Det typiska sättet för manuell avtalshantering är att signera ett papper och förvara det i ett arkivskåp. Den manuella processen är långsam och mindre effektiv för att övervaka och spåra fjärranställda.
Eftersom distansarbete blir det nya "normala" för många företag, har det aldrig varit viktigare att se till att kontrakt och förvaltningsprocesser löper smidigt.
Det som är bra är att du kan använda programvara för kontraktshantering för att automatisera hela kontraktets livscykel från skapande till förhandling, signering och förnyelse. Det finns många fördelar med programvara för kontraktshantering. Här är de sex bästa.
1. Förbättrar integritet och säkerhet
En av utmaningarna med att hantera kontrakt manuellt är att det är mycket beroende av papper. Problemet med fysiska dokument är att de är mer benägna att skadas och försvinna. Medan distansarbete riskerar dataintrång, läckor och hackning, eliminerar programvara för kontraktshantering dessa risker genom att du kan säkerhetskopiera alla dina dokument.
Programvara för kontraktshantering låter dig lagra dokument i molnet, vilket hjälper till att minska risken för att de försvinner eller skadas. Programvaran skyddar också känslig kontraktsinformation från obehörig åtkomst. Hanteringsverktyget inkluderar kontrakt och avtal med olika åtkomstnivåer, så att du kan diktera vem som kan komma åt, redigera och dela specifika dokument.
Till exempel kan systemadministratörer konfigurera behörighetsbaserade regler och bestämma vem som kan komma åt vad information, oavsett om de är fysiskt placerade på kontoret eller arbetar på distans var som helst i värld. Dessutom skyddar vissa program dokument med hjälp av tvåfaktorsautentisering och den senaste krypteringstekniken.
2. Sparar tid
Att hantera kontrakt manuellt är en långsam och tidskrävande process. Det handlar ofta om samtal ansikte mot ansikte, signering av papperskopior, sändning fram och tillbaka, skanning och uppladdning av dokumenten för att dela. Du måste också upprepa hela processen när du ändrar avtalet.
Med programvara för kontraktshantering är det kort väntetid för att få kontrakt var som helst i världen. Programvara som Zapendos standardalternativ låter dig utnyttja dess e-signatur för att spara timmar på kontrakt och avtal.
För vissa företag börjar förseningarna under kontraktsskapandet. I det här fallet använder viss programvara förhandsgodkända mallar för att kickstarta utkastet, såväl som standardiserade villkor och klausuler för specifika användningsfall.
Distansarbetare utan tillgång till kontraktshandlingar tenderar att begära svar på frågor som besvaras i kontraktet. Detta kan göra det svårt för det interna teamet att behålla kontrollen över sin arbetsbörda.
Programvara för kontraktshantering lagrar alla versioner av ett kontrakt i ett organiserat format. På så sätt kan distansarbetare komma åt den senaste versionen och hitta svar på sina frågor. Tidskrävande processer som kan automatiseras inkluderar sign-offs, förnyelser och oplanerade kontraktshanteringsåtgärder.
3. Förenklar delning och samarbete
Företag inom en avlägsen arbetsmiljö kan konsultera och samarbeta med teammedlemmar som arbetar hemifrån eller arbetar på språng medan de reser.
Molnbaserad programvara för kontraktshantering ger auktoriserade användare tillgång till den information de behöver i realtid. Det låter dig logga in, ta fram ett kontrakt och samarbeta med kollegor från var som helst i världen.
Programvaran har också samarbets- och kommunikationsverktyg som kommentarer och dokumentchatt, vilket gör det enkelt att förhandla och uppdatera villkor i realtid. Dessa verktyg gör det möjligt för externa team att mata in data, vilket hjälper till att skapa en autonom arbetsstyrka i en kontrollerad miljö.
4. Minskar risker och förbättrar efterlevnaden
Frågor som ej godkända villkor och missade skyldigheter kan utsätta en organisation för risker. Tack och lov kan kontraktshanteringsprogramvara hjälpa till att minska riskerna genom att använda förgodkända klausuler och kontraktsrevisionsverktyg.
Med hjälp av programvara för kontraktshantering kan ledningsgruppen verifiera att resultatet av varje kontrakt uppfylla förväntningarna och att distansanställda håller sig till kontraktet med revisionsverktygen.
Programvaran låter dig spåra och granska varje steg i ett kontrakts milstolpe var som helst, vilket gör att du kan hålla alla anställda, inklusive distansarbetare, ansvariga för sina handlingar. Detta hjälper till att förbättra effektiviteten samtidigt som du skyddar ditt företag från bristande efterlevnad.
Verktyget innehåller också revisionsspår som låter dig se hela kontraktshistoriken med bara några få klick. Auktoriserade användare kan se vilket stadium ett avtal befinner sig i och dess status (aktivt, väntande, löpt ut, etc.), vilket förbättrar ansvarsskyldighet och efterlevnad.
Du kan också använda programvaran för att analysera hälsan i dina affärsrelationer. Programvara för kontraktshantering inkluderar rapporter som hjälper dig att bedöma tredje parts nivå av efterlevnad av policyer och förordningar.
Bättre medarbetarkommunikation och att tillåta företagsomfattande tillgång till interna policyer skapar en känsla av inkludering, vilket möjliggör större efterlevnad. Detta gäller särskilt för anställda som arbetar hemifrån.
5. Automatiserar varningar för nyckeldatum och leveranser
Att arbeta med team på distans ökar chanserna att missa deadlines och möjligheter. Tack och lov kan kontraktshanteringsprogramvara fånga viktiga kontraktsdatum och leveranser och skicka meddelanden till den ansvariga parten.
Programvara för kontraktshantering är en av de bästa verktyg för att effektivisera arbetsprocesser på distans. Du kan till exempel konfigurera programvarans aviseringsverktyg för att varna chefer om kontrakt som bör sägas upp eller förnyas, vilket skyddar dina ekonomiska intressen.
Fjärrarbetare kan meddelas och börja arbeta med uppdragen tidigt, vilket ger dig mer kontroll över projekt. Du kan också skicka meddelanden till alla distansanställda angående policyändringar eller behov av policygranskning.
Utlösande aviseringar är en avgörande funktion i programvara för kontakthantering och kan varna dig när en viktig del av ett kontrakt har undertecknats. Dessutom låter vissa program dig ställa in automatiska återkommande larm som inte återställs förrän det tilldelade teamet vidtar den förväntade åtgärden.
6. Centraliserar data för ökad synlighet
Ett vanligt problem med att använda manuell kontraktshantering är att hitta ett felplacerat kontrakt. Med programvara för kontraktshantering behöver du inte lita på stökiga skåp som gör det svårt att snabbt söka efter viktiga dokument.
Molnbaserat CMS löser problemen genom att tillhandahålla ett sökbart, centralt arkiv. Den centraliserade dokumenthubben innehåller sök- och filterverktyg för att säkerställa att teammedlemmar, inklusive distansarbetare, får tillgång till viktig information när som helst och var som helst.
Att lagra alla dokument i ett centraliserat, virtuellt arkiv ökar kontraktets synlighet. Det ger dig också kontroll över åtkomsten till kontraktsdokumenten och skapar en enda källa till sanning. Vissa företag tillåter teammedlemmar att se pågående förpliktelser, leveranser, kommande projekt och förnyelsedatum och kontraktsutgifter.
Effektivisera processer och arbetsflöden med programvara för kontraktshantering
Att hantera kontrakt på distans är inte en av de mest glamorösa uppgifterna i en organisation. Att övervaka och spåra fjärranställda är ännu mer utmanande när man hanterar kontrakt manuellt.
Manuella och pappersbaserade tekniker gör kontraktshanteringsprocessen långsammare och mindre effektiv. Men med tillförlitlig programvara för kontraktshantering kan företag enkelt hantera kontrakt, även när de arbetar med externa team.
