Idag är e-postmeddelanden avgörande för ett produktivt liv. De låter dig kommunicera, registrera dig för tjänster, hålla konton säkra och mer. Detta gör också att din inkorg lätt kan bli överväldigande, vilket är ett problem när du använder mejl i jobbet.
Gmail är särskilt rikt på funktioner och distraktioner, men det finns sätt att hantera ditt konto och dig själv så att du inte slutar multitasking igen. Att kunna fokusera på ett jobb i taget är en fråga om organisation och disciplin. Låt oss utforska exakt vad detta betyder.
1. Organisera dina e-postmeddelanden
Först och främst kan du klicka på stjärna eller märka ikonen bredvid valfritt e-postmeddelande för att markera det som Medverkade eller Viktig. Detta kommer att skicka den till sin respektive mapp på din sidopanel, samtidigt som sannolikheten ökar för att Gmail automatiskt flaggar upp viktiga e-postmeddelanden i framtiden.
Du kan gå ännu längre förbi skapa färgkodade etiketter i Gmail och arkivera e-postmeddelanden i en logisk ordning istället för att behöva gå igenom en vägg av blandade e-postmeddelanden, vissa av intresse, andra spam.
Så när ett nytt parti e-postmeddelanden kommer in, skumma igenom dem och markera dem därefter. Då kan du till exempel fokusera på e-postmeddelanden i Viktig mappen först och lämna de du märkt "Personliga" till senare.
2. Använd snooze-funktionen på e-postmeddelanden som kan vänta
Ett annat verktyg som kan hjälpa dig att prioritera vilka e-postmeddelanden du ska fokusera på kallas Snooze.
Välj eller håll muspekaren över ett e-postmeddelande så ser du en ikon som ser ut som en klocka. Klicka på den så kan du välja längden på den Snooze.
Oavsett vad du väljer kommer e-postmeddelandet att försvinna från din inkorg och komma tillbaka vid utsatt tid. Du kan dock komma åt det innan dess genom att helt enkelt öppna Snoozed mapp.
3. Ändra din inkorgstyp
Det finns många sätt att anpassa din Gmail-instrumentpanel så att den hindrar dig från multitasking. Din Snabbinställningar erbjuda en mycket enkel och behändig metod.
Klicka på redskap ikonen högst upp på sidan för att öppna din inställningar meny. Hitta Inkorgstyp avsnitt och titta på dina alternativ:
- Standard
- Viktigt först
- Oläst först
- Stjärnmärkt först
- Prioriterad inkorg
- Flera inkorgar
Varje typ strukturerar din inkorg på olika sätt. Du hittar även den här funktionen i Snabbinställningar > Se alla inställningar > Inkorg.
För att finjustera Gmails layout ytterligare, kombinera den mest produktiva layouten med filter som sorterar din Gmail-inkorg. Med noggrann planering kan du se till att din uppmärksamhet alltid faller på e-postmeddelanden som betyder mest för dig.
4. Ändra din inkorgs densitet
Gör din inkorg så lätt för ögonen som möjligt och det blir enklare att hitta viktiga e-postmeddelanden. Du slipper också tröttna för fort när du arbetar med Gmail.
En annan funktion i din Snabbinställningar kan hjälpa dig att uppnå detta. Under Densitet, det finns tre alternativ för hur nära varandra dina e-postmeddelanden ska vara:
- Standard
- Bekväm
- Kompakt
Se vilken som låter dig bläddra igenom din inkorg snabbt och enkelt.
5. Ändra ditt Gmail-kontos maximala sidstorlek
Gmail ger dig mer kontroll över din inkorgs layout, inklusive hur många e-postmeddelanden den ska lista per sida. För att hitta den här funktionen, gå till Snabbinställningar > Se alla inställningar > Allmänt.
I den här fliken är din Maximal sidstorlek avsnitt, där du kan välja hur många konversationer som ska visas på varje sida. Dina förinställda alternativ sträcker sig från 10 till 100, så att du verkligen kan sprida ut dina e-postmeddelanden eller bunta ihop dem.
Bestäm vilken layout som hjälper dig att fokusera mest på uppgifterna, samtidigt som du använder dina filtreringsverktyg.
6. Dela din läsruta
Du kan stoppa multitasking och fästa uppmärksamheten på ett e-postmeddelande i taget med ännu en Gmail-funktion. Ovanför dina e-postmeddelanden är Växla delat fönsterläge ikon.
Om du klickar på den medan din instrumentpanel är i sin vanliga odelade form, Vertikal split kommer att aktiveras, vilket innebär att dina e-postmeddelanden får en panel bredvid dem för att visa innehållet i varje konversation du väljer. Detta låter dig se vad som finns i dina e-postmeddelanden utan att behöva öppna dem helt. Därefter kan du ta dig igenom din inkorg snabbare.
Om du klickar på pilen bredvid Växla delat fönsterläge ikonen hittar du Horisontell split alternativ också.
Allt detta finns också tillgängligt i Snabbinställningar > Se alla inställningar > Inkorg.
Men det finns så mycket mer du kan göra genom att anpassa dina Gmail-inställningar, till exempel ställa in en återkommande semestersvarare. Utforska vad mer som kan gynna din mono-tasking.
7. Börja läsa nya e-postmeddelanden från botten
När det kommer till personliga vanor som kan styra dig bort från multitasking, är en säker metod att läsa dina e-postmeddelanden med ett syfte eller logisk ordning.
Till exempel, i en standardlista med e-postmeddelanden, kommer de nyaste att vara överst, så det är vettigt att börja från botten av alla olästa konversationer och ta itu med de äldsta först.
De kan ha deadlines eller viktig information som är relevant för senare e-postmeddelanden. Om bara för att vara på den säkra sidan och hålla dig själv fokuserad, arbeta dig upp i dina e-postmeddelanden.
8. Rensa de enklaste e-postmeddelandena först
Med Gmails delade panel kan du snabbt identifiera e-postmeddelanden som inte intresserar dig eller som kan hanteras snabbt. Gå igenom din inkorg och ta itu med de enklaste uppgifterna först och få dem ur vägen. Sedan kan du prioritera de mer komplicerade e-postmeddelandena.
Det är en enkel strategi, men en som rensar din inkorg snabbt och konstruktivt utan att överväldiga dig.
Ditt Gmail-konto har två användbara funktioner inbyggda för att ställa in uppgifter och göra anteckningar.
Låt oss börja med Google Tasks, markerad av kolla upp ikonen i sidofältet. Klicka på den och sedan Lägg till en uppgift, om du inte redan har några. Du kan ge varje uppgift en titel, beskrivning, datum och deluppgift. Försköna dem så mycket som behövs för att hålla dig organiserad.
Precis ovanför Uppgifter är Google Keepsglödlampa ikon, som öppnar en panel som listar alla befintliga Keep-poster under Anteckna knapp. Använd det för att skriva anteckningar om en viss kunds e-postmeddelanden, till exempel, eller för att ta minuter under Google Meet-sessioner.
Båda dessa verktyg kan påminna dig om viktiga jobb du behöver slutföra, samtidigt som de erbjuder sätt att bli mer produktiv med varje uppgift du fokuserar på.
10. Använd webbläsartillägg
Om du älskar att stödja praktiska verktyg, titta på webbläsartillägg som ökar din effektivitet genom att strukturera ditt arbetsflöde eller dela upp det i delar som du lättare kan hantera.
Lära känna hur Todoist kan förbättra din produktivitet, till exempel genom kraften i smart uppgiftshantering. Du kan synkronisera det med ditt Gmail-konto och effektivisera alla viktiga jobb.
Då har du Sortera Gmail-inkorgen, ett tillägg som lägger till filter till dina vanliga Gmail-alternativ. Du kan sortera dina e-postmeddelanden efter kontakt, företag, bilagor och mer.
Om du använder Google Kalkylark med dina e-postmeddelanden, överväg Row Highlighter, som gör precis vad namnet antyder: det markerar rader på kalkylblad, så att du kan läsa dem snabbare.
Till och med något liknande Monotab kan vara ovärderlig för onlineanställda. Det är ett tillägg som sparar länkar på en enda flik så att du inte slutar med flera öppna och sakta ner din webbläsare.
I slutändan behöver du organisatoriska verktyg, såväl som disciplin, för att stoppa din koncentration från att delas upp i flera riktningar och förstöra din produktivitet.
Tipsen och verktygen ovan kan placera dina e-postmeddelanden och allt annat arbete du gör på Gmail i en logisk och till och med trevlig ordning. Du kommer att kunna ägna dig åt de uppgifter du vill ha och sluta avvika.
Som redan nämnts spelar din självkontroll en stor roll för att stoppa dig själv från multitasking, men att ha massor av digitalt stöd räcker också långt. Så kolla in vad mer Google kan erbjuda på sina plattformar, från ditt Gmail-konto till din Chrome-webbläsare.