När fler organisationer tar till sig distansarbete behöver de alla resurser de kan samla för att ha produktiva virtuella möten. Trots de många virtuella mötesmjukvaran på marknaden har vissa affärsteam ännu inte hittat de rätta.
Microsoft Teams skapar lika villkor för arbetslag att engagera sig och samarbeta praktiskt taget utan att bryta banken. Läs med när vi diskuterar hur du kan öka din produktivitet med systemet.
1. Schemalägg mötet noggrant
Schemaläggning är det första steget för att ha ett möte på Microsoft Teams. Även om du kan starta ett möte när som helst, om du vill att andra ska gå med dig måste du informera dem i förväg.
När du ställer upp ett möte på Microsoft Teams bör du ta hänsyn till deltagarnas tidszoner. Om du är värd kan du schemalägga ett möte med din tidszon, och det kommer automatiskt att spegla deltagarnas tidszoner på deras instrumentpaneler.
För att öka valdeltagandet för ditt möte, schemalägg det vid en tidpunkt som passar de flesta deltagare, om inte alla. Att schemalägga ett möte på udda tider kan hindra dina teammedlemmar från att dyka upp. Även om de dyker upp kanske de inte deltar optimalt om timingen är avstängd.
2. Välj en moderator
Det faktum att du är värd för ett möte på Microsoft Teams betyder inte att du måste vara moderator för mötet. En av sätt att hålla ett teammöte på distans framgångsrikt är att utse en moderator, speciellt om du redan har för mycket arbete på dig.
Anförtro din moderator ansvaret för att driva mötets agenda och engagera deltagarna på ett effektivt sätt. Moderatorn bör hålla ett öga på deltagarnas beteenden och se till att ingen utgör en olägenhet under mötet. Ge moderatorn tillräcklig åtkomst och kontroll till mötesinställningarna, så att de kan initiera kommandon när det behövs.
3. Optimera onlineupplevelsen
Onlinemöten är mest produktiva i rätt inställningar. Innan du startar ett möte, hitta en lämplig plats och sittplats. Se till att kameran på din datorenhet är i gott skick för bra bildkvalitet. Detsamma gäller ljud. Se till att det finns en mikrofon med bra ljudkvalitet. Testa din kamera och mikrofon innan mötet börjar för att undvika obehagliga överraskningar.
Medan de flesta värdar föredrar att sitta bekvämt och förmedla sitt budskap med en snygg skildring, föredrar andra att få kontakt med deltagare på en monter. Microsoft Teams erbjuder flera anpassade bakgrunder för att försköna ditt onlineutrymme.
4. Anteckna
Att ta anteckningar är en av sätten att driva ett produktivt virtuellt möte. När du bearbetar mycket information, finns det en tendens att missa några viktiga detaljer. Eftersom det bara finns så mycket som din hjärna kan behålla, riskerar du att förlora viktig information om du inte gör anteckningar. Det är därför det är viktigt att göra anteckningar under möten.
Du behöver inte penna och papper för att göra anteckningar när du har ett möte på Microsoft Teams. Verktyget erbjuder ett anteckningsblock där du kan skriva och spara information från ett möte. Du kan alltid gå tillbaka till dina anteckningar för att hämta huvudagendan för ditt möte.
5. Stäng av icke-talande deltagare
Buller hindrar produktiviteten på arbetsplatsen. Om du inte kväver det i sin linda kan det också hindra ditt virtuella möte. Även när du anstränger dig för att vara på en lugn plats för ditt möte kanske andra deltagare inte gör detsamma. Microsoft Teams hjälper dig att bli av med brus med sin mute-funktion.
Som värd för ett möte kan du inte bara stänga av dig själv utan även andra deltagare i mötet på Microsoft Teams. Regeln är att stänga av icke-talande deltagare hela tiden. Att göra detta skapar ordning och reda. Andra deltagare kommer att förstå budskapet som en talande deltagare förmedlar.
6. Använd chattfönstret för betoning
Virtuella möten måste vara engagerande för att hålla deltagarna intresserade. Folk blir lätt uttråkade av långa samtal, så du måste också använda chattfönstret i Microsoft Teams för att behålla deras uppmärksamhet.
Som värd kan du skapa ett chattfönster där du och de andra deltagarna kan lämna relevanta kommentarer om mötet. Det är ett bra ställe att skriva nyckelinformation som deltagarna bör vara medvetna om. Moderatorn kan också be deltagarna att släppa alla frågor de kan ha i chattfönstret, så att alla kan förstå frågorna tydligt.
7. Spela in mötet
Ett misstag som virtuella mötesvärdar gör är att inte hålla reda på alla aktiviteter. När de behöver hänvisa tillbaka till ett ämne kan de inte. Microsoft Teams har gjort inspelningsprocessen enkel genom att introducera en inspelningsfunktion för att snabbt förstå varje liten detalj.
Att göra referenser är en del av en inlärningsprocess, och det är mycket fördelaktigt att hålla ett register över varje online-samling. När du spelar in ditt möte på Microsoft Teams har du konkreta bevis på mötets detaljer.
8. Sudda ut din bakgrund
Precis som en bullrig miljö kan få någon annan att missa meddelandet som en talare passerar i ett onlinemöte, kan en bullrig bakgrund också orsaka distraktioner. Till exempel kan en vacker målning hos en deltagare distrahera dig från vad de säger. Du kanske till och med glömmer din tankegång.
Microsoft Teams låter deltagarna sudda ut sin bakgrund, så att de kan fokusera på sig själva och vad de diskuterar. Med den här funktionen behöver du inte oroa dig för att ha den perfekta bakgrunden för ditt möte.
9. Använd Whiteboard-funktionen
Många användare använder inte whiteboard-funktionen på Microsoft Teams maximalt. Det är en onlineduk för att fånga dina meddelanden och idéer i handling.
Microsoft Teams whiteboard är praktiskt när du behöver förklara komplexa idéer för dina teammedlemmar under ett möte. Den erbjuder olika skisselement för att hjälpa dig att uttrycka dina tankar tydligt.
10. Aktivera skärmdelning
Ibland är det inte tillräckligt att förklara idéer och koncept för team i ett virtuellt möte. Du måste visa dem informationen som den är på din datorenhet. Microsoft Teams gör detta möjligt med sin skärmdelningsfunktion.
Du får möjligheten att öka deltagarnas engagemangsnivåer i ditt onlinemöte med Microsoft Teams när du aktiverar skärmdelning. Det låter dig visa andra vad du pratar om och exakt hur det är på ditt system.
Gör dina virtuella möten värda besväret med Microsoft Teams
Virtuella möten har kommit för att stanna. Arbetslag gör stora framsteg när det gäller att interagera med varandra från sina avlägsna platser. Men för att det ska hända måste du vara avsiktlig med att få ut det mesta av dina möten genom att utnyttja de många funktionerna i Microsoft Teams.
Om du ska vara värd för människor på ett möte, gör det värt besväret genom att optimera upplevelsen. Skapa utrymme för alla att bidra och dela idéer. När dina teammedlemmar ser värdet i dina möten, kommer de att vara ivriga att gå med när du schemalägger ett möte.
