Man kan generellt säga att ett Microsoft Excel-dokument, ungefär som en atom, till stor del består av tomt utrymme. Men det är ingen picknick när du skriver ut en Excel-fil, och din skrivare spottar ut många tomma sidor. Här är varför det kan hända och några sätt du kan gå för att fixa det.
Vad får Microsoft Excel-dokument att skriva ut tomma sidor
Här är några anledningar till att Excel-dokument skrivs ut med extra tomma sidor. Vi har även en mer allmän guide om hur man gör fixa saker om din skrivare skriver ut tomma sidor.
1. Celler är formaterade så att de visas tomma
Ibland kan du formatera celler i ett Microsoft Excel-dokument på vissa sätt för att få dem att se tomma. Denna situation uppstår när celler har vit text och cellbakgrunden är vit, eller när vissa datavärden är inställda på att inte visas eller skrivas ut.
2. Dokumentet innehåller tomma sidor
Om Microsoft Excel-dokumentet har ett block med tomma celler mellan områden med data, kan du få några tomma sidor utskrivna.
3. Sidor innehåller fel
Om en cell på en sida innehåller ett fel och fel är inställda på att skrivas ut som tomma, kan Excel-filer skrivas ut tomma eller med celler som verkar tomma.
En annan anledning till att få tomma Excel-utskrifter är om ett dokument innehåller dolda kolumner med manuella sidbrytningar.
Hur man stoppar Microsoft Excel från att skriva ut tomma sidor
Prova dessa enkla korrigeringar för att se till att Microsoft Excel-filer inte skriver ut tomma sidor.
1. Ställ in ett specifikt område för utskrift
Att skriva ut en Excel-fil är lite konstigt. Det kanske inte nödvändigtvis överensstämmer med standard sidstorlekar och layouter, beroende på dina data. Så utskriften kan bli skev. Ett enkelt sätt att fixa detta är att ställa in det område du vill ska skrivas ut. Här är hur:
- I ett Excel-kalkylblad väljer du (markera) de celler du vill ska visas på den utskrivna sidan.
- Under Sidlayout fliken, klicka på Utskriftsområde rullgardinsmenyn och välj Ställ in utskriftsområde.
Gå till Visa > Förhandsvisning av sidbrytning för att se hur sidor är inställda för att skrivas ut.
Vi har en informativ artikel om hur man ställer in ett område för utskrift i Excel, samt hur man utökar och rensar utskriftsområdet.
2. Ställ in antalet sidor som ska skrivas ut
Det kan vara irriterande om många tomma sidor skrivs ut i slutet av ditt Excel-dokument, men detta kan hanteras enkelt. Allt du behöver göra är att kontrollera antalet sidor innan du skriver ut och utelämna de som är tomma.
Du kan också tillämpa denna korrigering om tomma sidor visas i mitten av din Excel-utskrift och alla dina data skrivs ut. Du måste gå igenom varje sida i förhandsgranskningen för att se till att inga tomma sidor visas.
3. Skala för att matcha pappersstorleken
Skalning används bäst när du vill få ett Excel-kalkylblad att passa på din skärm, men den kan användas till annat också. Och ibland kan fel vid utskrift orsakas av skalningsproblem.
Eftersom Excel, som standard, inte ger dig tydligt definierade sidor, kan det vara svårt att veta var en sida slutar och nästa börjar. Det första du ska göra är att centrera dina data på sidan. Att göra detta:
- Gå till Sidlayout fliken på bandet, klicka på Marginaler rullgardinsmenyn och välj Anpassade marginaler.
- I den Marginaler fliken, under Mitt på sidan sektionen, kontrollera Vågrätt kryssruta.
Justera sedan skalan.
- Gå till Skala för att passa avsnitt i Sidlayout bandfliken.
- Minska skalan från 100 % till något som bättre passar din sida.
Kontrollera förhandsgranskningen för att se om detta har löst problemet. Ett annat sätt att skala dina sidor för utskrift är att justera skalningen i Excel-alternativ. Att göra detta:
- Gå till Arkiv > Alternativ.
- Under Avancerad fliken, scrolla ner till Allmän sektion.
- Se till att Skala innehåll för pappersstorlekar A4 eller 8,5 x 11 tum alternativet är markerat.
4. Kopiera ditt arbete till en ny Excel-fil
En enkel temporär korrigering är att bara kopiera det du vill skriva ut och klistra in det i en ny Excel-fil. På så sätt vet du exakt vad som finns i filen och vad som ska skrivas ut.
5. Kontrollera efter obemärkt text
Du behöver inte manuellt kontrollera varje cell i din Excel-fil om du tror att det finns celler med vit text. En enklare metod är att köra en specifik sökning med hjälp av hitta och ersätt sökfunktionen i Excel. Här är hur:
- Tryck Ctrl + F att öppna Hitta och ersätta låda.
- Förlänga alternativ för att se fler av dem.
- Klicka på Formatera rullgardinsmenyn och välj Formatera.
- Under Font fliken, ställ in färgen på vit och klicka på OK.
- Klicka på Hitta alla knappen för att se alla celler med vit text.
6. Kontrollera om det finns sidavbrott bland dolda kolumner eller rader
Dolda rader eller kolumner i sig påverkar inte utskriften, men sidbrytningar mellan dolda rader eller kolumner kan orsaka problem vid utskrift. Följ dessa steg för att kontrollera:
- Navigera till Redigering grupp i Hem flik.
- Gå till klicka Hitta och välj > Gå till special.
- Välj Endast synliga celler och klicka OK.
Om det finns några dolda celler kommer alla celler att väljas med gränser för dolda rader och kolumner markerade. Markera raderna eller kolumnerna på vardera sidan av en dold, högerklicka på raden eller kolumnnamnet och välj Visa upp. Justera sidbrytningarna så att sidorna skrivs ut som du vill.
7. Skriv ut nollvärdeceller
Du kanske märker om en stor del av ditt Excel-dokument är noll, men bara för att vara säker, gör det följande för att skriva ut celler som har en nolla som data, antingen genom direkt inmatning, formel eller några annan metod.
- Gå till Arkiv > Alternativ.
- Under Avancerad fliken, scrolla ner till Visa alternativ för detta kalkylblad sektion.
- Se till att Visa en nolla i celler som har nollvärde alternativet är markerat.
8. Ta reda på hur fel behandlas
Om ett fel är inställt på att skriva ut som tomt, kan du bli kvar med celler eller grupper av celler som inte skriver ut sina värdefulla data. Så här aktiverar du utskrift av celler med fel i Excel:
- Under Sidlayout fliken klickar du på startrutan för dialogruta längst ned till höger om Utskriftsformat sektion.
- Under Ark se till att cellfel är inställda på att visas.
9. Kontrollera utskriftskvaliteten
Vissa skrivare tillåter utskrift med utkastkvalitet för att spara bläck och tid. Dessa inställningar kan påverka hur dina dokument skrivs ut. Gör följande för att se till att utkastkvaliteten är avmarkerad:
- Klicka på Skriv ut titlar under Sidlayout fliken i Excel-kalkylbladet.
- Under Ark flik eller rubrik, se till att Svartvitt och Utkastkvalitet kryssrutor är avmarkerade.
Se sedan till att dina utskrifter är av högsta kvalitet. Att göra detta:
- Klicka på Skriv ut titlar under Sidlayout fliken i Excel-kalkylbladet.
- Växla till Sida flik eller rubrik och ändra utskriftskvaliteten till Hög.
Du kan flytta till utskrift direkt härifrån genom att trycka på Förhandsgranskning knapp.
10. Konvertera arbetsbladet till det senaste Microsoft Excel-formatet
Fel kan vara associerade med programversionen av Excel-filen du använder, särskilt om du använder det gamla XLS-formatet. Se till att du använder det senaste Excel-formatet. Om du inte är det, konvertera din fil till det senaste formatet - XLSX.
11. Hämta de senaste skrivardrivrutinerna
Ibland kan ett problem med operativsystemet och skrivardrivrutinen göra att Microsoft Excel-sidor skrivs ut tomma. Den enklaste lösningen, i det här fallet, är att uppdatera dina skrivardrivrutiner. Du måste logga in på din skrivartillverkares webbplats och leta efter de senaste drivrutinerna för din skrivarmodell.
Förvisa utskrift av tomma Excel-sidor
Vissa problem är lättare att lösa än andra, och om du börjar märka att Excel-filer skriver ut några tomma sidor bör en enkel ändring av inställningarna lösa problemet. Mer allvarliga kompatibilitetsproblem åtgärdas genom att uppdatera filformat och skrivardrivrutiner.