje person kommer att ha sitt eget pris (baserat på erfarenhet, ämnesexpertis, kundkrav, etc.) och problemlösningsmetodik.

Om du planerar att beräkna dina frilansande fakturerbara timmar, kommer det att vara ovärderligt att känna till dessa tips och tricks. Förhoppningsvis kommer de att spara tid och pengar på ditt nästa projekt – och göra hela processen mycket mindre stressande.