Var förvarar du dina kundanteckningar? Sitter de på ditt skrivbord i ett anteckningsblock eller i ett dokument på din hårddisk? Att göra detta kan skapa ett par utmaningar:
- Att hitta dem igen.
- Skicka dem till dina kollegor – som också kommer att behöva hitta dem igen.
För att lägga till detta blir dolda anteckningar särskilt brådskande när klienten redan är i telefonen. Men det behöver inte vara så här. Om du har fastnat i att försöka hitta det perfekta CRM-systemet, eller om du inte är riktigt redo att investera i det du vill ha, varför inte bygga ett funktionellt i Google Sheets? Här är hur.
1. Lägga till titlar och frysa den översta raden i ditt CRM i Google Sheets
Börja med att lägga till namnen på de fält som du vill inkludera överst i kalkylarket. Namn, telefonnummer, e-post, kontaktdatum, status och anteckningar är några grundläggande kolumner som du kanske vill använda.
Du bör också överväga några kolumner som är unika för ditt företag eller din försäljningscykel. Vilken information kommer att vara till hjälp när det är dags att ta upp konversationen igen?
Detta kan vara vad som helst - din potentiella kunds budget, deras önskade produkt eller tjänst, vem de pratade med tidigare, var de arbetar osv. Om du har ett aktuellt system är detta ytterligare ett ställe att leta efter referens.
När du har bestämt dig för dina titlar och du har skrivit in dem kan du frysa den översta raden i Google Kalkylark. Att göra så:
- Markera hela raden.
- Gå till Se i det övre vänstra hörnet.
- Välj Frysa.
- Välja 1 rad.
Nu när du bläddrar kommer titlarna att stanna överst.
2. Lägga till rullgardinsmenyer och villkorlig färgkodning till ditt CRM i Google Sheets
För återkommande svar kan du lägga till en rullgardinslista med alternativ under valfri rubrik, det kommer att vara användbart. Några exempel på detta är produktnamn, tjänster eller en lista över dina säljare.
Att skapa en rullgardinsmeny är också ett utmärkt sätt att lägga till en arbetsstatuskolumn i ditt Google-ark. Statuser ger dig en snabb överblick över var en lead är i säljcykeln. Att göra detta:
- Klicka in i cellen under din rubrik.
- Gå till Data i menyn uppe till vänster.
- Välj Datavalidering.
- Från alternativen bredvid Kriterier, välj Lista från ett intervall.
- I fältet bredvid anger du orden du vill ha med, avgränsade med kommatecken.
- Träffa Spara när din lista är klar.
Nu kommer din lista med alternativ att visas i cellen, och du kan lägga till villkorlig färgkodning för att hjälpa dig att navigera i ditt CRM.
Hittar du Villkorlig formatering under Formatera menyn överst. När du klickar på den öppnas ett sidofält där du kan anpassa ett intervall av celler. Klicka på cellen som innehåller din rullgardinsmeny och lägg till dina färger genom att följa dessa steg.
- Under Formatregler, klicka på fluga-menyn under Formatera celler om... och välj Text innehåller.
- Ett fält visas där du kan ange ordet du vill färgkoda.
- Under Formateringsstil, ändra bakgrundsfärgen till den du vill ha – de ljusare pastellfärgerna fungerar bättre med svart text.
- När du är redo, tryck Gjort.
- Upprepa med de återstående alternativen.
När du klickar på dina alternativ i din meny kommer cellen nu att ändra färg. För att lägga till detta i hela kolumnen, kopiera cellen och välj kolumnen genom att klicka på dess bokstav högst upp. Innan du klistrar in, avmarkera titelcellen genom att hålla ned CMD eller CTRL och klicka på den.
3. Annan användbar formatering för att bygga ditt CRM i Google Sheets
För att säkerställa att dina poster ser likadana ut varje gång kan du lägga till ytterligare formatering i kolumnerna på ditt ark. Om din CRM har en datumkolumn kan du hålla dessa data konsekventa genom att lägga till ett format. Att göra detta:
- Klicka på bokstaven högst upp i datumkolumnen för att välja det hela.
- Gå till Formatera i toppmenyn.
- Välj siffra.
- Välja Datum.
Nu varje gång du anger ett datum kommer ditt ark att formatera det på samma sätt varje gång.
Du kan också göra detta för att hålla valfri valuta i ditt CRM konsekvent. Följ samma steg, men välj bland de olika tillgängliga alternativen eller gå till Anpassad valuta för fler alternativ, inklusive olika typer.
En annan fördel med att hålla din data konsekvent är att du kan använd sorteringsfunktionen i Google Kalkylark för att snabbt hitta information.
4. Lägga till anteckningar i ditt CRM i Google Sheets
Om du vill ha allt på ett ställe kan du lägga till anteckningar direkt i ditt Google-ark. Även om det kan verka lite klumpigt till en början, kan lite formatering hjälpa dig att hålla saker och ting rena och organiserade.
Här är några tips som hjälper dig att göra anteckningar i ditt CRM:
- Dubbelklicka på cellen för att redigera den.
- Du kan lägga till en radbrytning genom att trycka på Alternativ + Enter på Mac eller Ctrl + Enter på PC.
- Du kan lägga till en punkt genom att trycka på Alternativ + 8 på Mac eller Alt + 0149 på PC.
- För att undvika att använda punktgenvägen varje gång, kopiera och klistra in dem.
- Om du föredrar det kan du använda streck som punkter för att göra saker enklare.
- Ställ in din Textomslag till Klämma att hålla texten snyggt instoppad i stället för att sprida sig.
- Clip kommer också att förhindra att cellerna blir för höga.
- När du dubbelklickar på den igen kan du se innehållet i sin helhet.
Alternativt, om du vill skapa ett separat dokument för varje potentiell kund, kan du använda den här kolumnen för länkar till Google Dokument.
Håll alla anteckningar om dina kundrelationer tillsammans i Google Sheets
Att hitta rätt CRM för dig och ditt team är ett projekt i sig – speciellt om du är ett mindre team eller precis har börjat. Det kan vara så att du inte behöver alla funktioner som följer med vissa CRM-prenumerationer, eller så är du inte redo att investera i en ännu.
Under tiden kan du hålla reda på alla dina försäljningsanteckningar i Kalkylark. Det första steget är att bestämma vilken typ av information du behöver samla in för att hjälpa försäljningsprocessen att gå smidigt. Därifrån kan du följa stegen i den här artikeln för att göra exakt det du behöver. På så sätt är det mindre sannolikt att du förlorar bitar av användbar information på anteckningsblock eller på papperslappar.