Ledare för distansarbete kämpar för att upprätthålla ansvarstagande bland sina team eftersom de är utom synhåll och arbetar från olika avlägsna platser. Dina teammedlemmar kanske är borta från kontoret, men du kan hålla koll på deras prestationer genom att odla en ansvarskultur.
Tack vare tekniken är din distansarbetare bara en knapp borta. Det är en fråga om att göra dina interaktioner meningsfulla. Kolla in dessa praktiska sätt att förbättra ansvarsskyldigheten i ditt fjärrteam.
1. Delegera uppgifter
Att delegera uppgifter är avgörande för arbetets framsteg i ett distansteam. Du vill att dina teammedlemmar ska vara produktiva från sina olika avlägsna platser. Som ledare måste du lära dig att delegera uppgifter i olika skeden av ett projekt. Annars kommer arbetet att hopa sig på din uppgift, vilket stoppar arbetsflödet.
Förutom att visa att du litar på ditt teams omdöme, visar delegering av uppgifter också att du är flexibel och villig att ge dina medarbetare en chans att arbeta självständigt, särskilt när de arbetar avlägset.
Monday.com är ett bra arbetsflödesprogram som du kan använda till delegera ansvar mellan medlemmarna av ett avlägset team. Det låter dig generera uppdrag och spåra projekt genom sitt eget egenutvecklade styrelsesystem. Dessutom erbjuder den möjligheten att importera data från externa källor.
2. Beskriv dina förväntningar
Att beskriva förväntningar är en av de mest förbisedda strategierna för att öka produktiviteten i en avlägsen arbetsmiljö. Vissa teammedlemmar kanske inte är på plats som sina kollegor, men detta bör inte vara en ursäkt för att stoppa uppgifter som tilldelats dem.
Du behöver ett konsekvent arbetsflödesverktyg som framgångsrikt kan överföra alla dina förfrågningar till teammedlemmar, oavsett var de befinner sig. Molnbaserade system som Kissflow och Nintex låter dig skissera arbetsbeskrivningar så att teammedlemmarna förstår förväntningarna. Du kan också enkelt optimera, automatisera och designa dina projekt med dessa verktyg.
3. Spåra arbetsframsteg
Att spåra arbetsförloppet för din distanspersonal är en väg till att ta ansvar. Utan att spåra uppgifter som tilldelats team, kan du bli överväldigad med fruktansvärda konsekvenser på minskning av prestanda, produktivitet, förlust av uppgiftsdetaljer och värdefull tid på jobbet.
Att spåra arbetsförlopp gör att du kan bygga automatiserade arbetsflöden för dina team. Genom att göra detta kan du ytterligare hjälpa dina medarbetare att bli mer produktiva samtidigt som du hanterar bitar av projektuppgifter på samma gång. Så du är bara ett klick bort från att skicka en uppgift med dess detaljer till en lagkamrat. Några verktyg som kan hjälpa till att spåra arbetsförlopp är Klicka Upp och Todoist.
4. Ha regelbundna möten
Med den ständigt ökande teknikens dominans i alla branscher och den snabba takten som arbetsplatsen utvecklas i, är ett regelbundet engagemang bland personalen avgörande. Intressant nog behöver teammedlemmar inte begränsa sig till ett fysiskt utrymme för att interagera med varandra. De kan göra det på distans i ett virtuellt utrymme.
Genom att engagera dina distansteam i möten får du en känsla av deras framsteg i arbetet. Alla får en chans att dela vad de jobbar med och hur det går. Som ledare får du en uppdatering om vad de gör i stället för att vara i skymundan om ditt teams arbetsframsteg.
Du kan upptäcka när de är ur spår eller gör fel saker tidigt nog innan det går överstyr. Några kommunikationsverktyg som kan hjälpa till med regelbundna möten på din distansarbetsplats är Microsoft Teams och Zoom.
5. Skapa möjligheter för samarbete
Samarbete hjälper till att odla laganda och effektivitet bland arbetslag. När anställda är fria att kommunicera och bidra till projekt får de en bättre känsla av tillhörighet.
Du kan uppmuntra aktivt deltagande och hjälpa ditt fjärrteam att känna sig ansluten genom samarbetsuppgifter som tillåter individuella bidrag. Dessutom kan du jämna ut möjligheter bland dina lagkamrater oavsett rang, status eller erfarenhet av att använda system som t.ex. Slak och Google Dokument för samarbete på distans.
6. Utvärdera prestanda
Prestationsutvärdering är nyckeln för teamtillväxt och utveckling. Det hjälper till att förbättra en organisations prestanda både på individ- och företagsnivå.
Genomförande effektiva tips för teamprestationsmätning skapar en dedikerad arbetsstyrka – en som inte bara är skicklig i projektgenomförande, utan som också är effektiv i att utföra sina delegerade uppgifter.
Om du inte har ett standardutvärderingssystem för prestationshantering kan du misslyckas med att rikta in dig på anställda som behöver motivation. Några exempel på arbetsvärderingsverktyg som du kan använda är Energi och Impraise.
7. Dela resultat öppet
Om du vill driva en blomstrande arbetsplats måste du se till att alla kan prata öppet med varandra. Som ledare är det viktigt att ge människor makten att fatta beslut genom att visa dem hur deras arbete passar in i helheten. Detta kommer att hjälpa dem att förstå framstegen i beslutsfattandet och hur dessa beslut påverkar dem och företaget som helhet.
Att öppet dela dina teammedlemmars prestationsresultat hjälper dem att känna till varandras roller och hur de passar in i det allmänna arbetsflödet. Genom att göra detta säkerställer du att alla är på samma sida och går mot samma mål. Molnbaserade lösningar som t.ex Microsoft Teams och Slak kan uppmuntra utbyte av resultat på arbetsplatsen.
8. Skapa en onlineinstrumentpanel för nyckeltal
I den här digitala tidsåldern måste ledare ta till sig ansvarsverktyg för att snabbt anpassa sig till den föränderliga affärsvärlden. En Key Performance Indicator (KPI) dashboard är bara ett av många sådana verktyg som kan hjälpa dig och ditt team att kommunicera samtidigt som de får tillgång till och utvärderar arbetsprestationer.
Online dashboards för nyckeltal är signaler på hög nivå som indikerar hur ett projekt fortskrider mot företagets uppsatta mål. KPI: er är således väsentliga delar av mervärde för ett företag. Din personal behöver inte vara fysiskt närvarande för att bedömas i förekommande fall.
Följande KPI-instrumentpaneler, Datapine och Scoro, kan hjälpa dig att förenkla komplexa datamängder. De kan också hjälpa dig att hålla din affärsstrategi på rätt spår genom att spåra ekonomi, arbetsinsats och resultat från personal, planera projekt och sammanställa resultat på språng.
9. Följ upp uppgifter
Efter att ha tilldelat uppgifter till dina distansarbetare, följ upp med dem för att lära av deras arbetsplatssituationer. Om du har försett dem med all information de behöver, fråga dem om de är bekväma med att utföra uppgifterna.
Om du har satt upp mål och milstolpar för dem, fråga om möjligheten att uppnå dem. Erkänn teammedlemmar offentligt när de gör ett bra jobb för att visa din uppskattning. Erkännande av hårt arbete genom kommentarer och bonusar förbättrar personalens moral och ökar deras produktivitet.
Efter slutförandet av de delegerade uppgifterna och projekten kan du ordna en uppföljning av aktiviteter med hjälp av samarbetsverktyg som t.ex. Zoom och Gmail. Där kan du nämna de personer i teamet som framgångsrikt utförde de angivna uppdragen och hjälpte din organisation att nå målen.
10. Ge konstruktiv feedback
Ett framgångsrikt projekt inkluderar att ge konstruktiv feedback. Förbise inte bidraget från teammedlemmarna som gjorde en sådan uppgift framgångsrik.
Undvik att mikrostyra ditt team i konstruktiv feedbacks namn. Alla i teamet kommer inte att producera samma arbetsresultat, men de som presterar på en jämn nivå bör erkännas. Ett uppgiftshanterarverktyg som nUppgift eller Klicka Upp kan hjälpa dig och ditt team att spåra framstegen för delegerade uppgifter för feedback.
Utnyttja arbetsflödesstrategier för ansvar på distans
Ett framgångsrikt projekt involverar alla i teamet. Du kan hjälpa dina medarbetare att öka sin produktivitet och förbättra sina färdigheter genom att göra dem mer ansvariga för sina handlingar och agerande.
Strategierna som diskuterats ovan hjälper dig att skapa en stark och effektiv distansarbetare. Ditt team kommer också att få den push de behöver för att leverera sina bästa resultat i sina roller och ansvarsområden.
