Att börja om med en ny projektledningsprogramvara är ett projekt i sig. Var och en är olika från nästa, så utöver att försöka kartlägga alla dina projekt kan du ha att göra med en inlärningskurva. Det kan vara överväldigande.

Men en sak som de alla har gemensamt är att planering i förväg kan hjälpa till att göra en smidig övergång. Dessutom ställer du in dig på att hålla en ren och konsekvent arbetsyta. Läs vidare för att lära dig vilka steg du kan ta när du börjar med en ny projektledningsprogramvara.

Bestämma hur du vill använda programvara för projektledning

Innan du ställer in din programvara behöver du en plan för hur du vill använda den. Att veta vem som kommer att använda kontot och vilka typer av projektbrädor inom kommer att hjälpa dig att komma igång.

Vem kommer du att arbeta med?

Kommer någon annan att vara på kontot? Vilka är de och vilka är deras roller? Nivån på integritet och behörigheter du kan ställa in för ditt team kommer att variera beroende på vilken du använder och vilken nivå du prenumererar på. Så det är bra att planera i förväg, även innan du väljer en, vem som använder kontot och vad du vill ge dem tillgång till.

instagram viewer

Till exempel är de personliga versionerna av Notion väldigt olika Team konto, men du kan samarbeta med antingen. De personliga erbjuder sidor som börjar privata och låter dig bjuda in gäster, medan Teamet konto låser upp samarbetsarbetsytor som låter dig dela med hela din organisation direkt bort.

Inom din organisation vill du också överväga vem du vill ge administratörsbehörigheter till. Om din programvara tillåter gäster kan du dessutom avgöra om det är nödvändigt att dela en projektbräda med kunder, entreprenörer eller andra utanför din arbetsplats eller inte.

Vilka typer av projektbrädor tänker du använda?

Du kan göra mer än att skapa enkla projektkonturer i ditt projektledningsprogram. Du kan också:

  • Skapa projektförfrågningstavlor där du och dina medarbetare kan delegera diverse uppgifter eller be om hjälp. ClickUp är en utmärkt programvara för att bygga en, men du kan bygga dem i alla projekthanteringsprogram.
  • Beskriv ett pågående arbetsflöde från början till slut för att få en snabb överblick över vilket steg projekt befinner sig i.
  • Sätt upp en öppen uppdragstavla där du och dina medarbetare kan tilldela er själva tillgängliga uppgifter.

Besluta hur man organiserar projektledningsprogramvara

Nu när du vet vem du arbetar med och vilka typer av projektbrädor du kommer att använda, måste du bestämma hur du vill organisera kontot.

Hur du gör detta är egentligen en fråga om preferenser, men antalet personer du arbetar med kommer också att hjälpa dig att avgöra. Det finns många sätt du kan organisera dina projektbrädor på, till exempel genom att:

  • Klient
  • Projekt
  • Avdelning
  • Team

Du kan till och med använda en kombination av ovanstående. Men om du arbetar med ett stort företag, kommer organisering efter avdelning eller team att förenkla att hitta projekt och uppgifter för alla.

När du organiserar objekt vill du undvika att överkomplicera namnen på dina uppgifter, projekt, anslagstavlor och mappar. Du och dina kollegor kommer att hitta det du behöver snabbt om ni håller saker och ting så enkla som möjligt.

Detta gäller särskilt undermappar. Om verktyget du använder erbjuder undermappar, fråga dig själv innan du skapar en om det verkligen behövs, och i så fall bestäm det optimala namnet när andra letar efter det. Att inkludera en serie små, tomma eller felmärkta mappar skapar bara förvirring.

Tänk på det nästan som filmappar på din dator. Du vill kunna hitta det du letar efter med så få klick som möjligt.

Lägga till uppgifter i projekthanteringsprogramvara

När du bestämt hur du vill organisera dina uppgifter och projekt kan du börja kartlägga dem. För det första är det användbart om du gör en lista över pågående projekt och delar upp dem i åtgärder. Du kan göra detta på papper eller i ordbehandlingsprogram – vilken metod som än fungerar bäst för dig.

Att hålla sig till nuvarande projekt kommer att bidra till att förenkla processen. Skapa anslagstavlor och uppgifter endast för projekt som du för närvarande arbetar med eller är kommande, snarare än att inkludera föråldrad information eller platshållarinformation.

Var noga med att namnge dina projektstyrelser i enlighet med detta och inkludera endast relaterade uppgifter inom. Den här hierarkin hjälper dig att hitta detaljer snabbare och ge dig och dina medarbetare en snabb överblick över ett projekts status.

Om du till exempel utvecklar en ny webbplats för en produkt, skulle du skapa en projektstyrelse och kalla den något som en Produktwebbplats. Sedan skulle du lista alla åtgärdspunkter som utgör en webbplats som uppgifter inom. Så saker som att välja ett domännamn, ställa in värd, designa wireframes och så vidare.

Om du håller ditt system för att lägga till projekt och uppgifter konsekvent, är det mindre troligt att du behöver lägga tid på att rensa eller omorganisera.

Vad du ska undvika när du installerar programvara för projekthantering

Några saker du vill undvika när du installerar en ny projektledningsprogramvara är:

  • Att göra allt på en gång— Börja smått med en lista över aktuella projekt för att undvika att bli överväldigad eller belamra din arbetsyta.
  • Använder alla funktioner– Speciellt om det är ett betalkonto, kanske du tror att du vill få värde för dina pengar. Det finns dock en hel del klockor och visselpipor som kommer med programvara för projektledning som bara kan komma i vägen. Att undersöka produkten i förväg är en av de sätt du kan undvika funktionströtthet.
  • Överkomplicerade projekt– ta det mindre är mer när du kartlägger dina projekt. Till exempel erbjuder många projektledningsprogram mindre synliga deluppgifter som du kan kapsla in i större. Det kan dock vara tråkigt för dig att lista ut stegen i en uppgift och för din kollega att bocka av dem.

Kom igång med ditt projektledningsprogram

Att komma igång med en ny projektledningsprogramvara är mindre överväldigande om du planerar lite i förväg och börjar i det små. Istället för att bygga ut det med föråldrade projekt eller platshållarinformation, skapa objekt när du går och behåll ett konsekvent namnsystem för uppgifter, projekt och mappar.

Kom ihåg att hålla det enkelt. Ju färre klick du behöver för att hitta det du behöver, desto bättre.