Fildelningsteknik gör det enkelt att dela data med vem som helst, oavsett var de befinner sig. Även om detta är en lättnad för arbetslag, ger det cyberangripare en chans att slå till.
Om du inte skyddar dina delade filer från obehörig åtkomst kan vi tyvärr säga att cyberbrottslingar gärna antingen stjäl eller avslöjar dem. Du vill väl inte att det ska hända?
Så här listar vi de bästa metoderna för fildelning för att säkra din data.
1. Använd en integrerad fildelningsprogramvara
Att anta en integrerad fildelningslösning eller programvara är ett av de bästa sätten att säkra dina filer från cyberattackare. Fildelningslösningarna är inställda så att användare endast kan dela filer inom programvaran, inte externt.
Att använda ett integrerat fildelningssystem förhindrar att filer skickas till fel mottagare eftersom varje användare som är medlem i teamet har ett dedikerat användarkonto.
Den enda nackdelen är att de flesta av dessa är betald programvara. De gratis erbjuder begränsad lagring och användning för intresserade användare, som inkluderar Dropbox, Google Drive, Box, OneDrive, iCloud Drive och mer.
2. Undvik att dela filer via e-post
Förutom att förlora filer som inte kommer till mottagarens inkorg, är e-postbedrägeri allt vanligare.
Ett ställe som hackare söker efter känslig användares information är i offrets e-postmeddelanden. Eftersom de flesta har svaga e-postlösenord är det nästan enkelt för cyberbrottslingar att hacka e-post varje dag. Dessutom attackerar de sina okunniga offer genom nätfiske via e-post, och frontar infekterade länkar som filer. Användare faller i sina fällor när de klickar på länkarna eller laddar ner filerna.
För att förhindra att din organisation är sårbar för denna bluff, uppmuntra dina anställda att inte skicka eller ta emot filer via e-post. Istället bör de implementera användningen av fildelningsprogram som endast interna teammedlemmar har tillgång till.
3. Använd en säker anslutning för att dela filer
En nätverksanslutning kan ursprungligen involvera två eller flera parter, men inkräktare kan infiltrera nätverket. Så det är viktigt att ta hänsyn till det och säkra ditt nätverk med kryptering.
En säker anslutning krypterar ett eller flera säkerhetsprotokoll, vilket gör det svårt för människor att komma åt den. När ett nätverk är okrypterat, exponeras det för alla som vet hur man enkelt kan kapa och hota.
När inga starka barriärer krypterar ett nätverk kan cyberbrottslingar penetrera det och hämta din känslig information som inloggningsuppgifter, ekonomiska register, lösenord och annan privat information.
4. Använd säkra molntjänster
Säkra molntjänster erbjuder ett extra lager av datasäkerhet. De har bättre flexibilitet, tillgänglighet och kapacitet jämfört med konventionella dator- och lagringsmetoder. Cloud computing ersätter också snabbt traditionell datoranvändning som en hörnsten för många företag idag.
De flesta molntjänstleverantörer upprätthåller aktivt integriteten för sina servrar genom att följa standardsäkerhetspraxis. Dessa tredjepartsleverantörer är ansvariga för att hantera molntjänsters infrastruktur samt säkerheten och ansvarsskyldigheten för datatillgångar.
5. Implementera arkivfilformat
Arkivfilformatet handlar om att stapla en eller flera filer och metadata. Du kan kombinera flera datafiler till en enda arkivfil för enkel åtkomst och lagring. Det låter dig också komprimera filer för att ta upp mindre lagringsutrymme.
Att lagra dina data i arkivformatet skyddar sådan data från läckage eller exponering. Med flera filer i en arkivfil blir det svårt för en bedragare att snabbt identifiera en viss fil.
6. Skapa starka lösenord
Svaga lösenord är det främsta sättet att cyberbrottslingar använder för att komma åt sina offers konton eller nätverk. De gör detta antingen genom att gissa lösenord eller genom att knäcka ett lösenord brute-force attack.
Att generera starka lösenord bör vara en del av din cybersäkerhetskultur. Du måste utbilda dina teammedlemmar om vikten och användbarheten av att använda ett starkt och säkert lösenord. Istället för att använda siffror, födelsedatum eller händelser bör de välja en lösenfras.
Att komma ihåg massor av lösenord kan vara tröttsamt och leda till lösenordströtthet. Gör det enklare för ditt team genom att använda ett effektivt lösenordshanteringsverktyg för att ta hand om deras lösenordsbehov.
7. Begränsa användningen av USB
För att skydda dina känsliga data och arbetsfiler i allmänhet, förbjud användningen av USB-enheter i ditt nätverk. Och det beror på att det är enkelt att överföra information, filer och data i ett svep med USB- eller flashenheter.
En annan anledning till att du bör förbjuda USBs i din organisation är att förhindra överföring av virus eller korrupta filer till ditt nätverk. Du har ingen aning om var dessa enheter har varit och vad de har kontrakterat. Att använda en virusinfekterad USB kan förstöra din data helt utan möjlighet dataåterställning.
8. Välj ett lättanvänt fildelningssystem
Även om det kan verka som en bra idé att använda den senaste tekniken eller programvaran för att dela filer inom din organisation, byt inte ut det för enkelhetens skull. Ett sofistikerat fildelningssystem är till ingen nytta om du och ditt team inte kan använda det utan hjälp, vägledning eller utbildning.
Om fildelningssystemet är svårt att använda, finns det en tendens att dina data kan gå vilse i det, och du kommer inte att kunna återställa det. Det finns också möjligheten att av misstag skicka känslig information till fel personer när man försöker navigera genom systemet.
9. Använd trovärdiga VPN när du delar filer
Med Virtual Private Network (VPN)-teknik, kan användare skicka och ta emot innehåll via delade eller öppna internetanslutningar precis som om deras enheter var anslutna till ett privat nätverk. Detta gynnar regionkontor eller fjärranställda som behöver fjärråtkomst till data och filer från ett centralt huvudkontorssystem eller databas.
Det finns utbredda, trovärdiga VPN som ExpressVPN, CyberGhost, Torguard VPN, NordVPN och många fler. Dessutom, om du använder en fildelningslösning eller tjänst som DropBox, behöver du inte köpa en extern VPN-tjänst eftersom de tillhandahåller en alternativ VPN-tjänst. Detta gör det kostnadseffektivt.
En annan enkel men mycket effektiv säkerhetspraxis för fildelning är att alltid dubbelkolla länkar innan du klickar på dem. Så enkelt som detta kan tyckas, kan om du försummar det orsaka enorma konsekvenser för dataförlust.
Odla affärsetiketten att utbilda dina medarbetare och anställda om hur viktig denna enkla affärsverksamhet är. Att betala en närmare granskning av länkar innan du klickar på dem förhindrar nätverkskapning och hackning. Ofta maskerar hackare länkar med tvivelaktiga länkar som omedelbart kan ta kontroll över dina företagsfiler eller till och med inloggningar.
Förhindra cyberattacker med säkra metoder för fildelning
Fildelning är oundvikligt för samarbete. Så länge två eller flera arbetar tillsammans måste de dela filer, särskilt när de är på olika platser. Det är dock deras ansvar att säkra sina filer.
Att odla säkra metoder för fildelning är ett säkert sätt att undvika att falla offer för de övernitiska cyberbrottslingarna som väntar på minsta möjliga möjlighet att attackera.
