Även om produktivitetsappar är designade för att du ska kunna arbeta mer effektivt, verkar det ibland som om de gör tvärtom. Det beror på att det är en sak att ha exceptionella produktivitetsverktyg till ditt förfogande. Men det är en annan sak att använda dem på ett sätt som gör dig mer produktiv.
Allt beror på hur du använder dem. Den här artikeln innehåller tips som hjälper dig att maximera dina produktivitetsverktyg.
Det första steget för att använda dina produktivitetsverktyg mer effektivt är att inse att de inte kan göra mycket självständigt. Även om nästan alla produktivitetsappar på marknaden lovar att "göra" ditt liv enklare, är sanningen att de bara kan göra så mycket. Vissa kan skryta med unika funktioner och möjligheter med potential att hjälpa dig att göra mer på kortare tid, men de är i slutändan bara möjliggörare.
För att maximera fördelarna med dina produktivitetsverktyg måste du vara tydlig med dina mål och mål och ha kompetens och system för att stödja dem. Detta liknar en fotograf som har den bästa och mest funktionsspäckade kameran men fortfarande inte kan ta fantastiska bilder. Att veta detta och minska dina förväntningar på vad dina produktivitetsverktyg kan hjälpa dig att uppnå är en bra utgångspunkt.
Du behöver system och processer som stödjer dina produktivitetsverktyg för att kunna använda dem effektivt. Dessa är produktivitets pelare som håller ihop allt och låter dig få ut det mesta av dina appar. Utan dem kommer du ständigt att jaga den senaste produktivitetsappen som lovar världen men aldrig riktigt komma någonstans.
Till exempel är det meningslöst att skriva ner alla dina uppgifter i en att göra-lista-app om du inte har ett system för att hantera dem. En anledning till detta är att varje uppgift har olika brådskande och betydelsefulla nivåer, och att du bara har en begränsad mängd tid och energi varje dag. Så i det här fallet behöver du en prioriteringssystem, som Eisenhower Matrix, för att hjälpa dig ta reda på vilka uppgifter du ska göra först och se till att du gör framsteg med de saker som betyder mest.
I andra fall kan du behöva ett system som hjälper dig att behålla ditt fokus och begränsa distraktioner eller kontextbyte. Task batching är ett lämpligt produktivitetssystem som kan hjälpa till med detta. Det innebär att gruppera liknande uppgifter tillsammans och arbeta med dem efter varandra för att minimera distraktioner och maximera ditt fokus.
Allt som allt är målet att hitta eller sätta upp system som stödjer dina produktivitetsverktyg och hjälper dig att uppnå dina önskade resultat.
Med det omfattande utbudet av produktivitetsverktyg tillgängliga till hands kan det vara utmanande att välja rätt för jobbet eller frestande att använda flera alternativ samtidigt för samma uppgift. Men oftare än inte, att använda olika produktivitetsverktyg för samma sak kan leda till förvirring och faktiskt göra dig mindre produktiv. Så det är viktigt att du noggrant väljer rätt produktivitetsverktyg, ett som fungerar bäst för dig baserat på dina behov, mål och omständigheter.
För att göra detta, börja med att utvärdera dina behov och den specifika uppgift du försöker utföra. Därifrån, undersök, jämför olika alternativ och prova dem (om möjligt) för att se vilket som fungerar bäst för dig. Du kan behöva experimentera med några verktyg innan du hittar den perfekta passformen, men det kommer att vara värt det i slutändan.
När du har hittat rätt verktyg, undvik frestelsen att ständigt leta efter den senaste appen med glänsande nya funktioner. Chansen är stor att du inte behöver lägga till fler produktivitetsverktyg för samma uppgift eftersom det du redan har uppfyller alla dina behov. Så du kan hålla fast vid dina nuvarande verktyg och fokusera på att använda dem mer effektivt.
Nu måste du lära dig detaljerna i din nuvarande produktivitetsverktygslåda. Detta är viktigt om du vill få ut det mesta av dem och uppnå dina önskade resultat. Dessutom, eftersom deras yttersta syfte är att spara tid, kommer att känna till varje skrym och vrår av dina verktyg hjälpa dig att använda dem mer effektivt och få mer gjort på kortare tid.
Till exempel, om du är en Slapp användare som lär sig dess mest avancerade funktioner kommer att underlätta ditt arbetsflöde, spara tid och effektivisera kommunikationen med ditt team. Dessutom kan du också slå på din Slack-arbetsyta genom att lägga till några integrationer.
Detsamma gäller för Gmail-användare. Att lära sig det mesta användbara kortkommandon hjälper dig att snabbare gå igenom din inkorg, vilket sparar tid för andra viktiga uppgifter. I allmänhet kommer det att löna sig i det långa loppet av att ta dig tid att lära dig hur du använder dina verktyg mer effektivt genom att öka din produktivitet.
Vi har redan konstaterat att du i de flesta fall inte behöver flera appar för samma uppgift. På en typisk arbetsplats behöver du dock olika lösningar för kommunikation, uppgiftshantering, molnlagring med mera. Det betyder att du kommer att slösa bort dyrbar tid på att växla mellan appar konstant och riskerar att förlora viktig information.
För att undvika detta måste du integrera dina produktivitetsverktyg för att få dem att fungera sömlöst tillsammans. Lyckligtvis erbjuder de flesta populära produktivitetsverktygen integration med ett brett utbud av appar, så att du enkelt kan ansluta de du använder och effektivisera ditt arbetsflöde. Du kan också använda Zapier-integrationer för att automatisera ditt arbetsflöde för uppgiftshantering.
Alternativt, när du letar efter rätt verktyg för dina behov, kan du välja en arbetsplatssvit som innehåller allt du behöver på ett ställe. Till exempel, Notion är en allt-i-ett-arbetsyta som kombinerar flera funktioner, inklusive uppgiftshantering, anteckningar och dokumentsamarbete på samma plattform.
6. Anpassa dina aviseringar
Sist, men lika viktigt, måste du noggrant hantera dina aviseringar för att undvika distraktioner och fokusera på ditt arbete. Som standard är de flesta appar inställda för att skicka aviseringar för allt, vilket snabbt kan bli överväldigande och göra det svårt att koncentrera sig.
Bestäm först vilka aviseringar som är viktiga för dig och hur ofta du vill ta emot dem. Sedan kan du gå in i appens inställningar och finjustera dina aviseringsinställningar för att matcha dina behov. Andra gånger, när du arbetar med en tråkig uppgift som kräver djupt fokus, kan du inaktivera alla aviseringar för att behålla fokus.
Produktivitetsverktyg kan hjälpa dig att åstadkomma mer på kortare tid, men bara om du använder dem på rätt sätt. Med så många tillgängliga alternativ på marknaden är det lätt att fastna i det skinande nya app-syndromet och tappa koll på dina behov och mål.
Nyckeln är att vara strategisk när det gäller din produktivitetsverktygslåda och endast använda de verktyg som passar dina specifika behov. Tipsen vi har delat ovan hjälper dig att göra det och ta din produktivitet till nästa nivå.
