Ingenting är så elegant som att skriva dina onlineenkätsvar direkt i ett Excel-kalkylblad i realtid. Tack och lov kan du njuta av den här funktionen om du använder Microsoft Forms. Det finns en repetitiv och dynamisk (automatiserad) väg runt det.
De automatiserade metoderna är behändigare, men i den här artikeln kommer du att se hur du går tillväga heller.
Hur man exporterar Microsoft Forms-svar till Excel
Att exportera Microsoft Forms-svar till Excel hjälper dig att få de senaste svaren på din enkät. Det innebär att du laddar ner enkätsvar till din dator som en Excel-fil. Processen är enkel om du har skapat ditt Microsoft-undersökningsformulär redan:
- I Microsoft Forms, gå till Svar uppe till höger.
- Klick Öppna i Excel på höger sida av skärmen för att ladda ner de aktuella svaren till din dator.
- Du måste upprepa denna process varje gång du vill få en svarsuppdatering.
Men den här metoden är inte den bästa, eftersom du ofta måste uppfinna hjulet på nytt för att uppdatera ditt kalkylblad; detta innebär att ladda ner en ny Excel-fil varje gång någon skickar ett svar. Det kan vara ansträngande, särskilt om många människor svarar i realtid.
För att göra ditt liv enklare kan du automatisera processen med OneDrive for Business och Power Automate, som beskrivs i följande avsnitt.
Hur man synkroniserar Microsoft Forms med Excel via OneDrive for Business
Du kan uppdatera ditt Excel-kalkylark dynamiskt om du har ett Microsoft 365 Business-konto. För att göra detta skapar du ett enkätformulär som kan skriva svar dynamiskt till Excel direkt från OneDrive.
När du använder OneDrive för företag för att skapa Microsoft Forms för Excel, skapas en Excel-kalkylbladsversion av det formuläret med kolumner som bär motsvarande formulärfältsattribut.
Så här skapar du ett Excel-formulär som uppdaterar Microsoft Forms-svar automatiskt i realtid:
- Logga in på din Microsoft 365 Business Admin Center.
- Klicka på den fyrkantiga menyikonen uppe till vänster och gå till OneDrive.
- När du är i OneDrive klickar du Ny uppe till vänster.
- Välj från alternativen Formulär för Excel.
- Namnge din undersökning och klicka Skapa.
- OneDrive kommer att starta din webbläsare där du kan skapa dina formulärfält som du vill.
- Ett Excel-kalkylblad med ditt formulärnamn visas i OneDrive.
- När du har skapat och delat din enkät öppnar du Excel-kalkylarket online, och du kommer nu att se nya data när de uppdateras i realtid.
- Om du delar Excel-kalkylarket med dina teammedlemmar kommer de också att få en realtidsuppdatering av svaren när människor svarar på din enkät.
Hur man synkroniserar Microsoft Forms-svar till Excel via Power Automate
Power Automate är en kraftfullt automatiseringsverktyg för rutinuppgifter. Intressant nog ger det också ett utmärkt sätt att synkronisera Microsoft Forms med Excel. Det är den bästa metoden om du redan har delat ditt enkätformulär.
Power Automate-metoden fungerar bara med Microsoft Forms som skapats med ditt Microsoft Business-konto. Och det innebär att skapa ett automatiserat molnflöde i Power Automate.
Därför måste du också ha ett Microsoft Business-konto för att använda den här flödesfunktionen i Power Automate. Använd stegen nedan för att ansluta Microsoft Forms till Microsoft Excel automatiskt med Power Automate:
Infoga en tabell i din Excel-arbetsbok online
Din Excel-arbetsbok online måste vara i tabellformat, eftersom Formulär bara skriver till tabeller i ett Excel-kalkylblad.
Om du har laddat ner ett Excel-kalkylblad från Microsoft Forms-svar kan du ladda upp det till OneDrive, ignorera det här underavsnittet och hoppa till synkronisering av Microsoft Forms med Excel.
Så innan du börjar, skapa ett nytt Excel-kalkylblad i OneDrive. Se till att du kommer åt OneDrive via ditt Microsoft Business-konto:
- Klick Ny uppe till vänster på OneDrive.
- Välj Excel arbetsbok.
- Från Excel-kalkylarket som öppnats i webbläsaren klickar du på Sparad uppe till vänster. Ange sedan ett önskat namn i Filnamn fält. Klicka på ett tomrum för att stänga den modala rutan.
- Skapa nu dina kolumner och se till att de överensstämmer med fälten i ditt Microsoft-undersökningsformulär. Om du till exempel har delat ett formulär som frågar efter e-post och kön, kommer din Excel-arbetsbok att ha en e-post- och könskolumn.
- Markera kolumnerna. Gå sedan till Föra in fliken på bandet och klicka Tabell.
- Bock Mitt bord har rubriker bock och klicka OK.
Synkronisera Microsoft Forms med Excel med Power Automate
- Logga in på din Power Automate konto.
- Klick Skapa i den vänstra sidofältet.
- Välj Automatiserat molnflöde.
- Klicka sedan När ett svar lämnas från modalboxen.
- Klicka sedan Skapa längst ner på den öppnade modallådan.
- Klick Logga in om du uppmanas. Se till att du använder ett Microsoft 365 Business-konto för att logga in om du har ett personligt Microsoft-konto. Du kan göra detta genom att klicka Använd ett annat konto på inloggningsrutan.
- När du har loggat in klickar du på Välj ett formulär fältet i Power Automate.
- Välj sedan bland formulären du har skapat tidigare.
- Klick Nytt steg. Använd sedan sökfältet för att söka efter "formulär".
- Klick Microsoft Forms och välj Få svarsdetaljer från alternativen under Åtgärder.
- Klicka på Form ID och välj din enkätform igen. Välj sedan Svars-ID från Svars-ID fält.
- Klick Nytt steg. Välj sedan Excel online.
- Välj sedan Lägg till en rad i en tabell från alternativen under Åtgärder.
- Under Plats fält, välj OneDrive för företag.
- Välj OneDrive från Dokumentbibliotek Fält.
- Klicka på filläsaren på Fil och välj den Excel-arbetsbok du skapade tidigare. Eller så kan du välja den som laddats upp från din dator om du använder ett tidigare exporterat kalkylark.
- Välj tabellnamnet från Excel-arket. Nya fält som motsvarar Excel-kolumnerna i det kalkylbladet ska nu visas. Dessa måste också korrelera med enkätformulärsfälten.
- Klicka på vart och ett av de nya fälten och välj motsvarande formulärfält från Dynamiskt innehåll alternativ.
- Klicka slutligen Spara.
Det är allt! Du har nu skapat ett automatiserat molnflöde för Microsoft Forms i Power Automate.
Power Automate kommer nu att skriva nya svar dynamiskt till din Excel-arbetsbok när svarspersoner skickar svar i realtid.
Om du har exporterat dina Microsoft Forms-svar till Excel på din PC tidigare kan du kopiera och klistra in befintliga data i den nyligen automatiserade Excel-arbetsboken. Denna åtgärd kommer inte att stoppa dina Power Automate-flöden.
Uppdatera enkätsvar i Real-Time Excel
Att automatisera Microsoft Forms-svarsuppdateringar i realtid i Microsoft Excel gör livet enkelt. Medan det direkta alternativet OneDrive for Business ger enkel synkronisering om du inte har delat ditt formulär, Power Automate är smidigare om du har delat din Microsoft Forms-undersökning och människor redan är det svarar.
Även om du kan använda Microsoft Forms på ett personligt konto, kräver dynamisk svarsskrivning till Excel att du fortfarande äger ett Microsoft Business-konto. Du kanske också vill se hur Google Forms kan jämföras med Microsofts eftersom dessa är nära konkurrenter.
