Evernote är ett idealiskt verktyg för att skapa och hantera dina mötesanteckningar. Det finns tre viktiga faktorer för ett lyckat möte. Mötesförberedelser, organiserade anteckningar och mötesuppföljning är alla förutsättningar för ett bra möte. Evernotes funktioner gör det enkelt att göra alla tre.
Skapa en mötesanteckning i Evernote
Evernote låter dig koppla Google Kalender till ditt konto. Från hemvyn i applikationen är dina kommande möten synliga med ett ögonkast.
Notera: För att ansluta din kalender krävs en personlig, professionell eller team-prenumeration.
För att skapa en ny mötesanteckning, börja med en möteshändelse i din kalender. Sedan, från Evernote Home, klicka på ikonen bredvid en möteshändelse på din kalenderwidget. Slutligen, klicka Skapa anteckning för händelse.
Evernote skapar en länkad anteckning som du kan komma åt med ett klick. Anteckningen innehåller en länk till händelsen i Googles kalender med alla mötesdetaljer. Den nya anteckningen är förformaterad med en idealisk struktur för mötesanteckningar. Det finns avsnitt för att spela in uppgifter för uppföljning senare och ett avsnitt för att göra anteckningar.
Evernote har en funktion för att länka allt relevant supportmaterial till mötesanteckningen. Ditt referensmaterial är aldrig mer än ett klick bort. När allt kommer omkring är tid för värdefull för att slösa bort den på att söka efter filer och dokument när du är i ett möte.
Klicka eller tryck på möteshändelsen från kalenderwidgeten för att länka en fil eller ett dokument. Välj Länkanteckningar. Välj de anteckningar som är relevanta för ditt möte.
Nu har du det du behöver utan att slösa bort värdefull tid under mötet.
Ställ in påminnelser för mötesaviseringar
Har du någonsin missat ett möte för att du behövde en påminnelse? Lösningen är att implementera påminnelser i Kalenderinställningar.
Kalenderinställningarna låter dig bestämma vilken typ av meddelanden du får. Du kan till exempel få en påminnelse innan ett möte startar, vid starttiden eller efter mötets slut. Dessutom kan Evernote påminna dig om att göra anteckningar eller granska dina anteckningar.
För att ställa in en påminnelse, klicka på kalenderhändelsen. Välj sedan Mer alternativknapp (tre punkter) längst upp till höger i kalenderwidgeten. Välj sedan Kalenderinställningar...(tre prickar).
Du kan justera inställningarna för två alternativ: Påminn mig om att göra anteckningar eller Påminn mig om att öppna anteckningar. Den förra är för händelser som inte har en länkad anteckning. Det senare är för evenemang som redan har en länkad anteckning.
Ta anteckningar om organiserade möten i Evernote
Den förformaterade mötesanteckningen är idealisk för att fånga viktig information under ditt möte. Det finns avsnitt för att fånga uppgifter och göra ostrukturerade anteckningar.
Uppgiftsfunktionen i Evernote klargör tre kritiska element för att ett möte ska lyckas. Det beror på att man svarar på tre frågor, "Vem gör vad när?"
- Vilka är de genomförbara uppgifterna?
- Vem ska utföra uppgifterna?
- När är deadline för att slutföra uppgifterna?
Evernote gör uppgiftshanteringen enkel genom att du kan fånga uppgifterna i realtid. Om du följer tipsen i vår guide för att välja en onlineuppgiftshanteringr, Evernote kvalificerar sig som en toppproduktivitetsapp. Du kan också lägga till ett förfallodatum och tilldela uppgiften till dig själv eller en gruppmedlem. I slutet av mötet har du en organiserad uppgiftslista med frågor om vem, vad och när.
Anteckningssektionen är en plats för att spela in viktig information, specifika instruktioner eller idéer från mötet. Att skriva ner dem säkerställer att du inte förlorar de viktigaste resultaten av ett möte.
Evernote gör mötesuppföljningen enkel
Framgångsrika möten inkluderar uppföljningsåtgärder med deadlines. Evernote gör all planering efter mötet smärtfri.
Använd Tasks för att vidta åtgärder efter ditt möte
Organiserade mötesanteckningar gör dina nästa steg enkla och självklara. Dina tilldelade uppgifter finns i anteckningen och väntar på din åtgärd. Om du leder ett team har du en enda referens för uppgifter som tilldelats andra.
Ingen vill dyka upp på ett möte för att inse att de viktiga sakerna lämnades ogjort på grund av bristande kommunikation. Välorganiserade mötesanteckningar skapar tydlighet, enighet och ansvarsskyldighet för individer, ett team eller en organisation. Funktionerna i Evernote gör det till ett idealiskt app för att prioritera och hantera uppgifter.
Förbättra kommunikationen med ditt team genom att dela mötesanteckningar
Du kan dela lappen med de som deltog i mötet.
Klicka på i det övre högra hörnet av mötesanteckningen Dela med sig. Dela dialogrutan öppnas med tre alternativ för att dela anteckningen. Alternativen låter dig göra det möjligt för någon att se dem i Evernote, visa dem via en offentlig länk i en webbläsare eller som en kopia i ett e-postmeddelande.
- Bjud in någon. Använd den här funktionen för att dela med en annan Evernote-användare. I rutan för Bjud in någon anger du en eller flera e-postadresser, ställer in behörighetsnivån och klickar Skicka inbjudan.
- Delbar länk. Använd den här funktionen för att dela anteckningen med en icke-Evernote-användare. Varje anteckning har en unik URL som du kan kopiera och klistra in för att dela med vem som helst, även om den personen inte är en Evernote-användare. Växla Delbar länk för att aktivera det. Kopiera sedan länken och dela den med vem som helst.
- Maila en kopia. Du kan e-posta en kopia av anteckningen med anteckningens innehåll i brödtexten i e-postmeddelandet. Klick Maila en kopia, lägg sedan till en eller flera e-postadresser. Klicka på Skicka.
Genom att dela mötesanteckningarna stannar alla på samma sida. Vid nästa möte finns det ett tydligt rekord för varje leverans. Varje person känner till sitt ansvar med förfallodatum. Tydligheten gör utförandet mer effektivt.
Evernote är en utmärkt lösning för att hantera mötesanteckningar
Evernote är en plattformsoberoende applikation. Det fungerar på Mac, Windows, Linux och en webbläsare. Funktionerna och fördelarna med Evernote kan hjälpa ett team att eliminera friktionen, fånga alla detaljer och effektivisera möten.
