Att driva ett distribuerat team kan vara utmanande. Hur säkerställer du samarbete när du har teammedlemmar placerade i olika tidszoner? Och har alla de resurser de behöver för att arbeta produktivt och nå dina lagmål?

Även om det finns mycket att tänka på när du hanterar en distansarbetskraft, kan många utmaningar lindras när du använder monday.coms projektledningssystem för att hålla kontakten. Men eftersom det här är en plattform med otaliga alternativ, hjälper det att känna till några bästa praxis, så ditt fjärrteam kommer att trivas var de än är baserade. Här är åtta av de bästa.

1. Hantera ditt teamschema

Fjärranställda kan vara baserade på olika tidszoner, vilket gör det svårt att spåra vem som är online och vid vilka tidpunkter. Även för dem som är baserade lokalt innebär skönheten med distansarbete att dina teammedlemmar kanske föredrar att logga in när de känner sig som mest produktiva. Vissa kan vara nattugglor, medan andra kan gå upp tidigt och börja arbeta innan solen går upp.

instagram viewer

Istället för att lita på tidszonskalkylatorer eller försöka hålla reda på allas scheman i ditt huvud, använd måndag att kartlägga det hela i svartvitt. Använd uppdateringsdelen av ditt veckoschema för att notera frånvaro eller begära skiftbyten.

2. Använd en företagskatalog

Beroende på storleken på din organisation kan du ha hundratals eller till och med tusentals anställda som arbetar på olika platser. Skapa en företagskatalog för att hålla kontakten med alla och samarbeta på monday.com.

Du lägger till teammedlemmar enligt deras roll och lägger sedan till en kolumn för att visa deras profilbild, kontaktinformation och lokala tidszon. Ännu bättre, klicka dig fram till kartvyn för att se deras globala plats.

3. Organisera möten

Fjärrstyrda videomöten kan vara avgörande för team catch-ups, men det kan vara svårt att samordna dessa när teammedlemmar befinner sig i olika tidszoner. Det är också viktigt att dessa öga mot öga interaktioner inte hindrar produktiviteten.

Använd monday.com för att skapa en mötestavla, med rader för att beskriva mötets ämne. För att få saker att fungera smidigt, ladda upp mötesagendan i förväg och tilldela åtgärder till specifika teammedlemmar. På så sätt vet alla vad som behöver diskuteras och kan förbereda sina egna ord och dokumentation i förväg.

Lägg till en sammanfattning av mötets höjdpunkter efter mötets slut, så att alla är uppdaterade om vad som diskuterades, inklusive åtgärdspunkter vid behov. Och om någon inte kunde göra det? Monday.com integreras med Zoom, så att du kan lägga till en inspelning av mötet så att ditt team kan komma ikapp senare.

4. Konfigurera ett teamresursbibliotek

Fjärranställda behöver tillgång till delade resurser, såsom riktlinjer för företagets varumärke, mallar och introduktionsdokument för anställda. Men att sålla igenom en delad enhet eller mappar på mappar med e-postmeddelanden för att hitta rätt dokument kan vara tidskrävande.

Skapa istället ett resursbibliotek på Monday.com och lägg till alla relevanta filer och länkar på en central plats. Du kan också lägga till kommentarer till varje dokument, så att teammedlemmar kan ställa frågor eller ge feedback utan att behöva söka efter rätt person att kontakta.

5. Spåra lagets mål

Att upprätthålla transparens är nyckeln till att driva ett framgångsrikt fjärrteam. När alla kan se hur laget presterar och vad som fortfarande behöver åstadkommas kan de vara fokuserade och motiverade.

Använd monday.coms målspårningsfunktion för att sätta upp mål och nyckelresultat (OKR) för ditt team. Använd widgets som batteriskärmen eller sjökort, så att alla kan se hur nära du är att nå dina mål.

6. Använder automation

Monday.com erbjuder en rad funktioner för att automatisera uppgifter och hålla ditt team uppkopplat, även när du inte är på kontoret. Automatiseringar gör det enkelt att maximera effektiviteten utan att störa ditt arbetsflöde. De kan ställas in för att göra saker som att skicka påminnelser, uppdatera statusar och tilldela uppgifter.

Du kan till exempel skapa en automatisering som skickar ett meddelande till en gruppmedlem när de har tilldelats en uppgift. Eller så kan du ställa in en automatisering för att uppdatera statusen för en uppgift när någon kommenterar den. Få ut det mesta av plattformens förmåga att anpassa automatiseringar, så att du kan utföra åtgärder som flytta objekt till ett separat arbetsflöde eller utlösa en speciell varning för ditt team med bara en klick.

För att ställa in en automatisering på monday.com, välj en utlösare som en statusändring eller en person som tilldelas ett objekt. Dina triggers kommer att behöva ett villkor som tilldelas den, och sedan väljer du en åtgärdspunkt, som att meddela en Slack-kanal eller skicka ett e-postmeddelande.

7. Använda teammallar

Förenkla hur dina teammedlemmar arbetar genom att skapa en serie teammallar för uppgifter som de utför regelbundet. Om ditt team till exempel håller statusmöten varje vecka kan du skapa en mötesmall med agendan och mötesformatet. På så sätt kan teammedlemmarna bara fylla i relevanta uppgifter varje vecka, utan att behöva börja om från början.

Du kan också skapa mallar för introduktion av nya teammedlemmar, projektplaner och marknadsföringskampanjer.

8. Snabbsökningsfunktioner

Produktivitet är allt inom distansarbete. Det är lätt att bli överbelastad av själva kommunikations- och samarbetsverktygen som var tänkta att förenkla våra roller. För att spara massor av tid varje dag, vänja dig vid att använda följande funktioner:

  • Snabbsökning: använda sig av CTRL/CMD + K för att komma åt Snabbsökning och omedelbart dyka in i nyligen öppnade bräder.
  • Batch Välj: härifrån kan du ta flera föremål med hjälp av Batch Select-funktionen på din tavla. Klicka på åtgärdsrutan till vänster om ett objekt och håll sedan ned FLYTTA för att klicka på en annan ruta på ett separat objekt.

Genom att dra nytta av måndagens funktioner som mallar, automatisering och snabbsökning kan du effektivisera ditt teams arbetsflöde och öka produktiviteten.

Om du inte är såld på att använda måndag är andra projekthanteringsverktyg som Asana och Trello också värda att titta på. Det viktigaste är att hitta ett verktyg som fungerar för dig och ditt team. Med rätt system på plats kan du framgångsrikt hantera ditt fjärrteam, oavsett var de befinner sig i världen.