Fildelning är vanligt i lagarbete. Men det är kontraproduktivt när filerna du delar är oorganiserade och skräpar ner ditt system. Det finns bara så mycket arbete du kan göra mitt i röran.
Att organisera dina delade filer är nyckeln till att effektivisera ditt arbetsflöde. Om du misslyckas med detta kan du förlora viktiga filer eller blanda ihop dem under arbetets gång. Kolla in effektiva sätt att organisera dina delade filer för ökad produktivitet.
1. Granska befintliga filer
Att granska befintliga filer med jämna mellanrum är nödvändigt för att hålla ditt system välorganiserat. Det finns en stor chans att du har några filer på ditt system som du inte använder eller behöver längre. Dessa filer kan stanna där och uppta utrymme utan din vetskap.
Ta dig alltid tid att granska dina filer, så att du kan ta bort de du inte längre behöver och uppdatera föråldrade för att få ut så mycket som möjligt av dem. Att bara granska dina filer kan vara svårt att hänga med. Utbilda och lär dina teammedlemmar eller anställda om vikten av att granska befintliga filer. Denna enkla plikt skapar en ren arbetsyta för högre effektivitet.
2. Skapa och namnge dina mappar i detalj
Ingenting är mer desorienterande än att behöva spendera större delen av din arbetstid på att leta efter filer i ditt system. Spara dig själv besväret genom att skapa olika mappar för dina filer enligt deras kategorier.
Mastering hur du organiserar dina mappar i detalj sparar tid och ökar produktiviteten. Du kan snabbt navigera i dina filer eller mappar utan att öppna dem för att identifiera eller komma åt dem. På samma sätt hjälper dina teammedlemmar att skapa och namnge dina mappar att identifiera vilka filer som tillhör dem för åtkomst och de som innehåller känslig information.
När du namnger din mapp, försök så mycket som möjligt för att undvika att använda långa och komplicerade namn eftersom de är svåra att komma ihåg. Undvik också att använda specialtecken och symboler eftersom de inte bara är inte synliga, utan de är också meningslösa. Slutligen, om du måste använda mellanslag för att separera ord, använd understreck eller bindestreck istället.
3. Begränsa dina mappar
Även om det är en bra praxis att skapa och namnge mappar för att organisera delade filer, överdriv inte det. Att ha en enda mapp för varje fil du har kommer att skapa röran. Du kommer att ha för många filer på dina system, och det kan vara överväldigande.
Så istället för att skapa en mapp för varje fil, slå ihop filen till en mapp med liknande innehåll. Du vet exakt var du ska leta när du letar efter filer i samma kategori.
4. Dike lokal lagring
Lokal lagring brukade vara in-grejen, men med digitalisering finns det fler genomförbara alternativ. Så om du fortfarande använder lokal lagring för att spara dina filer har du fastnat i det förflutna. Förutom att det är dyrt att underhålla på grund av att man köper högre bandbredd för att lagra fler filer, utgör lokal lagring en säkerhetsrisk. Om någon manipulerar din lagringsenhet kan du förlora all information du har på den.
Så istället för lokal lagring, gå till molnlagring. Med molnlagring kan du komma åt dina filer på distans, ha mer lagringsutrymme och implementera starkare säkerhet. Kolla in billigaste molnlagringsleverantörerna för att spara kostnader.
5. Adoptera programvara med versionskontroll
Det finns en stor chans att du behöver ändra dina filer efter att du har skapat dem. Versionskontroll hjälper dig att hålla reda på ändringar som gjorts i en fil eller samling av filer. Att spåra ändringar manuellt är skrämmande och kan förvirra dig.
Precis som du kan använda versionskontrollappar för att öka din produktivitet, kan du använda filorganiseringsprogramvara med versionskontroll för att spåra de ändringar du gör i en fil, så att du inte blandar ihop dem.
Att hålla alla teammedlemmar på samma sida är versionskontrollsystemets roll. Det viktigaste är att det säkerställer att alla i teamet samarbetar och arbetar med samma projekt samtidigt som de säkerställer att de alla använder den senaste versionen av filen.
6. Skapa genvägar och favoriter
Om du har en budget eller behöver en snabb handling är det bäst att skapa genvägar och favoriter. En genväg är en referens till en hårddiskfil. Ett program, en fil eller en mapp kan bestämmas av dess pekare.
Eftersom den innehåller information om den ursprungliga filens plats är genvägen en liten fil som använder väldigt lite lagringsutrymme. Duplikatet matchar inte exakt originalfilen. Således är originalfilen fortfarande intakt när du tar bort genvägen.
Du kan placera de mest använda programmen och mappgenvägarna på lättåtkomliga ställen som din arbetsinstrumentpanel eller snabbstartsfältet med hjälp av genvägar.
7. Förskapa mappmallar
Ett annat sätt att organisera dina delade filer är att förskapa en tillfällig mall. Du kan förskapa mappmallar om du är osäker på vilken mall du ska använda för tillfället.
Att förskapa en mappmall hjälper dig att behålla vissa filer i en mapp istället för att lämna dem var som helst i ditt system. Det förhindrar också rymdsvamp. Om du äntligen bestämmer din ställning på de förskapade mapparna kan du eller kanske inte flytta dem till din permanenta lagring.
8. Utnyttja automatiserad organiseringsprogramvara
Ett av de mest effektiva sätten att organisera dina delade filer är att integrera automatiserad organiseringsprogramvara i ditt system. Att organisera filer manuellt är inte bara tråkigt, utan också tidskrävande. Att flytta olika filer till specifika platser kräver uppmärksamhet på detaljer.
Trots det finns det en tendens att saker glider mellan stolarna. Men det är ett annat bollspel när du automatiserar processen med att organisera programvara. En effektiv organiserande programvara kommer att placera dina delade filer på deras rätta platser med liten eller ingen övervakning. Du och ditt team kommer att ha mer tid på er för att fokusera på viktigare uppgifter för att öka er produktivitet.
9. Ta bort inaktuella filer
Föråldrade filer är till ingen nytta för dig. Om du inte planerar att uppdatera dem har de ingen verksamhet i ditt system. Om du gör en inventering av dina filer kan du upptäcka att de filer du inte längre använder tar upp betydande lagringsutrymme. Att ta bort dem skulle ge dig mer utrymme att skapa och lagra relevanta filer.
Om du lämnar föråldrade filer i dina systemfiler kan det också av misstag slås samman med nyare eller aktuella filer, vilket orsakar förvirring. Det här scenariot kan inträffa när dessa filer är i händerna på nya eller oerfarna anställda. För att automatisera denna process kan du välja programvara för att radera filer som PrivaZer, Pappers strimlare, och Glary Utilities, bland andra.
Organisera delade filer för ökad produktivitet
En ren arbetsyta ökar produktiviteten. Du kan enkelt komma åt alla dokument du behöver och flytta runt saker utan hinder. Att organisera dina delade filer kommer inte bara att höja din produktivitet, utan också göra dig mer effektiv, eftersom du kommer att vara mer fokuserad på uppgifterna.
Intressant nog behöver du inte göra allt själv. Du kan använda automatiserade verktyg för att lyfta och placera, så att du kan engagera dig i andra uppgifter som kräver din uppmärksamhet.