Om det är många som arbetar tillsammans på ett delat projektkalkylblad bör du ställa in någon form av arbetsflöde eller processkontroller för att få saker gjorda enkelt. På så sätt förlorar du inte koll på vad som har gjorts och vad som behöver göras härnäst – detta kommer att hjälpa till att hålla alla på samma sida.
Här pratar vi om de viktiga tipsen och bästa praxis som du bör följa när du samarbetar med andra användare i Excel eller Google Sheets eller liknande.
1. Dokumentnyckeländringar och uppdateringar
När du samarbetar i kalkylblad är det viktigt att hålla reda på vad som har förändrats. Det kan sluta med att du skriver över någon annans arbete om du inte är försiktig.
Försök att lägga till kommentarer eller anteckningar för att registrera ändringar – till exempel skäl för att uppdatera objektet, namn på redaktörer som gör ändringarna och varför eller hur de gjorde det. Du kan enkelt göra detta med hjälp av Markera Ändringar funktion i en delad arbetsbok. För att aktivera den här funktionen, följ stegen nedan:
- Gå till Arkiv > Alternativ > Snabbåtkomstverktygsfält. För macOS, gå till Excel > Inställningar... > Band och verktygsfält > Snabbåtkomstverktygsfält.
- Välj från rullgardinsmenyn Alla kommandon.
- Välj Markera Ändringar och välj om du vill lägga till verktygsfältet Snabbåtkomst ovanför menyfliksområdet eller under det. Klick Ok.
- När du är klar trycker du på rullgardinsmenyn i filtren Snabbåtkomstverktygsfält > Visa kommandoetiketter. Du kan anpassa hur du vill markera ändringar i ditt kalkylblad genom att välja från alternativen i rullgardinsmenyn.
Du kan också färgkoda objekt eller flikar i ditt delade kalkylblad så att du enkelt kan se ändringar med en blick.
2. Mata in källdata korrekt
Det är lätt att göra fel när du anger rådata i dina kalkylblad. Problemet är att om du inte gör detta på rätt sätt kan det helt snedvrida dina resultat och leda dig åt fel håll.
Lyckligtvis finns det några snabba tips för att säkerställa att du matar in källan eller rådata korrekt i dina Excel-filer.
- Dina uppgifter bör vara tydliga och korrekta. Försök att undvika förkortningar om det inte är absolut nödvändigt, och se till att alla siffer- eller datumformat är tydliga och konsekventa i hela kalkylarket.
- Se till att inkludera en rubrik överst i varje kolumn/rad, så att andra användare kan tolka tabellerna bättre.
- Använd relevanta (och korrekta) formler när det är nödvändigt.
3. Använd kalkylbladskontroller
Genom att använda kalkylbladskontroller kan du minska risken för fel i datainmatning. Här är några verktyg du kan använda:
Datavalidering: Med hjälp av ett verktyg som t.ex datavalidering låter dig samla in input från flera användare i lämpligt format. Det säkerställer också enhetlighet i datainmatning och förhindrar oavsiktliga användarfel. Om du anger data som tillhör en känd uppsättning värden, som ett "Ja" eller "Nej" eller "Kan inte fastställas", du kan skapa en rullgardinslista med dessa alternativ för att göra det möjligt för andra användare att välja från en fördefinierad lista med alternativ.
Bladvy: De Sheet View-funktion är en annan användbar funktion som gör att kalkylbladsanvändare kan skapa anpassade vyer av sin arbetsbok och ställa in sina egna filter för att visa information – utan att påverkas av ändringar som gjorts i kalkylbladet av andra användare.
4. Använd tabeller och diagram
Låt oss inse det: kalkylblad är ganska överväldigande till en början, särskilt om du inte är van vid att arbeta med stora datamängder. Det är därför vi rekommenderar att du använder tabeller, diagram eller diagram för att ställa in dina data på ett intuitivt sätt.
Medan tabeller hjälper dig att organisera och sortera din information, kan användning av ett diagram eller diagram hjälpa dig med visuell representation. Detta gör det lättare att rita ut trender eller visa jämförelser mellan olika grupper av variabler över tid så att du kan upptäcka viktiga samband och trender i dina datavärden.
5. Markera viktiga värden med färger och formatering
Genom att lägga till färg på din text och rubriker kan du organisera dina data på ett mer läsbart sätt.
På detta sätt kan du fokusera på specifika aspekter av data utan att bli överväldigad av all information på en gång. Du kan även använda verktyg som t.ex villkorlig formatering, som låter dig markera specifika celler baserat på kriterier som om de ligger inom ett visst värdeintervall.
Funktionen "Freeze Panes" är särskilt användbar om du behöver hålla reda på vissa områden medan du bläddrar genom ett långt kalkylblad. Så här kan du göra detta:
- Välj den aktiva raden eller kolumnen.
- Gå till Se fliken på menyfliksområdet och välj Frys rutor.
- Från rullgardinsmenyn väljer du om du vill frysa kolumner eller rader.
Med hjälp av hyperlänkfunktionen kan du länka ankartext till filer, webbsidor eller kalkylblad.
- För att göra detta, välj en cell i ditt kalkylblad som innehåller text.
- Gå till Föra in fliken på bandet.
- Tryck på till höger om bandet Länk och välj alternativen i menyn till vänster. Du kan välja att länka till filer i din lokala lagring, eller en webblänk eller till andra källor.
Detta hjälper dina teammedlemmar att enkelt hitta referenser eller källfiler. Till exempel, om ditt företags webbsida listar produkter och tjänster, kan du enkelt skapa en hyperlänk i en cell som tar teammedlemmar direkt till sidan när de klickar på den.
Ofta kan det vara svårt att veta vad dina kollegor jobbar med. Men kalkylarksverktyg som Google Sheets gör det enkelt för flera redaktörer att samarbeta i dokument tillsammans i realtid. Du kan öppna chattsidofältet genom att trycka på chattikonens bubbla bredvid listan över aktiva användare.
Det här är en praktisk funktion - du kan diskutera alla problem du kan ha stött på när du arbetade med delade filer. Det låter dig också kommunicera med varandra snabbt om du behöver hjälp eller hjälp med något specifikt i deras dokument.
9. Ge samarbetspartners redigerings-/vyåtkomst
Ett av de första stegen i att samarbeta med delade kalkylblad är att se till att teammedlemmarna har redigerings-/visningsåtkomst (skrivskyddad). Du måste se till att du har aktiverat delning i första hand.
För det andra, lägg till medarbetare till dina individuella arbetsböcker efter behov, och ge dem skrivskyddad eller redigeringsbehörighet efter önskemål. Se till att alla har tillgång till de kompatibla versionerna av filen, så att de inte har några problem med att synkronisera eller spara när de fungerar.
Smartare samarbete med lättlästa kalkylblad
I slutändan handlar det om kommunikation. När du arbetar med ett delat projekt med en grupp människor är det viktigt att se till att ditt teams kommunikation går så smidigt som möjligt.
Dessa tips ovan bör hjälpa till att göra dina kalkylblad mer användarvänliga och lättare att läsa, så att det alltid är enkelt att dela och tolka information.