Att samarbeta med dina kollegor borde vara enkelt, med så många sätt att nå dem. Men ibland kan det bli överväldigande att använda flera kommunikationsverktyg, och att använda fel kan komma i vägen för en konversation.

Så när är det mest effektivt att skriva ett e-postmeddelande, skicka ett meddelande eller använda programvara för projektledning? Läs vidare för att lära dig vilket kommunikationsverktyg som är idealiskt för din diskussion.

När ska man skicka ett e-postmeddelande

Om du har mycket information att sammanfatta och detaljer att inkludera i ditt meddelande är att skicka ett e-postmeddelande det perfekta alternativet. Det är också den bästa vägen för förfrågningar.

Eftersom en e-postkonversation vanligtvis är långsammare än en som hålls över en meddelandeapp, ger det din mottagare mer tid att överväga informationen. De kan sitta med det om de behöver och ge ett genomtänkt svar när de är redo.

Även om det är vanligt att tro att dina medarbetare inte kommer att uppskatta långa e-postmeddelanden, finns det

instagram viewer
många sätt du kan formatera långa e-postmeddelanden på så att den viktiga informationen sticker ut. Du vill absolut inte skriva en roman, men mejlen låter dig presentera all information på en gång, i ett medium som känns mindre angeläget.

Tänk bara på dina egna preferenser. Skulle du hellre få ett långt men exakt e-postmeddelande som du känner att du har tid att tänka på, eller få ett långt Slack-meddelande medan du försöker fokusera på andra projekt?

Förutom att det känns mindre bråttom är e-postmeddelanden snabbare att hitta och hänvisa till senare, enkla att vidarebefordra till någon annan och det är lätt att inkludera andra utanför din arbetsplats. Det ger också ditt meddelande mer formalitet än Slack eller en liknande app. Några situationer där e-post sannolikt är idealiskt är:

  • Sammanfatta en händelse, rapport, projekt eller feedback.
  • Lämnar in en ansökan.
  • Skickar något formellt.
  • Inklusive någon utanför din arbetsplats.
  • Allt som är långt eller viktigt - särskilt om mottagaren kommer att behöva hänvisa till det senare.

När ska man skicka ett meddelande

Meddelandeverktyg som Slack kommer sannolikt att ge dig ett snabbare svar än e-post. Det är ett utmärkt ställe att ställa enkla frågor, snabbt kolla in med dina kollegor och dela idéer.

Även om snabba svar ibland är vad du behöver, är det viktigt att komma ihåg att du måste hålla dina frågor enkla för att det ska hända. På grund av de snabba svaren som är typiska för appen är det lätt för mottagarna att förbise detaljer eller hela meddelanden, särskilt i en bullrig kanal eller arbetsyta.

Detta kan leda till att längre än nödvändigt konversationer eller viktiga uppdateringar förblir obemärkta – särskilt om kanalen är så upptagen att dina kollegor stängde av den.

Använder omnämnanden i Slack kan hjälpa till att styra konversationer i grupper eller kanaler lite, men det är bäst att hålla dina meddelanden korta och raka. Om du inte kan och Slack är ditt lags favoritplats, försök använda punktpunkter för att sammanfatta. Du vill också fundera på om du har tid för ett samtal när du skickar ett meddelande. Din kollega kan vara snabb att följa upp, leta efter förtydliganden eller ställa egna frågor.

Om någon gång en konversation i Slack drar ut på tiden för att saker och ting är otydliga kan det gå snabbare att ringa din kollega på telefon eller använda Slacks huddle-verktyg för endast röst att förtydliga. Slack är verkligen inte det enda meddelandeverktyget som finns, men om du vill hålla saker och ting strömlinjeformade är det bäst att välja en app som alla i din organisation kommer att använda.

Dessutom, om du vill hålla saker professionella, vill du undvika att använda personliga appar som Facebook Messenger eller sms. Några situationer där en meddelandeapp är idealisk är:

  • Ställer snabba frågor.
  • Dela idéer och samarbeta.
  • Skickar snabba uppdateringar.
  • Göra meddelanden – i rätt kanal.

När ska man använda programvara för projektledning

Ibland är det idealiskt att använda kommunikationsverktyg i ett projekthanteringsprogram som ClickUp. Den största fördelen med att göra det är att du och din kollegor kommer att spendera mindre tid på att kommunicera, samt att söka efter informationsbitar i dina inkorgar, meddelanden och någon annanstans du diskuterar arbete.

Med hjälp av ClickUp kan du ha allt som är relaterat till uppgift eller projekt på ett ställe.

Kommentarsektionen i ett aktivitetskort i ClickUp låter dig skicka frågor eller förtydliganden till dina medarbetare. Här kan du tagga andra, tilldela kommentarer och bifoga stöddokument.

Du kan också dela en uppgift eller ett projekt genom att fylla i korrekt information och tilldela någon annan till själva projektet eller som bevakare. Se bara till att använda beskrivningsavsnittet för att lägga till mer detaljer – ungefär som ett e-postmeddelande.

Dessutom kan du skapa en projektförfrågningstavla i ClickUp som ett sätt för dig och ditt team att snabbt tilldela varandra uppgifter och be om hjälp. Vissa situationer där kommunikation med projektledningsprogram är idealisk:

  • Att ställa en projektspecifik fråga.
  • För att dela en projektspecifik kommentar, idé eller förslag.
  • Du har ett uppdrag att delegera till någon annan.
  • Du har stödjande dokument som hjälper till med ett projekt.

Andra tips för effektiv kommunikation

Oavsett vilket medium du väljer, här är en lista med fler tips som hjälper dig att kommunicera effektivt:

  • Skicka allt på en gång—Om du har nyheter, feedback, en uppdatering eller egentligen något att säga, skicka över allt på en gång istället för bitar åt gången. Att hålla ihop allt hjälper till att begränsa aviseringar – och distraktionen eller förväntan som kommer efter att någon skickar ett meddelande "hej".
  • Använd ämnesrader och kanaler– Att hålla ämnesrader och kanaler relevanta hjälper dig inte bara att få svaren du letar efter, utan du och dina medarbetare kommer också att kunna hitta informationen senare.
  • Håll dig till en metod– om du får ett e-postmeddelande, svara via e-post. Om det är ett meddelande, svara i samma app. Att vara konsekvent kommer att hålla dina konversationer tillgängliga och organiserade.

Effektivisera kommunikationen och öka din produktivitet

Även om det är bekvämt att ha så många kommunikationsverktyg till hands att prata med dina kollegor, kan det ibland bli ett hinder att använda fel verktyg. Om du har mycket att säga är e-post det bästa alternativet. Om du vill vara snabb och rakt på sak, gå med en budbärare som Slack.

I slutändan, om din tanke eller idé relaterar till en uppgift, gör dig själv och dina medarbetare en tjänst genom att dela den i ditt projektledningsprogram under respektive uppgift. När du för samtalet bör du också överväga hur du och dina medarbetare kommer att hitta det senare, om det behövs.