Zoho mail är en säker, integritetsgaranterad och annonsfri e-posttjänst. Den erbjuder en funktionsrik e-postsvit, vilket gör den idealisk för personliga och affärsmässiga användningsfall. Om du har använt Gmail och vill byta till Zoho Mail, kommer du att se en rad inställningar som kan bli förvirrande.
Du kan anpassa visningsupplevelsen, skriva e-postmeddelanden, organisera dina e-postmeddelanden med filter, vidta snabba åtgärder med bilagan, hantera skräppostlistor och till och med importera eller exportera e-post som EML. Vi visar dig konfigurera Zoho mail och byta från Gmail sömlöst.
Steg att ta innan du konfigurerar Zoho Mail
Innan du anpassar Zoho-post, se till att du har mappat den anpassade domänen korrekt till MX-posten och konfigurerat SPF/DKIM-parametrar till förhindra e-postspoofing. Läs vår guide på migrera från Gmail till Zoho mail med din anpassade domän och slutföra processen.
När du byter till en annan e-posttjänst bör dina bank-, kreditkorts-, fakturerings-, försäkrings- och andra tjänsteleverantörer känna till din uppdaterade e-postadress för kommunikationsändamål.
Migreringen är en långsam process, men i det långa loppet kommer du att kunna konsolidera viktiga e-postmeddelanden på ett ställe. Det är också en bra idé att överväga ställa in automatisk vidarebefordran i Gmail, bara för att fånga alla tjänster du missat.
Skriva e-postmeddelanden i Zoho Mail
Zoho mail erbjuder dig en omfattande verktygslåda för att skriva e-postmeddelanden. Klicka på Nytt mail knappen i den vänstra rutan för att öppna Kompositör. Som standard öppnas kompositörsfönstret i en ny flik (Inställningar > Skriv > Öppna Skriv i) men du kan använda inline (det replikerar Gmail-funktionen) eller ett nytt fönster.
Precis som Gmail har Zoho rika formateringsalternativ för att formatera ditt e-postmeddelande. Det finns ett alternativ att infoga tabeller (som Gmail saknar) med konfigurerbara bredd- och kantalternativ. Du kan till och med bifoga e-postmeddelanden till utgående e-postmeddelanden (som EML) genom att dra och släppa och referera till äldre meddelanden utan att skriva om dem.
För att anpassa kompositörsinställningarna, gå till Inställningar > Skriv och se hela uppsättningen alternativ. Du kan ändra önskad textriktning, anpassa teckensnitt, automatiskt lägga till mottagare i kontakter och kontrollera ditt meddelande för eventuella stavfel.
Lägg till stora bilagor till e-postmeddelanden i Zoho Mail
Gmail tillåter bilagor med en maximal filstorlek på upp till 25 MB. Med Zoho mail kan du skicka stora filer till dina mottagare genom mejl. Storleken på bilagan beror på prenumerationsplanen. Det varierar från 250 MB med Mail Lite-plan till 1 GB med Mail Premium.
Mail omvandlar dessa bilagor till länkar och skickar dem till mottagaren/mottagarna. Om du vill skicka samma fil till olika mottagare, välj filen från Min bilaga > Enorma bilagor och skicka den igen. För varje bilaga kan du ställa in åtkomstbehörigheter.
Begränsad åtkomst är lämplig för att skicka bilagor till andra Zoho-användare eller de med länkade konton. Med offentlig åtkomst kan du skicka stora filer till vem som helst med hjälp av en säker och unik länk. Som standard har alla bilagor Begränsad åtkomst. Klicka på det här alternativet för att göra det offentlig och generera den bifogade länken.
Hur man schemalägger ett e-postmeddelande i Zoho Mail
Zoho mail "Skicka senare" alternativet låter dig ställa in ett anpassat schema (datum/tid) för din e-post. Även om den här funktionen också är inbyggd i Gmail, har Zoho möjligheten att ställa in återkommande e-postmeddelanden med jämna mellanrum.
Skriv ditt e-postmeddelande som vanligt och klicka Skicka senare. Välj Fliken Schema och välj datum och tid.
För att ställa in ett återkommande e-postmeddelande, upprepa proceduren ovan och klicka på Återkommande flik. Välj frekvens (dagligen eller veckovis, slutdatum och tidszon, om någon. De är användbara när du vill skicka ut påminnelser till dina kunder angående fakturorna.
Hur man snooze e-postmeddelanden i Zoho Mail
Det kommer några viktiga e-postmeddelanden som du inte kan svara på omedelbart men som du behöver göra senare. Snooze-funktionen i Zoho mail lagrar din e-post i en separat "Snooze"-mapp och returnerar ditt meddelande till den ursprungliga mappen efter det angivna tidsintervallet.
Välj e-postmeddelandet du vill snooze och klicka på Snooze ikonen i toppmenyn. Välj varaktighet eller välj ett anpassat datum och tid. Det valda e-postmeddelandet kommer att flyttas från originalet till Snoozed mapp.
Läsa e-postmeddelanden i Zoho Mail
Ibland kanske du vill se ett e-postmeddelande från en avsändare som du fick för några dagar eller veckor sedan. Istället för att bläddra igenom e-postlistan kan Zoho mail lista e-postmeddelanden från en viss avsändare eller ämne.
Högerklicka på e-postmeddelandet och välj Lista e-postmeddelanden från den här avsändaren eller Lista e-postmeddelanden med detta ämne. Du kan till och med anpassa fälten i din e-postlista som flagga, bilaga, antal kommentarer, storlek och mer.
Anpassa layout- och visningsalternativen i Zoho Mail
Som standard listas e-postmeddelandena i vyn "Klassisk". För att anpassa detta beteende, klicka på Ändra vy och välj vyn "Kompakt eller superkompakt". I varje vy minskar det stora avståndet mellan e-postmeddelanden och listar fler e-postmeddelanden.
När du väljer ett e-postmeddelande öppnas det i Vertikal förhandsgranskning läge som standard. Gå till Inställningar > Alternativ för postvy och välj Horisontell förhandsvisning för att se din e-post under e-postlistan. Eller, välj Ny flik för att se dem på en ny flik.
Erbjuder Zoho Mail en konversationsvy?
På Gmail, när människor svarar på ett e-postmeddelande, grupperas svaren i en konversationsvy med den senaste e-posten längst ned.
Zoho mail staplar hela konversationen i en trädvy med avsändarinformation, tidslinje, mappar, bilagor och mer utan att ens öppna e-postmeddelandet. Dessutom kan du sortera konversationstråden (Inställningar > Konversation) med antingen den senaste eller äldsta posten överst.
Visa och hantera bilagor i Zoho Mail
En av de största nackdelarna med Gmail är bristen på en instrumentpanel för att visa/hantera bilagor. Medan du kan hitta meddelanden med bilagor med Gmails sökoperatorer, det kräver lite övning. Zoho mail erbjuder en centraliserad instrumentpanel för att se bilagor (antingen skickade till dig eller tillagda till andra Zoho-appar) på en enda plats.
Klicka på Attachment Viewer ikonen för att se dina filer prydligt sorterade baserat på deras filtyper. Välj en miniatyrbild för att se dem eller vidta snabba åtgärder på bilagorna. Klick Öppna länkad e-post för att öppna e-postmeddelandet som är länkat till din bilaga, bifoga och skicka ett nytt e-postmeddelande eller lägg till det i en anteckning eller uppgift.
Uppföljning av viktiga e-postmeddelanden i Zoho Mail
Vi behöver ofta följa upp mejlet oavsett svar. Zoho Mail har det inbyggda alternativet att lägga till en påminnelse till dina e-postmeddelanden. Skriv ut ditt e-postmeddelande och klicka på Klocka ikon.
Du kan ställa in en viss tid för att påminna dig om e-postmeddelandet, oavsett om du får svaret eller inte. Eller ställ in ett deadlinedatum, och om ingen svarar på mejlet kommer du att meddelas om det när tidsfristen är över. Zoho mail kan påminna dig om posten via aviseringar eller e-post.
På samma sätt kan du ställa in en påminnelse för inkommande mejl. Välj e-postmeddelandet som du vill lägga till påminnelsen och klicka sedan Fler alternativ > Påminnelse. Välj önskat alternativ och fortsätt. Bege sig till Inställningar > Förinställning för att anpassa larmalternativet efter dina önskade tider.
Organisera e-postmeddelanden i Zoho Mail
Filter i Zoho mail hjälper dig att automatiskt organisera inkommande/utgående e-postmeddelanden. Precis som Gmail kan du ställa in villkor och vidta åtgärder för dessa villkor. Men i Zoho kan du använda AND/OR-operatorn för att definiera om något eller alla villkor ska beaktas.
För att komma igång, gå till Inställningar > Filter och skapa ett nytt filter. Ställ nu in villkorstyp (kombination av villkor i OCH/ELLER), villkor (Från, Ämne, Till, Kopia, Hemlig kopia, Bilagatyp) och åtgärder (Flytta till mapp, Tagga som, Vidarebefordra e-post till, Ta bort e-post).
På Gmail använder vi "Etiketter" för att organisera meddelanden. I Zoho kan du skapa flera mappar på olika nivåer för att organisera eller hantera e-postmeddelanden. Klicka på (+)-tecknet bredvid Mappar för att skapa en mapp och välja dess plats. Dessutom kan du skapa taggar (Välj ett e-postmeddelande > Tagga som) för att ytterligare organisera dem efter projektet, särskilt team, kunder och mer.
Zoho Mails integration med tredjepartstjänster
Zoho mail har utmärkt integration med externa och interna appar för att komplettera ditt arbetsflöde. De interna är Zoho-apparna (Zoho Invoice, Zoho Workdrive, Zoho CRM), och de externa integreras med e-posten via API: et från tredjepartsappar. För att se vilka integrationer som är tillgängliga, gå till Inställningar > Integrationer.
Klick Gå till Marketplace och välj dina favoritappar. Några populära är Asana, Trello, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Clearbit, Google Calendar, GoToMeeting och Integrately. Gå till tilläggssidan och aktivera den. Gå sedan tillbaka till avsnittet Integrationer och växla till Gör det möjligt knapp.
Nu när Zoho Mail är konfigurerad, försök att övervinna ditt e-postberoende
Zoho Mail är ett bra alternativ till Gmail. Sidan Mail Settings är klumpig/svår att navigera och det tar tid att vänja sig vid den, men om du har följt proceduren kan du börja använda Zoho mail inom några ögonblick.
En vanlig trend som ses nuförtiden hos människor är att kolla e-post med några minuters mellanrum. Även om denna tvångsmässiga vana att kolla inkorgen verkar ofarlig, kan den påverka ditt välbefinnande och produktivitet negativt. För att veta mer, läs vår guide för att hitta sätt att övervinna e-postberoende.