Att arbeta hemifrån har blivit det nya normala för anställda på många teknikföretag runt om i världen. Distansarbete främjar en hälsosam balans mellan arbete och privatliv för anställda och kan leda till ökad produktivitet och kreativitet.

Men att byta till distansarbete kommer med många frågor och utrymme för förvirring, främst riktat mot HR-avdelningar. Så att ha en tydlig WFH-policy (arbeta hemifrån) säkerställer att både arbetsgivaren och den anställde vet vad som förväntas och hjälper till att undvika eventuella problem.

Vad är en policy för arbete hemifrån?

En WFH-policy (alias arbeta hemifrån) är ett dokument som beskriver ett företags förväntningar och rutiner för anställda som arbetar hemifrån. HR-ledare måste skapa effektiva WFH-policyer för att klargöra några av följande punkter:

Vem får arbeta hemifrån?

Hos Buffer's "State of Remote Work 2022" rapporterar att 97 % av distansarbetarna vill fortsätta arbeta hemifrån under resten av sin karriär, även om de bara erbjuds en del av tiden. För att ta reda på om detta är möjligt måste anställda som vill arbeta hemifrån lämna in en begäran till sin chef för att avgöra om distansarbete är möjligt.

instagram viewer

Som du kan se från nedanstående tweet har företag som Tesla gjort det klart att distansarbete är borta från bordet för deras anställda. Men din organisation kan vara mer flexibel. Din WFH-policy kan beskriva vilka roller som är lämpliga för distansarbete och vilka anställda som är berättigade att begära att få arbeta hemifrån.

Hur ofta kan anställda arbeta hemifrån?

Hur ofta man jobbar hemifrån kommer att variera från företag till företag. Vissa arbetsgivare har gått på distans först och öppnat möjligheter för anställda att arbeta var de än vill eller till och med flytta utomlands utan att riskera att förlora jobbet. Andra företag föredrar en hybridmodell, där anställda jobbar hemifrån ett par dagar i veckan och kommer in på kontoret för resten.

Din WFH-policy bör tydligt ange hur ofta anställda får arbeta hemifrån och förväntningarna på att arbeta på distans. Detta kan inkludera vilken typ av arbete som är tillåtet hemifrån och hur många timmar anställda förväntas arbeta.

Hur ska kommunikation fungera?

Kommunikation är en av de mer utmanande aspekterna av distansarbete. Att inte vara på samma fysiska plats gör det svårare att hålla reda på vad alla jobbar med. Det kan också leda till känslor av isolering.

Det är viktigt att skapa tydliga kommunikationskanaler mellan distansanställda och deras chefer. Du bör till exempel ange när anställda ska:

  • Schemalägg ett videosamtal.
  • Skicka en Loom-video.
  • Pinga ett Slack-meddelande till en kollega.

Det är också värt att beskriva om ditt företag vill att kollegor ska svara varandra i realtid eller byta till asynkron kommunikation.

Vilka är utrustningskraven?

Om du tillåter anställda att arbeta hemifrån behöver de rätt utrustning för att göra sitt jobb effektivt. Detta kan inkludera en bärbar dator, skrivare och en stabil internetanslutning.

Förklara i din policy för distansarbete vilken utrustning som krävs för att anställda ska kunna utföra sitt jobb hemifrån. Förklara också om företaget kommer att tillhandahålla denna utrustning eller om anställda behöver köpa den själva.

När ska anställda ta pauser?

Att arbeta hemifrån kan göra det utmanande att ta en paus, och vissa anställda kan känna att de behöver arbeta längre timmar för att bevisa sitt värde. Men det är viktigt att uppmuntra anställda att ta pauser, eftersom det kan leda till förbättrat fokus och produktivitet. Se till att din policy beskriver när anställda bör ta pauser och hur de kan använda sin ledighet.

Vilka är förväntningarna på IT-säkerheten?

Distansarbete har lett till tillväxt oro för cybersäkerhetsattacker. Det rapporterar CNN att 47 % av de anställda som arbetar hemifrån använder skugg-IT-lösningar, inklusive oprövad programvara och tjänster. Använd din policy för att klargöra förväntningarna på IT-säkerhet och vad anställda behöver göra för att skydda företagsdata. Detta kan inkludera att använda ett VPN, tvåfaktorsautentisering och undvika offentliga Wi-Fi-hotspots.

Hur kommer prestationsövervakning att fungera?

Chefer kommer att behöva hitta nya sätt att övervaka de anställdas prestationer när de arbetar hemifrån. Detta kan innefatta att ställa in regelbundna incheckningar, använda programvara för projektledning eller skicka veckouppdateringar.

Bestäm hur prestationer ska övervakas och hur anställda kan ge feedback till sina chefer. Genom att skapa en WFH-policy kan HR-ledare stödja anställda på distans och säkerställa att de har verktygen och resurserna för att lyckas.

Hur man skapar en WFH-policy för ditt team

Att skapa en WFH-policy kan verka skrämmande, men det är ganska enkelt. Försök att använda mallar eller mjukvarulösningar för att förenkla processen istället för att skapa en manuell policy (även om detta är ett alternativ).

Bambee erbjuder en HR-autopilotfunktion som kan hjälpa dig att skapa en WFH-policy på några minuter. Programvaran gör det enkelt för din HR-chef att skapa anpassade HR-policyer för dina affärsbehov. Men det skapar inte bara policyn, det säkerställer också att de är aktuella och undertecknade av dina anställda. Du kan också bekräfta dem halvårsvis beroende på dina krav och eventuella ändringar av dina fjärrarbetsprocesser.

Owl Labs erbjuder en serie av fjärrstyrda, flexibla och hybrida arbetspolicymallar, som du kan ladda ner gratis från deras webbplats. Remote Work Policy är förkonfigurerad med redigerbara fält som:

  • Ändamål
  • Nyckelbegrepp
  • Verktyg + Support
  • Kommunikation
  • Möten
  • Godkännande + Spårning
  • Arbetsavtal på distans

Ladda bara ner, redigera och skriv ut eller distribuera.

Better Team erbjuder också en policy för fjärrarbete som du kan ladda ner som en Word-dokumentmall. Du kan använda den som den är, eller redigera den för att bättre spegla ditt företags behov. Mallen innehåller avsnitt för:

  • Anställningsinformation
  • Avlägsen arbetsområde
  • Utrustning
  • Tillstånd

Både den anställde och arbetsledaren bör underteckna denna policy.

Ställ in din policy för fjärrarbete

Nu har du lärt dig hur du skapar en policy för distansarbete, det är dags att implementera den i din organisation. När du skapar din WFH-policy, se till att ta hänsyn till dina anställdas behov och vad som skulle fungera bäst för dem.

Den måste också följa alla relevanta lagar och förordningar, och även vara tillräckligt flexibel för att möjliggöra förändringar i framtiden. Att ha en WFH-policy på plats kommer att säkerställa att alla känner sig trygga och produktiva i sin distansarbetande roll.