Hur du förenklar och städar upp din molnlagringsröra

Tack vare bekvämligheten med molnlagring är det lätt att slänga alla dina filer i den utan att behöva tänka på det. Men snart kommer ditt Google Drive, Dropbox, OneDrive eller andra molnlagringskonto att bli en rörig röra utan en organisationsstrategi.

Om du behöver få ordning på din molnlagring och förenkla din installation, här är en guide för att få allt under kontroll.

1. Ta bort stora och onödiga filer

Innan du börjar flytta runt filer är det en bra idé att bli av med alla filer du inte längre behöver. Det första steget för att hålla din molnlagring ren är att ta ut filer som inte hör hemma längre.

Om du håller alla dina molnfiler synkroniserade med din dator är ett enkelt sätt att hitta de största filerna inuti att använda en diskutrymmeshanterare på skrivbordet. På Windows, TreeSize gratis är ett utmärkt val. Om du använder en Mac, OmniDiskSweeper är ett gediget gratis alternativ.

Använd dessa appar, välj din molnlagringsmapp, och den kommer att sortera dina filer från största till minsta. Om du stöter på några gamla videor som du inte behöver synkronisera längre, eller nedladdade filer som du inte insåg fanns i molnet, ta bort dem eller flytta dem från molnlagringen.

Om du inte håller alla dina molnfiler synkroniserade med ditt skrivbord, låter de flesta molnlagringsverktyg dig sortera efter storlek i deras webbappar. Ett annat alternativ är att använda deras verktyg för att visa din lagringsanvändning, vilket vanligtvis markerar stora filer.

I ett senare steg kan du stöta på fler onödiga filer som du missade i det här passet. Det är ok; när du har blivit av med lågt hängande frukt kan du gå vidare till en ny hanteringsplan för molnlagring.

2. Bestäm vilka filer som ska ingå i vilken tjänst

Om du inte behöver ha många filer i molnlagring, eller om du betalar för en uppgraderad plan med din favorittjänst, så håller du dig förmodligen till en molnlagringstjänst. I dessa fall kan du hoppa över det här steget.

Annars bör du nästa fundera på att organisera dina filer över tjänster. Genom att registrera dig för flera gratis molnlagringstjänster, får du inte bara mer utrymme, utan har också ett enkelt sätt att dela upp filer efter typ. Till exempel kan du välja att behålla foton i OneDrive, dokument i Dropbox och videor i Google Drive.

Att installera flera appar för att hantera dessa filer är inte mycket av en olägenhet, och du vet var du ska leta beroende på vad du behöver. Detta hjälper också till att förhindra att ditt innehåll som sparats i en tjänst blir överväldigande.

Vi fokuserar på allmänna organisationstips i den här guiden, men vi har också täckt hur man städar i Google Drive om du letar efter mer specifik hjälp.

3. Definiera en tydlig mappstruktur

Liknande när du är hantera dina datorfiler, att skapa ett system med mappar som fungerar för dig är ett avgörande steg i rensningsprocessen för molnlagring. Tack vare kraftfulla sökfunktioner kan du leta upp det du behöver varje gång och avstå från korrekt organisation. Men för fortsatt sinnesfrid i din molnlagring är mappar mycket bättre.

För att komma fram till det bästa tillvägagångssättet för dig, tänk på hur du tenderar att leta efter filer och bygg dina mappar för att följa en naturlig utveckling kring det.

Här är några idéer för att få dig att tänka:

• Om du är student, skapa en mapp för varje klassår och inuti dem en ny mapp för varje termin. Varje terminsmapp kan då ha en pärm per klass.
• Om du har flera typer av filer i en molntjänst, börja med rotmappar för varje filtyp (video, foton, dokument, ljud). Inuti dessa skapar du undermappar som är unika för var och en. Du kan till exempel ordna ljud efter artist, video efter längd, foton efter ämne och dokument efter datum.
• Att organisera efter datum och tid är en effektiv metod om inget annat känns rätt för dig. Skapa en mapp för varje år, sedan undermappar för månader. För korrekt sortering, använd formatet ÅÅÅÅ-MM-DD.

Du kan anpassa din mappinställningar senare, men det är viktigt att bestämma dig för något nu så att du vet var du ska placera dina filer i nästa steg. Se vår guide för att effektivt använda mappkategorier och taggar för mer vägledning.

Tips när du skapar mappar

Att välja rätt antal mappar är ett balanserande spel. Du vill inte ha för många mappar med få filer i dem, men du vill inte heller ha ett litet antal mappar med en mängd filer i varje. Du vill inte heller att mappar ska gå djupt i dussintals nivåer, eftersom det är lätt att gå vilse i dessa fall.

Detta är något annat du förmodligen kommer att behöva justera med tiden. Balansen bör bli tydligare när du har flyttat in din data till dem. Ändra det om något inte känns som att det fungerar.

Det är användbart att skapa en mapp som heter Gammal i valfri katalog där du kanske vill arkivera data. Allt som placeras i den mappen är fortfarande tillgängligt, men stör inte huvudvyn.

För att justera efter prioritet kan du lägga till ett understreck (_) före ett mappnamn för att placera det överst i ABC-ordningen, eller sätta "z" längst fram i namnet för att tvinga det till botten.

4. Flytta filer till rätt mappar och byt namn på dem

Nu kommer den tidskrävande delen: gå igenom dina befintliga molnfiler och välja var de ska placeras. I det här steget, kamma igenom allt i din molnlagring och flytta varje objekt till sitt nya hem. Om du inte är säker på något, skapa en "Väntande"-mapp och ta ett nytt pass senare. Ta gärna bort allt du missat i ditt tidigare pass.

Detta är också ett bra tillfälle att se till att dina filer har tydliga namn. Se till att filer innehåller ord som du skulle använda för att söka efter dem, och ändra eventuella standardnamn. Generiska namn som IMG-8275 kommer inte att dyka upp i en sökning och kommer inte att betyda något för dig när du bläddrar igenom dina filer. Tar sig tid att ändra detta namn till Johns examen 2017 är värt det.

För filer som du vill sortera rent i en mapp, överväg deras namnkonvention som du gjorde med mappar. Till exempel ett format av ## Artist — Spår fungerar bra för musik.

Om du har hundratals eller tusentals filer kan detta ta ett tag, så var inte rädd för att sprida ut det över några dagar.

5. Stjärnmärk eller Lägg till genvägar till nyckelmappar

Chansen är stor att du regelbundet arbetar med ett litet antal mappar. För att rädda dig själv från att behöva navigera till dem varje gång kan du stjärnmärka dem eller skapa en genväg för snabb åtkomst.

Om du arbetar i molnlagring via webbplatsen eller apparna kan du med stjärnmärkning av filer och mappar se din viktigaste information på ett ställe. Eftersom dessa inte översätts till din dators lagring vid synkronisering av filer, bör du istället skapa en snabblänk till dem i sidofältet i File Explorer eller Finder.

Med det här systemet tar det dig ett par klick för att komma till de mappar du använder hela tiden, medan allt annat är logiskt organiserat när du behöver det.

Håll dig till din organisationsplan för framgång

Grattis till att du har organiserat ditt molnlagringsröra! Detta kan vara ett skrämmande jobb om du har byggt upp flera år av filer, men ditt arbete är inte klart när du har slutfört den första förenklingen.

Motstå frestelsen att börja slänga dina filer i en hög igen. Ta dig tid att sortera varje objekt ordentligt i din nya hierarki så fort du lägger till det, och detta kommer inte att bli en stor uppgift igen i framtiden. Snabbt underhåll på veckobasis bör ta hand om eventuella eftersläpande.

Nu när du har förenklat dina filer i molnet, se till att dessa molnlagringskonton är skyddade med korrekt säkerhet.

10 tips för att hålla din molnlagring säker och säker

Läs Nästa