Enkelt samarbete är av yttersta vikt i distansarbetets tid. Tack och lov har Google många delningsalternativ som gör att flera användare kan arbeta med samma projekt. Att veta vem som gjort ändringar i en fil och när kan vara avgörande för effektiv kalkylarkshantering.

Tack och lov har Google Sheets två funktioner som gör att du kan spåra ändringar som gjorts i dina kalkylark. Den första är Google Sheets-aviseringar, medan den andra är versionshistorik. I den här artikeln kommer vi att beskriva dessa viktiga funktioner, visa hur du kan aktivera dem och förklara varför de kan vara viktiga för dina kalkylblad.

Varför använda e-postaviseringar i Google Sheets?

När du arbetar på ett stort ark där flera anställda gör ändringar i ett kalkylblad, kan det vara utmanande att veta vilka ändringar som görs av varje medarbetare. Det är mycket bättre att veta vem som gjort en viss förändring, särskilt för projektledare.

Vi kan kontrollera med hjälp av versionshistorik för att se vem som gjorde ändringen. Men att skanna igenom versionshistoriken kan vara tråkigt om det finns många instanser. Istället kan du använda Google Sheets Notifications. På så sätt kommer Sheets att meddela dig via e-post(er).

instagram viewer

Om du är på språng bör du se till att dina mobila e-postmeddelanden fungerar så att du inte missar något.

Hur du aktiverar e-postmeddelanden i Google Sheets

Att aktivera e-postaviseringar tar bara några minuter, och när du väl gör det förblir det aktivt tills du gör ytterligare ändringar i inställningarna. Följ dessa steg för att aktivera aviseringarna:

  1. Öppna ditt kalkylblad som du vill aktivera e-postaviseringar på.
  2. Tryck Verktyg högst upp i kalkylarket. En rullgardinsmeny kommer att dyka upp.
  3. Tryck Regler för anmälan, som öppnar ett nytt fönster i mitten av skärmen.
  4. Du kan ställa in reglerna här. Om du väljer ett alternativ från det första avsnittet måste du välja när du vill ta emot aviseringar. Välj antingen: Eventuella ändringar görs, eller En användare skickar in ett formulär.
  5. I det andra avsnittet kan du välja E-post - Daily Digest eller E-post - direkt.
  6. Tryck Spara när du har valt dina föredragna inställningar,

Vi kommer att beskriva var och en av inställningarna mer i detalj lite längre ner i artikeln.

Hur man lägger till och tar bort aviseringsregler i Google Sheets

Om du vill lägga till fler regler, redigera befintliga eller ta bort dem, gå till Ange alternativ för meddelanderegler genom att klicka på Verktyg och Regler för anmälan.

Om du redan har en befintlig aviseringsregel kommer den att visas i listan. Du kan klicka på Radera eller Redigera, eller tryck Lägg till ytterligare en aviseringsregel för att skapa en ny. När du är klar med ändringarna klickar du Gjort för att rädda dem.

Förstå alternativen i meddelanderegler

Det finns två avsnitt i aviseringsreglerna: den första är Meddela mig på och den andra är Meddela mig med.

1. Meddela mig på [din e-post] när...

  • Eventuella ändringar görs: När du väljer det här alternativet loggas alla ändringar du gör i kalkylarket och informeras användaren via e-post, omedelbart eller i ett dagligt läsbart sammandrag.
  • Användaren skickar in ett formulär: Om du väljer det här alternativet får du en varning när någon skickar ett formulär. Med Google Forms kan du länka dina formulär till ditt kalkylark. Det kan vara allt från en enkät till ett universitetsansökningsformulär.

2. Meddela mig med...

  • E-post - Daily Digest: Närhelst det här alternativet väljs kommer en lista med användarändringar att komma när dagen slutar eller vid en bestämd tidpunkt. Om du väljer det här alternativet kommer du att få meddelanden senare snarare än omedelbart efter att de har gjorts. Detta gynnar individer som inte gillar att bli meddelade om ändringar omedelbart. Det är också idealiskt för dem som arbetar för ett stort företag där kalkylarket de arbetar med ständigt förändras för att undvika att fylla upp din inkorg med aviseringar. Se till att du ställer in ankomsttid utanför din e-postblockeringsperiod, om du har en.
  • E-post - direkt: När du väljer det här alternativet får du ett e-postmeddelande när en ändring av deras kalkylblad sker. Detta är idealiskt för personer som hanterar känslig information och vill få ett e-postmeddelande om något förändras.

Vi skulle inte rekommendera att du använder den här inställningen för ett ark med fler än två eller tre medarbetare, så att du inte bombarderas med ständiga meddelanden. Om du behöver använda den här metoden kan det vara en bra idé att skapa en Gmail-mapp för att få alla aviseringar.

Varför använda Google Sheets versionshistorik?

Du kan använda funktionen Google Sheets versionshistorik om du inte vill ha meddelanden via e-post, men hålla reda på ändringarna som gjorts i ditt kalkylark. Google Sheets kommer till och med att spara de små ändringarna om de sker tillräckligt långt ifrån varandra, så att du inte behöver oroa dig för att missa några viktiga ändringar.

Ägaren till kalkylarket och de som har redigeringsbehörighet till kalkylarket är de enda som kan se versionshistoriken för ett kalkylark i Google Kalkylark.

Eftersom ändringarna sker i molnet kan du komma åt versionshistoriken och hitta den exakta versionen du letar efter. Detta är perfekt om en av dina teammedlemmar (eller du) har gjort ett fel och behöver gå tillbaka till en äldre version. Du kan också namnge ändringarna för att veta vilken version du vill ha.

Så här visar du versionshistorik i Google Sheets

Få tillgång till Google Kalkylarks versionshistorik, se till att tillräckligt många ändringar görs i ett arbetsblad innan Kalkylark kan skapa en ändringslogg. Här är stegen du behöver följa för att komma åt versionshistoriken:

  1. Klicka på Fil i den översta raden. Detta kommer att visa en rullgardinsmeny.
  2. Där, klicka på Versionshistorik.
  3. Klicka på Se versionshistorik från menyn. Alternativt kan du använda Ctrl + Alt + Shift + H.

Ett sidofält öppnas på höger sida av skärmen. Där kan du klicka på de tre vertikala prickarna bredvid de äldre versionerna och klicka vidare Återställ den här versionen. Du kan också klicka på Namnge denna version att ge namn till särskilda räddningar. Om du vill skapa en ny kalkylbladsinstans klickar du på Göra en kopia.

När du gör en ny kopia av kalkylarket kommer det att börja om och ha en ny versionshistorik. Om du fortfarande vill hålla reda på ändringarna i det nya kalkylarket, kanske du vill ta bort det äldre för att undvika förvirring i framtiden.

Skillnader mellan e-postmeddelanden och versionshistorik

Med Google Sheets-avisering kan du ta emot e-postmeddelanden när en användare ändrar kalkylarket. När du använder versionshistorik loggas ändringarna endast och meddelas inte aktivt till användaren.

Toppen av isberget

I de flesta fall är det en bra idé att använda båda dessa funktioner för viktiga kalkylblad. Även om de två funktionerna som diskuteras i den här artikeln är bra för samarbete, är de bara en liten del av alla verktyg som Google Sheets har att erbjuda team som arbetar med kalkylark.

Det finns fortfarande mycket mer att lära sig, så fortsätt att läsa om allt detta kraftfulla program har att erbjuda.